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Marketing Automation mit mailworx

Wie funktioniert Marketing Automation?

Was ist E-Mail Marketing Automation und was bringt mir Automatisierung überhaupt? Diese Frage haben Sie sich vermutlich schon des Öfteren gestellt, wenn Sie über den Begriff gestolpert sind. Mehr als die Definition von Marketing Automation interessiert uns aber das Wofür und Wie.

In diesem Whitepaper wollen wir auf möglichst viele Fragen eingehen, die Sie sich zum Thema Marketing Automation oder den mailworx Workflow Editor stellen.

 

Allgemeine Fragen

Was ist E-Mail Marketing Automation?

Warum nutzen immer mehr Unternehmen Marketing Automation?

 

Workflow Editor Funktionen

Wie funktioniert der mailworx Workflow Editor?

Welche Marketing Automation Auslöser gibt es und wie werden sie eingesetzt?

Welche Aktionen gibt es und wie verwende ich sie richtig?

Wie kann ich Bedingungen mit dem Workflow Editor darstellen und welche Filtermöglichkeiten gibt es?

Ab wann ist ein Workflow aktiv?

Was ist der Unterschied zwischen Workflow deaktivieren und archivieren?

Was sind Mehrfachdurchläufe und wann sollte man Mehrfachdurchläufe deaktivieren?

Kann auch ein Import Auslöser für einen Workflow sein?

Kann ein Workflow kopiert werden?

 

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Was ist E-Mail Marketing Automation?

E-Mail Marketing Automation ist ein intelligenter, automatisierter Dialog mit Leads und Kunden, der durch moderne Technologien und Software unterstützt wird. Marketing Automation soll die Mensch-zu-Mensch-Kommunikation nicht ersetzen, sondern vertiefen.

Unternehmen, die wachsen möchten, stehen vor der Herausforderung, immer mehr Kunden betreuen zu müssen. Diese Kunden sind anspruchsvoller als früher, fordern mehr Informationen und erwarten erstklassiges Service. Marketing Automation beschränkt sich also keineswegs nur auf Marketingaktivitäten, sondern ist ideal, um den Vertriebsprozess zu vereinfachen und den Kundensupport auf professionelle Beine zu stellen.

Die Automatisierung von E-Mail Marketing beginnt bei einfachen Auto-Respondern und Trigger-Mails und geht bis hin zu mehrstufigen Kampagnen, die unterschiedliches Verhalten von Abonnenten berücksichtigen.

Die "Großen" machen es schon lange vor, jetzt entdecken auch immer mehr klein- und mittelständische Betriebe die Vorteile der Automatisierung für sich. E-Mail Marketing Automation ist nicht nur den E-Commerce Platzhirschen vorbehalten. Mit dem mailworx Workflow Editor ist Marketing Automatisierung für Unternehmen jeder Größe und Branche sinnvoll einsetzbar, erschwinglich und leicht zu handeln.

 

 

Warum nutzen immer mehr Unternehmen Marketing Automation?

Marketing ist heute viel komplexer und vielschichtiger als noch vor wenigen Jahren. E-Mail Marketing, Content Marketing, Lead-Generierung, Conversion-Optimierung, Customer Relations, Analyse & Performance-Verbesserung UND UND UND - die Liste an Aufgaben scheint kein Ende zu nehmen.

Damit Marketing-Maßnahmen nicht zum Fass ohne Boden werden und die Kunden-Kommunikation in den verschiedenen Abteilungen von Marketing über Vertrieb bis hin zum Helpdesk in optimalen Bahnen verläuft , braucht es Marketing Automation Tools. Geht es nicht auch ohne? Schon, aber erfolgreiche Unternehmen setzen aus gutem Grund trotzdem auf Marketing Automation.

  • Komplexität reduzieren, Prozesse optimieren
    Moderne Kommunikation berücksichtigt die unterschiedlichen Bedürfnisse von Kunden. Marketing Automation schafft den Spagat zwischen individualisierter Kommunikation und einheitlichen Prozessen, die zudem für jeden gut nachvollziehbar sind. Die gute Nachvollziehbarkeit von Kommunikationsabläufen und Kundenreaktionen ist Voraussetzung für die Optimierung der Kommunikation, für die Steigerung von Kundenzufriedenheit und Umsatz.

  • Rund-um-die-Uhr-Support für Ihre Kunden
    Dafür müssen Ihre Mitarbeiter nicht Tag und Nacht abrufbereit sein, denn die Anfragebeantwortung lässt sich bis zu einem gewissen Grad automatisieren. Die Zufriedenheit der Kunden steigt mit der schnellen Reaktion auf deren Anliegen.

  • Loyalität und Interaktion fördern
    Die Angebote des Marktes sind für Kunden heute transparenter denn je. Dementsprechend wächst die Bereitschaft zu anderen Produkt- bzw. Lösungsanbietern zu wechseln. Wie gewinnt man also die Loyalität der Kunden und bindet sie fester an das Unternehmen? Nutzen Sie Ihre Kommunikation um die Wahrnehmung zu Ihrem Unternehmen positiv zu beeinflussen und beim Kunden im Gedächtnis oder im Gespräch zu bleiben. Eine rege Interaktion des Kunden ist ein deutliches Zeichen für Loyalität. Doch auch wenn ein Kunde nicht auf Ihre Aussendungen oder Angebote reagiert, heißt es am Ball bleiben. Marketing Automation unterstützt Sie dabei, mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben und im richtigen Moment automatisch das Richtige zu tun.
 

Wie funktioniert der mailworx Workflow Editor?

Im Workflow Editor arbeiten Sie mit verschiedenen Elementen: Neben Auslösern, die den automatisierten Workflow anstoßen, gibt es Filterelemente, mit denen Sie bestimmte Bedingungen an weiterführende Aktionen knüpfen können.

 

 


Den Workflow Editor finden Sie im Menü unter Kampagnen - Marketing Automatisierung - Workflow Editor.

Fügen Sie einen neuen Workflow hinzu, geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf "Hinzufügen und Bearbeiten". Jetzt erscheint der Arbeitsbereich, in dem Sie den Workflow erstellen können. 


Klicken Sie auf den Button mit dem Plus und wählen Sie einen Auslöser aus.

 

Nach dem Speichern erscheint das Element im Arbeitsbereich. Sobald Sie Ihre Maus über das Element bewegen, zeigt sich eine Bearbeitungsleiste, in der Sie die

  • Einstellungen für das Element aufrufen,
  • es löschen oder
  • ein weiteres hinzufügen können.

Die Elemente des Workflow Editors lassen sich per Drag & Drop verschieben.

 

Welche Marketing Automation Auslöser gibt es und wie werden sie eingesetzt?

Aktuell stehen im mailworx Workflow Editor folgende Auslöser zur Verfügung.

E-Mail Kampagne wurde versendet

Der Workflow startet sobald die von Ihnen ausgewählte Kampagne versendet wurde. Dabei kann es sich um eine reguläre oder ereignisabhängige Kampagne handeln.

Beispiel
Sie verschicken ein Aktionsmailing (Auslöser) an eine ausgewählte Zielgruppe. Nach drei Tagen möchten Sie alle Abonnenten erinnern, welche die E-Mail noch nicht geöffnet oder den Aktionscode nicht eingelöst haben.

Formular wurde abgesendet

Ein klassischer Anwendungsfall bei dem dieser Auslöser zum Einsatz kommt ist die Newsletteranmeldung mit Willkommensmail. Es sind aber viele weitere Einsatzmöglichkeiten denkbar, wie etwa eine Zufriedenheitsumfrage, der Download eines eBooks über ein Online-Formular, etc.

Datum in Abonnentenfeld erreicht

Voraussetzung für diesen Auslöser ist, dass es ein entsprechendes Abonnentenfeld (Datumsfeld) gibt, das Daten enthält. Denken Sie an Geburtstagsglückwünsche, an zeitlich begrenzte Gutscheincodes, an das Datum des letzten Einkaufs - alle können Auslöser für eine Kampagne sein. Außerdem ist es möglich, den Workflow bereits einige Tage vor bzw. erst einige Tage nach dem gespeicherten Datum auszulösen.

Beliebiger Link-Klick

Dieser Auslöser startet den Workflow für alle Abonnenten, die mindestens einen Link in einer ausgewählten Kampagne geklickt haben, direkt nach dem Linkklick. Das schließt auch die Klicks auf statische Links (z.B. Datenänderungsformular, Abmelden) ein.

Bestimmter Link-Klick

Damit können Sie einen Link bestimmen, der als Auslöser für weitere Kampagnen dient.


Beispiel
Sie weisen in Ihrem Newsletter auf eine Infoserie hin, die per Linkklick abonniert werden kann. 

 

WICHTIGER HINWEIS

Stellen Sie sicher, dass Sie den Workflow getestet und aktiviert haben, bevor Sie die auslösende Kampagne versenden bzw. das Formular einsetzen. Der Workflow funktioniert nicht rückwirkend, sondern erst ab der Aktivierung.

 

Welche Aktionen gibt es und wie verwende ich sie richtig?

Aktuell stehen folgende Aktionen im mailworx Workflow Editor zur Verfügung. 

E-Mail Kampagne senden

Wählen Sie die zuvor im mailworx E-Mail Editor vorbereitete Kampagne im Drop-Down-Menü aus. 

Zusatzfunktionen für die Aktion E-Mail Kampagne versenden:

  • iRated anwenden
    iRated sortiert die Abschnitte nach den Interessen einzelner Abonnenten. Verwenden Sie die Funktion, wenn die Reihenfolge der Abschnitte nicht vorgegeben ist, sondern auch zufällig - d.h. individualisiert je Abonnent - sein kann.

  • ECG-Liste berücksichtigen
    Mitglieder der österreichischen Robinsonliste werden beim Versand automatisch ausgeschlossen.

  • Auch an Abgemeldete senden
    In der Regel müssen Sie diese Checkbox nicht aktivieren, da Sie eine Abmeldung auf jeden Fall respektieren sollten. Eine Ausnahme ist die Anmeldung von Newsletter-Abonnenten bei Anwendung des Double-opt-in-Verfahrens. Hier gelten Abonnenten solange als abgemeldet, bis sie ihre E-Mail Adresse über einen Link-Klick im Bestätigungsmail verifizieren. Erst dann wird der Wert des Systemfeldes Angemeldet auf "Ja" gesetzt.

SMS Kampagne senden

Diese Aktion funktioniert ähnlich wie "E-Mail Kampagne senden". Wählen Sie die zuvor vorbereitete SMS Kampagne im Drop-Down-Menü aus, um diese im Rahmen vom Workflow zu versenden.

Zeitdauer abwarten


 

Das Warten-Element ist sehr wichtig, denn in der Regel müssen Sie eine gewisse Zeitspanne abwarten, bis Sie die nächste Aktion setzen, damit Ihre Abonnenten überhaupt die Gelegenheit haben, zu reagieren.

 

  • Auslöser "E-Mail Kampagne senden" meist in Kombination mit Warten-Element
    Sie wissen aus eigener Erfahrung, dass es nach Versenden eines Newsletters eine Weile dauern kann, bis ein Großteil der Öffnungen stattgefunden hat. In der Regel sind es bei Newslettern 2 Tage, in denen die meisten Öffnungen stattfinden, bei ereignisabhängigen Kampagnen erfolgt die Öffnung meist früher. Wenn Sie in dieser Situation kein Warten-Element verwenden, handeln Sie mit der nächsten Aktion zu voreilig, weil niemand die Gelegenheit hatte die Kampagne zu öffnen.
     

  • Auslöser "Link-Klick"
    Anders als beim Beispiel oben wird hier nicht der Versandzeitpunkt betrachtet, sondern der Zeitpunkt des Linkklicks - individuell für jeden Abonnenten. Ein Warten-Element können, aber müssen Sie hier nicht einsetzen.

 

In Abonnentengruppe einfügen

Diese Aktion können Sie entweder direkt nach dem Auslöser oder in Kombination mit einem Filter einsetzen. Wenn Ihr Auslöser "Formular wurde abgesendet" oder "Bestimmter Link Klick" heißt, können Sie alle Abonnenten, die das Ereignis ausgelöst haben, einer statischen Abonnentengruppe zuordnen und so für mehr Überblick sorgen. Auch wenn eine bestimmte Bedingung für einen Abonnenten erfüllt ist (z.B. er hat die E-Mail gelesen = Filter), können Sie ihn automatisch einer statischen Abonnentengruppe hinzufügen.

Wert von Abonnentenfeld setzen

Halten Sie Reaktionen, Vorlieben und Interessen von Abonnenten in der Abonnentendatenbank durch ein Abonnentenfeld fest. Ein klassisches Beispiel für diese Aktion ist die Newsletteranmeldung nach dem Double-Opt-In Verfahren, bei der das Systemfeld Angemeldet erst nach der Bestätigung per Linkklick aktiviert wird.

 

Wie kann ich Bedingungen mit dem Workflow Editor darstellen und welche Filtermöglichkeiten gibt es?

Filter können Sie sowohl direkt nach Auslösern, als auch nach Aktionen einsetzen. Sie können Sie für einen besseren Überblick verwenden oder um eine Bedingung an die nachfolgende Aktion zu knüpfen.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen aktuell im mailworx Workflow Editor zur Verfügung.

  • Abonnent ist in Abonnentengruppe
    Mit diesem Filter können Sie Zielgruppen differenziert ansprechen, um zum Beispiel Männern und Frauen unterschiedliche Kampagnen zu senden oder um die Informationen auf Neukunden bzw. Stammkunden abzustimmen.
  • Bestimmter Link-Klick
    Der Klick auf einen bestimmten Link kann sowohl als Auslöser, als auch als Filter eingesetzt werden.
  • Öffner
    Alle Öffner der ausgewählten E-Mail Kampagne (in einem bestimmten Zeitraum)
  • Nicht-Öffner
    Abonnenten, welche die Kampagne (in einem bestimmten Zeitraum) nicht geöffnet haben
  • Leser
    mind. 8 Sekunden gelesen
  • Überflieger
    2-8 Sekunden
  • Nicht-Leser
    < 2 Sekunden
  • Klicker
    Abonnenten, die mindestens einen Link in der ausgewählten Kampagne geklick haben
  • Nicht-Klicker
    Abonnenten, die keinen der Links in der Kampagne geklickt haben. 

Filter für besseren Überblick verwenden

Angenommen Sie erstellen eine Infoserie, bei der mehrere Kampagnen zeitlich versetzt versendet werden. In diesem Fall ist ein Überblick darüber interessant, wie viele Abonnenten die einzelnen Kampagnen jeweils öffnen. So stellen Sie schnell fest, ob die Infoserie vielleicht zu lang ist, weil nach drei Kampagnen das Interesse rapide abnimmt.

In diesem Beispiel verwenden Sie Filter also nicht also Bedingung vor der nächsten Aktion, sondern auf der gleichen Ebene.

Filter als Bedingung für nächste Aktion verwenden

Nicht alle Abonnenten verhalten sich gleich. Nehmen Sie die Unterschiede wahr und handeln Sie differenziert.

Ein Beispiel hierfür ist die Reaktivierung von Abonnenten, die länger keine Newsletter mehr geöffnet haben. Senden Sie eine Reaktivierungskampagne. Ein Teil der Abonnenten wird auf diese Kampagne reagieren, ein anderer nicht. Nach einigen Tagen können Sie für beide Gruppen unterschiedliche Aktionen setzen. Belohnen Sie die Öffner und fragen Sie die Nicht-Öffner nach einem Monat nochmal. Wenn nach mehreren Versuchen die Abonnenten immer noch nicht reagieren, macht es Sinn sie für den Versand zu deaktivieren.

Im Beispiel unten sehen Sie, wie Sie Filter dazu verwenden, unterschiedliche Maßnahmen abhängig vom Verhalten der Abonnenten zu setzen.

 

Ab wann ist ein Workflow aktiv?

Wenn Sie auf den Button "Speichern" klicken, passiert zunächst noch nichts. Sie können den Workflow beliebig verändern oder erweitern ohne dass er Auswirkungen im Echt-Betrieb hat. Erst wenn Sie auf den Button "Workflow aktivieren" klicken, wird der automatisierte Workflow scharf gestellt.

Sobald Sie den Workflow aktivieren, sehen Sie pro Element bzw. Phase, die Anzahl der Abonnenten, welche diese gerade durchlaufen. Ab diesem Zeitpunkt können Sie den Workflow nicht mehr bearbeiten, es sei denn Sie deaktivieren ihn wieder. In diesem Fall sollten Sie sich aber bewusst sein, dass diese Auswertung (Abonnentenzahlen in der Workflow Übersicht) verloren gehen. Andere Bereiche bleiben davon aber unberührt.

 

Was ist der Unterschied zwischen Workflow deaktivieren und archivieren?

Im mailworx Workflow Editor gibt es zwei Möglichkeiten einen aktivierten Workflow zu beenden.

Workflow deaktivieren

Beim Deaktivieren des Workflows werden aktive Durchläufe gestoppt und die vorhanden Ausführungsdaten zurückgesetzt. Diese Funktion wird also verwendet, wenn der Workflow nicht mehr ausgelöst und weitergeführt werden sollte. Ein deaktivierter Workflow kann danach wieder bearbeitet und erneut aktiviert werden.

Beispiel
In einer Ihrer Kampagnen ist eine fehlerhafte oder veraltete Information? In diesem Fall ist es sinnvoll, den Workflow komplett zu deaktivieren, damit diese Information nicht mehr nach außen getragen wird. Die Kampagne kann aktualisiert und der Workflow wieder aktiviert werden. Vergessen Sie aber nicht darauf, dass in diesem Fall auch die Statistik-Daten verloren gehen.

Workflow archivieren

Beim Archivieren des Workflows wird vorerst nur der Auslöser deaktiviert - der Workflow kann also nicht mehr angestoßen werden. Aktive Durchläufe werden aber nicht gestoppt, sondern noch bis ans Ende des jeweiligen Workflows durchlaufen. Ein archivierter Workflow kann nicht mehr bearbeitet werden und speichert die jeweiligen Ausführungsdaten.

Beispiel
Wenn Sie zum Beispiel ein Gewinnspiel auf der Website durchführen und als Auslöser das entsprechende Formular angeben ist es sinnvoll, den Workflow nach dem Auslaufen des Gewinnspiels zu archivieren. Teilnehmer, die das Formular rechtzeitig ausgefüllt haben durchlaufen weiter den Workflow - er kann aber nicht mehr angestoßen werden.

 

Was sind Mehrfach-Durchläufe und wann sollte man Mehrfach-Durchläufe deaktivieren?

Wenn die Checkbox aktiviert ist, kann der Workflow pro Abonnent mehrmals angestoßen werden, vorausgesetzt der Auslöser wiederholt sich. Wenn Ihr Auslöser z.B. der Klick auf einen Link ist, sollte der Mehrfachdurchlauf deaktiviert werden, falls ein ungeduldiger Abonnent mehrmals auf den Link klickt (denn auch wenn der Versand gleich ausgelöst wird, kann es einige Momente dauern, bis die E-Mail wirklich im Posteingang des Empfängers landet).

Beispiele

  • Mehrfachdurchlauf aktiviert
    Geburtstagsworkflow soll sich jährlich wiederholen
  • Mehrfachdurchlauf deaktiviert
    Zufriedenheitsumfrage
 

Kann auch ein Import Auslöser für einen Workflow sein?

Ja, das ist möglich, wenn die Aktion nur für neu importierte Abonnenten durchgeführt werden soll (also nicht für Abonnenten, die bereits im System sind und durch den Import aktualisiert werden). Wählen Sie im Drop-Down-Menü für den Auslöser "Datum in Abonnentenfeld erreicht" das Meta-Feld "Erstellungsdatum" aus. Dieses Datum wird automatisch vom System gespeichert. Nach dem Auslöser muss ein Abonnentengruppenfilter eingesetzt werden. Verwenden Sie dieselbe Abonnentengruppe, die Sie auch beim Import einsetzen, ansonsten würde der Workflow auch für andere neu erstellte Abonnenten angestoßen. Nach diesem ersten Filter können Sie beliebige weitere Filter oder Aktionen setzen.

Beispiel

  • Werte von Abonnentenfeldern nach dem Import setzen 
    Vorteil: Die Import-Datei muss nicht um die zusätzlichen Felder ergänzt werden
  • Eine Kampagne nach dem Import verschicken
    Oder noch besser: Unterschiedliche Kampagnen, je nach Interessen der Abonnenten

  • Abonnenten einer weiteren Abonnentengruppe zuordnen
    Beim Import lässt sich nur eine statische Abonnentengruppe auswählen. Dynamische Abonnentengruppen werden schon beim Import automatisch aktualisiert, wenn neue Abonnenten ins System gelangen.

Hinweis
Die Beispiele oben lassen sich auch auf Abonnenten anwenden, die über ein Formular oder durch die manuelle Anlage neu erstellt wurden. Wenn Sie nach dem Auslöser nicht nach einer Zielgruppe filtern, wird der Workflow auf alle neu erstellten Abonnenten angewendet, ganz gleich in welcher Art und Weise diese ins System gelangt sind.

 

Kann ein Workflow kopiert werden?

Ja, ein bestehender Workflow kann kopiert werden. Verwenden Sie dazu einfach den Button "Kopieren" in der Übersicht Ihrer Workflows. Es wird ein neuer - noch nicht aktivierter - Workflow erstellt, der noch beliebig von Ihnen angepasst werden kann.

Beispiel

  • Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie den gleichen Workflow in unterschiedlichen Sprachen benötigen. Sie erstellen einmal den Workflow in einer definierten Sprache, kopieren diesen und tauschen nur noch die entsprechenden Kampagnen, Formulare, etc. aus.
  • Im Laufe der Zeit können sich auch einzelne Inhalte Ihrer Kampagnen ändern. Auch in diesem Fall ist die Funktion vom Vorteil. Kopieren Sie den "alten" Workflow und tauschen Sie nur noch die entsprechende Kampagne aus.