Formulare im E-Mail Marketing

Für Formulare im E-Mail Marketing gibt es ein breites Einsatzgebiet, sei es für eine Newsletteranmeldung, Teilnahme an einem Gewinnspiel, Veranstaltung, Registrierung für Infoserie, Meinungsumfragen, etc…. In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie Sie Formulare im E-Mail Marketing richtig erstellen und einsetzen.

 

Einsetzen von Formular im E-Mail Marketing

Wie erstelle ich mit mailworx ein Formular?

Wo definiere ich die Daten, die ich von einem Abonnent wissen möchte?

Wozu dienen Abonnentenfelder?

Wie erstelle ich weitere Abonnentenfelder?

Wozu dienen Formularfelder?

Wie füge ich Formularfelder hinzu?

Welche Folgeseiten brauche ich bei einem Formular?

Warum erstelle ich eine Weiterleitungsseite oder Fehlerseite?

Wie kann ich bei einer Formular-Aktion eines Abonnenten (Anmeldung, Registrierung,…) benachrichtigt werden?

Wie werden die Abonnenten eines abgesendeten Formulars angelegt?

Was passiert beim Abonnentenabgleich?

Was bedeutet Abonnent aktualisieren?

Was bedeutet Abonnent neu anlegen?

Was bedeutet der Einsatz von Versandplan im Formular?

Wo können Sie Formulare verwenden?

Wie kann ich ein Formular in der Kampagne verlinken?

Was bedeutet Fehler bei Doppelregistrierung?

Warum aktiviere ich den Anti-Spam Schutzmechanismus?

Wie kann ich das Formular in eine Website einbinden?

Wie kann ich ein Formular testen?

Kann ich bei einer Testkampagne das Formular testen?

Was passiert, wenn ich Standard Datenänderungs-Formular auswähle?

Welche weiteren nützlichen Einstellungen gibt es?

Wie kann ich mein Formular optisch verändern?

 

 

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Wie erstelle ich in mailworx ein Formular?

Im mailworx Modul "Formulare" können Sie unter "Hinzufügen" in wenigen Schritten ein Formular erstellen. Geben Sie hier den gewünschten Titel ein und speichern Sie das Formular.

Formular erstellen

Erst nach dem Speichern erscheinen zusätzliche Felder, Auswahlmöglichkeiten und Reiter, mit denen Sie das Formular weiter bearbeiten können.

Formular erstellen und speichern
 

Wo definiere ich die Daten, die ich von einem Abonnenten brauche?

Im mailworx Formular finden Sie im Reiter Daten zwei verschiedene Feldtypen -  Abonnentenfelder und Formularfelder - die Sie verwenden können. Es liegt in Ihrer Hand, welche Felder Sie hinterlegen, verstecken oder als Pflichtfelder deklarieren möchten. Den Unterschied zwischen Abonnentenfeld und Formularfeld sehen Sie auch an den verschiedenen Icons die davor angezeigt werden. Alle Felder können Sie per Drag & Drop einfach verschieben und beliebig platzieren.

Abonnentenfelder Formularfelder
 

Wozu dienen Abonnentenfelder?

Abonnentenfelder sind jene Daten, die in der Abonnentendatenbank angezeigt werden. Im Standardformular sind Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail voreingestellt.

Abonnentenfelder hinzufügen

Wie erstelle ich weitere Abonnentenfelder?

Wollen Sie hier weitere Felder auswählen, müssen diese erst beim Punkt "Verwaltung - Abonnentenfelder" erstellt und hinzugefügt werden. Erst dann können Sie diese Felder bei den Abonnentenfeldern im Formular auswählen. 

Abonnentenfelder hinzufügen
 

Wozu dienen Formularfelder?

Im Gegensatz zu Abonnentenfelder werden Formularfelder nur für dieses Formular verwendet und werden nicht im Abonnentenstamm gespeichert. Sie dienen zur Abfrage von diversen Informationen, zum Beispiel bei einer Zufriedenheitsumfrage, wo die Fragen meist nicht langfristig benötigt werden, sondern nur für die einmalige Abfrage.

 

Wie füge ich Formularfelder hinzu?

Auch hier können Sie beliebig, je nach Anforderung weitere Felder konfigurieren. Dazu wählen Sie "Formularfeld erstellen" und geben die gewünschte Feldbeschriftung ein. Es stehen verschiedene Feldtypen zur Auswahl, die Sie auch noch weiter konfigurieren können (z.B. Standardwerte vorgeben, etc.) 

Formularfeld hinzufügen

Beispiel: Sie wollen bei einer Anmeldung zu einem Event wissen, ob die Anreise mit Bus, Bahn oder PKW erfolgt, so können Sie alle Auswahlfelder bei dem zuvor erstellten Formularfeld Anreise hinzufügen.

Formularfelder definieren
 

Welche Folgeseiten brauche ich bei einem Formular?

Meldet sich ein Abonnent bei Ihrem Formular (Gewinnspiel, Anmeldung,…) an, ist es auch sinnvoll, dass er weiß ob seine Anmeldung erfolgreich war oder nicht geklappt hat. Dazu finden sie im Reiter Folgeseiten zwei verschieden Auswahlseiten, eine Weiterleitungsseite und eine Fehlerseite.

Warum erstelle ich eine Weiterleitungsseite oder Fehlerseite?

Wird ein Formular erfolgreich abgesendet, können Sie das mit einer Weiterleitungsseite dem Absender bestätigen. Genauso ist es sinnvoll, bei einem eventuellen Fehler den Absender mit einer Fehlerseite zu informieren, dass er den Anmeldeprozess nochmal wiederholt. Mögliche Fehler können zum Beispiel sein, dass markierte Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurden.
 

Für diese Seiten stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Verfügung:

  • URL: Die Weiterleitung erfolgt zu einer Interseite (z.B. einer Bestätigungsseite auf Ihrer Website)
  • Text: Sie definieren selbst einen Text, der angezeigt werden soll.
  • Schließen: Hier wird das Fenster anschließend geschlossen.
  • Landing Page: Hier wird zu einer Landing Page weitergeleitet. Diese Auswahlmöglichkeit steht nur dann zur Verfügung, wenn eine Landing Page in der gleichen Sprache wie das Formular existiert.
 

Wie kann ich bei einer Formular-Aktion eines Abonnenten (Anmeldung, Registrierung,…) benachrichtigt werden?

Wenn Sie beim Absenden eines Formulars durch den Abonnenten benachrichtigt werden wollen, können Sie unter dem Reiter Aktion bei Notify-Nachrichten ein Häckchen bei "Benachrichtigungsmail senden" setzen und Ihre E-Mail Adresse eingeben. Es werden Ihnen dann bei einem erfolgreich ausgefüllten Formular die gewünschten Daten des Abonnenten in Form eines Bestätigungsmails zugesandt.

notify Nachrichten
 

Wie werden die Abonnenten eines abgesendeten Formulars angelegt?

Sie können die Abonnenten eines abgesendeten Formulars einer statischen Abonnentengruppe zuordnen, aktivieren Sie dazu im Reiter Aktion den Button "Statische Abonnentengruppe wählen".

Nun haben Sie zwei Möglichkeiten: 

  • Erstellen Sie eine neue Abonnentengruppe
  • Abonnenten in eine bereits bestehende Abonnentengruppe hinzufügen. Hier können Sie wählen, ob neue oder bestehende Abonnenten abgespeichert werden sollen

Hinweis: Formularfelder können nur exportiert werden, wenn die Abonnenten des versendeten Formulars einer statischen Abonnentengruppe zugeordnet wurden.

Abonnent in statische Abonnentengruppe speichern
 

Was passiert beim Abonnentenabgleich?

Beim Abgleich von Abonnenten können Sie selber entscheiden, ob der Abonnent aktualisiert oder neu angelegt werden soll.

Abonnentenabgleich

Was bedeutet Abonnent aktualisieren?

Beim Absenden des Formulars wird geprüft, ob bereits ein Abonnent mit dieser E-Mail Adresse besteht. Ist das der Fall, werden dessen bestehende Daten aktualisiert. Melden sich jedoch mehrere Personen mit der gleichen E-Mai Adresse an (z.B. office@mailworx.info), wird immer der gleiche Abonnent aktualisiert. Das bedeutet, dass die Daten des Abonnenten mit den Daten des Formulars überschrieben werden und es erfolgt ein Identitätswechsel. Weiters kann es passieren, wenn die Daten eines Abonnenten immer wieder überschrieben werden, dass die Information verloren geht, wie viele unterschiedliche Personen sich über das Formular tatsächlich angemeldet haben.

Was bedeutet Abonnent neu anlegen?

Der Absender eines Formulars wird immer neu angelegt, ganz gleich ob er mit diesen Daten bereits existiert. Dadurch können sich auch mehrere Personen mit der gleichen E-Mail Adresse anmelden, Da jede Person, die das Formular absendet als eigenständiger Abonnent angelegt wird, erfolgt kein Abgleich und auch kein Identitätswechsel.
Hinweis: Dadurch dass kein Abgleich durchgeführt wird, können bei dieser Option Duplikate in Ihrem Abonnentenstamm entstehen.

Zum Beispiel bei einer Zufriedenheitsumfrage in einer Firma, wo mehrere gleiche E-Mail Adresse verwendet werden. Um eventuelle Duplikate im Abonnentenstamm wieder zu entfernen kann diese statischen Abonnentengruppe, die alle Absender der Zufriedenheitsumfrage enthält, wenn sie nicht mehr benötigt wird, wieder gelöscht werden.   

 

Was bedeutet der Einsatz von einem Versandplan im Formular?

Durch das Absenden eines Formulars können Sie den automatischen Versand einer Kampagne anstoßen. Diese Funktion lässt sich hervorragend dazu einsetzen um z.B. einem frisch registrierten Abonnenten umgehend eine Willkommenskampagne zukommen zu lassen. Dazu wählen Sie im Versandplan eine zuvor erstellte ereignisabhängige Kampagne aus.

Ein Versandplan kann auch mehrere Kampagnen beinhalten, zum Beispiel eine Infoserie, Praxistipps, etc…, die nach dem Auslösen, also Absenden eines Formulars, in selbst definierten Zeitabständen versendet werden.

Auch so genannte „Double Opt In“ Mechanismen lassen sich durch eine Kombination von ereignisabhängigen Kampagnen und entsprechenden Formularen aufbauen.

Hinweis: Mit dem mailworx Workflow Editor können diese Prozesse noch einfacher dargestellt werden und ein Formular kann ein Auslöser für einen automatisierten Workflow sein. 

Versandplan im formular
 

Wo können Sie Formulare verwenden?

Ein Formular können Sie aus einem Newsletter heraus verlinken, oder in eine Website einbinden.

Wie kann ich ein Formular in der Kampagne verlinken?

Beim Verlinken aus dem Newsletter heraus wählen Sie bei den Abschnittseinstellungen die Einstellung "Link hinzufügen". Beim Linktyp wählen Sie Formular, wo infolge eine Liste der von Ihnen zuvor erstellten Formulare erscheint. Das Formular, welches Sie verlinken möchten wählen Sie aus und speichern.

Formular im Newsletter verlinken

Wie kann ich ein Formular in eine Website einbinden?

 

Auswahlfelder beim Einbinden in die Website?

Wählen Sie die zweite Variante und binden ein Formular in die Website ein, erscheinen hier noch weitere Einstellmöglichkeiten.

  • Fehler bei Doppelregistrierung
  • Anti-Spam Schutzmechanismen aktivieren

 

Was bedeutet Fehler bei Doppelregistrierung?

Haben Sie dieses Feld aktiviert, wird überprüft, ob bereits ein Abonnent mit diesen Daten besteht. Sollte dies der Fall sein, wird eine zuvor erstellte Fehlerseite angezeigt.

Warum aktiviere ich den Anti-Spam Schutzmechanismus?

Wird diese Option aktiviert, überprüft mailworx die Eingaben auf Plausibilität, ob der Abonnent auf den mailworx Blacklist steht und zu welchen Zeiten das Formular gesendet wurde (falls dies mehrmals der Fall war). Formularspam – also Programme, die eigenständig Formulare ausfüllen und absenden – wird so weitestgehend verhindert.

 

Einbinden in eine Website

Unter dem Reiter "Einbinden" finden Sie verschiedene Möglichkeiten dazu:

  • Sie können den vollständigen Code kopieren und in Ihrer Seite einsetzen
  • Binden Sie den „Code für Pop-Up“ in Ihre Webseite ein, wird ein Fenster mit dem Formular geöffnet. Achtung, viele Browser unterdrücken Pop-Ups automatisch!
  • Sie können einen Link auf Ihrer Webseite zum Formular machen – kopieren Sie hierfür die „Url zum Formular“.
  • mailworx generiert automatisch zu jeden erstellten Formular einen dazugehörigen QR Code, den Sie, abgespeichert als JPG vielseitig einsetzen können. 

Hinweis: Wenn Sie Formularfelder ändern, überprüfen Sie ob das auch beim Formular auf der Website ersichtlich ist. Ansonsten binden Sie das Formular erneut in die Website ein.

Formular in Website einbinden
 

Wie kann ich ein Formular testen?

Gehen Sie zum Testen eines Formulars auf den Reiter "Einbinden", kopieren Sie die Url zum Formular und fügen diese in einem neuen Browser Tab ein.

Hinweis: Bei einer Testkampagne können Sie das Formular nicht testen, da hier ansonsten der Abonnent überschrieben wird.

Formular testen
 

Was passiert, wenn ich das Standard Datenänderungs-Formular aktiviere?

Wählen Sie diese Option, so wird dieses Formular bei den Kampagnen standardmäßig als "Daten ändern" Formular genutzt. Dieses Formular ist im Footer Ihrer Kampagne verlinkt, um Ihren Abonnenten die Möglichkeit zu geben, ihre Daten selbst zu aktualisieren.

standard datenänderungs formular
standard datenänderungs formular
 

Welche nützlichen Einstellungen gibt es noch?

Seitenumbruch im Formular

In mailworx gibt es die Möglichkeit, ein Formular auf mehreren Seiten aufzubauen. Mit der Auswahl "Abonnentenfeld hinzufügen" finden Sie im Drop Down Menü bei den Systemfeldern den Seitenumbruch. 

seitenumbruch im formular

Haben Sie dieses Systemfeld eingefügt, werden alle weiteren Felder, die Sie erstellen auf der nächsten Formularseite angezeigt. Alle Felder lassen sich übrigens per Drag & Drop beliebig verschieben.

Formular erstellen und speichern
 

Call-To-Action Button im Formular

Mit einer aussagekräftigen Beschriftung in der Absende-Schaltfläche eines Formulars können Sie die Chance nochmals erhöhen, dass ein Abonnent das Formular auch tatsächlich absendet.

call_to_action_button im formular
 

Wie kann ich mein Formular optisch verändern?

Im Reiter "Einstellungen" lässt sich jedes Formular individuell gestalten. Schriftgröße, Schriftart, Text- und Hintergrundfarbe und noch vieles mehr können Sie beliebig abändern und für dieses Formular abspeichern.

Wird jedoch wieder ein neues Formular erstellt, werden nicht diese Einstellungen übernommen, sondern die, die bei den Standardeigenschaften hinterlegt sind.

styling von formular verändern

Fazit

Wie Sie sehen ist zur Erstellung eines erfolgreichen Formulars kein technisches Know How erforderlich. 
Übrigens sind alle mailworx Formulare "responsive" - wenn Sie damit arbeiten, passen sich die Formulare automatisch an die Bildschirmgröße der Ausgabegeräte (Smartphones, Tablets etc.) an.