Formulare im E-Mail Marketing

 

Das Allround Talent im E-Mail Marketing

Für Formulare im E-Mail Marketing gibt es ein breites Einsatzgebiet, sei es für eine Newsletteranmeldung, Teilnahme an einem Gewinnspiel, Veranstaltung, Registrierung für Infoserie, Meinungsumfragen, etc…. In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie Sie Formulare im E-Mail Marketing richtig erstellen und einsetzen.

Mit den zahlreichen Funktionen des mailworx Formular Editors können Sie Formulare nicht nur individuell und umfangreich gestalten, sondern Sie haben auch die Möglichkeit einen Workflow Prozess in das Formular einzubauen dadurch alle weiteren E-Mail Aktivitäten zu automatisieren
 

Allgemeine Fragen

Wozu benötige ich Formulare im E-Mail Marketing?

 

Formular Editor Funktionen

Wie erstelle ich mit mailworx ein Formular?

Welche Anpassungen sind im Reiter "Inhalt" möglich?

Welche Anpassungen sind im Reiter "Aktion" möglich?

Welche Anpassungen sind im Reiter "Verwenden" möglich?

Wie kann ich ein Formular testen?

Wie kann ich ein Standard Datenänderungs-Formular auswählen?

 

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Wozu benötige ich Formulare im E-Mail Marketing?

Formulare sind das Allround-Talent im E-Mail Marketing und werden oft unterschätzt. Durch das erfolgreiche Zusammenspiel von Formularen sowie Ihrer E-Mail Marketing Software, schaffen Sie den perfekten Mehrwert für Sie und Ihre Empfänger. Der mailworx Formular Editor steigert nicht nur die Flexibilität in der Gestaltung, sondern weist auch ungeahnte Möglichkeiten für den Einsatz auf. Lassen Sie sich von unseren möglichen Einsatzgebieten inspirieren:

  • Die Newsletteranmeldung
    Die Anmeldung zum Newsletter ist der Klassiker unter den E-Mail Marketing Formularen. Durch die Verbindung zwischen dem Formular auf Ihrer Website und Ihrem E-Mail Marketing System werden neue Abonnenten direkt angelegt und können automatisiert mit Willkommens- oder Double-Opt-In Mailings beschickt werden.

  • Die Kontaktanfrage
    Auch Anfrageformulare können mit mailworx umgesetzt und auf Ihrer Website integriert werden. Durch das Zusammenspiel können Sie einerseits ganz einfach die Newsletteranmeldung in Ihren Anfrageformularen integrieren und andererseits durch den mailworx Workflow Editor direkt eine Bestätigungsmail senden, dass die Anfrage eingegangen ist.

  • Der Download
    Sie bieten einen Download eines Whitepapers, E-Books oder Ähnlichem auf Ihrer Website an? Fragen Sie über ein Formular die relevanten Daten, wie zum Beispiel die E-Mail Adresse, ab und senden Sie eine automatisierte E-Mail Kampagne an den Interessenten mit den versprochenen Informationen bzw. Ressourcen. Ähnlich funktioniert es auch mit der Anmeldung zu einer Infoserie.

  • Die Umfrage
    Mit dem mailworx Formular Editor lassen sich Umfragen ganz einfach umsetzen. Nutzen Sie Abonnenten- und mögliche Formularfelder, um interessante Informationen Ihrer Abonnenten abzufragen. Die eingegeben Daten können individuell beim jeweiligen Abonnenten abgespeichert und für weitere Maßnahmen genutzt werden.
  • Die Bestellung
    Lassen Sie Ihre Abonnenten eine Bestellung direkt über den Newsletter abwickeln und geben Sie Ihren Bestandskunden die Möglichkeit mit Hilfe von Formularen weitere Artikel zu bestellen. Eine Integration zum jeweiligen Online Shop führt Ihr E-Mail Marketing auf ein ganz neues Level.

  • Der Informationsbeschaffer
    Lernen Sie mit Hilfe von Formularen Ihre Abonnenten besser kennen. Im Rahmen einer Willkommenskampagne lässt sich einfach eine kleine Umfrage zu den jeweiligen Interessen oder anderen wichtigen Daten, wie zum Beispiel das Geburtsdatum, integrieren. Diese Informationen können optimal für weitere E-Mail Marketing Maßnahmen genutzt werden.

  • Die Eventanmeldung
    Anmeldungen zu Veranstaltungen können ganz einfach mit dem mailworx Formular Editor abgewickelt werden. Aus den Anmeldungen lassen sich automatisiert Abonnentengruppen und Anmeldelisten für die spätere Weiterverwendung erzeugen. Doch das ist nicht alles: Mit dem Event Management Modul lassen sich komplette Veranstaltungen in mailworx abbilden.
 

Wie erstelle ich in mailworx ein Formular?

Steigen Sie in den mailworx Formular Editor ein, so sehen Sie drei Reiter: Die aktiven Formulare, die archivierten Formulare und die Formulare in Arbeit. Unter "Hinzufügen" können Sie in wenigen Schritten ein neues Formular erstellen. Geben Sie den gewünschten Titel und Sprache ein und speichern Sie das Formular.

Formular erstellen

Erst nach dem Speichern erscheinen zusätzliche Reiter und Auswahlmöglichkeiten, mit denen Sie das Formular weiter bearbeiten können.

Bei den Einstellungen können Sie eine interne Beschreibung[ eingeben und auch bestimmen, ob das Formular zu einem bestimmten Zeitpunkt deaktiviert werden soll. Ab diesem Deaktivierungs-Zeitpunkt erscheint beim Aufrufen des Formulars jener Text, den Sie vorher im vorgesehenen Textfeld selber bestimmen.
 

Formular deaktivieren
 

Welche Anpassungen sind im Reiter "Inhalt" möglich?

Wie kann ich ein Formular bearbeiten und gestalten?

Die Bearbeitung und Gestaltung des Formulars kann im Reiter "Inhalt" vorgenommen werden. Hier stehen Ihnen vier Kategorien zur Verfügung: Layout, Abonnentenfelder, Formularfelder und Extras. In jeder Kategorie gibt es noch weitere dazugehörigen Einstellungsmöglichkeiten, die wir nun genauer aufgliedern und erklären. 

Formular Einstellungen
 

Was ist der Unterschied zwischen Abonnentenfelder und Formularfelder?

Abonnentenfelder sind jene Daten, die in der Abonnentendatenbank angezeigt werden. Im Standardformular sind Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail voreingestellt.

Formularfelder hingegen werden nur für dieses Formular verwendet und werden nicht im Abonnentenstamm gespeichert. Sie dienen zur Abfrage von diversen Informationen, zum Beispiel bei einer Zufriedenheitsumfrage, wo die Fragen meist nicht langfristig benötigt werden, sondern nur für die einmalige Abfrage.

 

Wie kann ich Abonnentenfelder hinzufügen?

Unter dem Reiter "Inhalt" finden Sie auf der rechten Seite die Kategorie Abonnentenfelder. Hier können Sie mit der Suchfunktion nach bereits bestehenden Abonnentenfeldern suchen und Sie per Drag & Drop einfach auf das Formular verschieben und beliebig platzieren.

Abonnetenfelder zum Formular hinzufügen

Jedes Abonnentenfeld lässt sich direkt im Formular Editor bearbeiten. Mit Klick auf das Zahnradsymbol erscheinen auf der rechten Seite alle dazugehörigen Einstellungsmöglichkeiten. Es liegt in Ihrer Hand, welche Felder Sie auswählen, verstecken oder als Pflichtfelder deklarieren möchten. 

Bei jedem Feld können Sie auch die Option "Halbe Breite" bestimmen, so lassen sich zum Beispiel einfach zweispaltige Formulare erstellen.

Abonnentenfelder

Wollen Sie hier weitere Felder auswählen, müssen diese erst beim Punkt "Verwaltung - Abonnentenfelder" erstellt und hinzugefügt werden. Erst dann können Sie diese Felder bei der Kategorie Abonnentenfelder im Formular auswählen. 

Abonnentenfelder hinzufügen
 

Wie kann ich Formularfelder hinzufügen?

Unter dem Reiter Inhalt befindet sich ebenso die Kategorie "Formularfelder" mit einer Auswahl von verschiedenen Feldtypen. Per Drag & Drop kann im Formular Editor auch hier jeder Feldtyp beliebig oft auf das Formular verschoben, abgeändert und mit der entsprechenden Feldbeschriftung versehen.

Formularfeld hinzufügen

Weitere Einstellungsmöglichkeiten der einzelnen Formularfelder (z.B. halbe Breite, als Pflichtfeld deklarieren, Eingabe einer Fehlermeldung, etc.) werden wieder über das Zahnradsymbol des jeweiligen Feldes auf der rechten Seite sichtbar.

Formularfeld hinzufügen

Bei den Feldtypen Auswahlfeld oder Mehrfachauswahlfeld können bei den Einstellungen auf der rechten Seite beliebig viele Auswahlmöglichkeiten konfiguriert werden. Unter der Option Anzeigemodus können verschiedene Ansichten dieses Auswahlfeldes gewählt werden.

Beispiel: Sie wollen bei einer Anmeldung zu einem Event wissen, ob die Anreise mit Bus, Bahn oder PKW erfolgt, so können Sie diese Auswahlmöglichkeiten direkt im Auswahlfeld hinzufügen und den gewünschten Anzeigemodus wählen.

Formularfeld hinzufügen
 

Welche Extras kann ich im Formular Editor einfügen?

Neben den Formularfeldern befindet sich noch die Kategorie mit einigen Extras, die in ein Formular integriert werden können. Es stehen Ihnen hier Elemente und Felder zum Einfügen von Überschrift, Freitext, Abstand oder Trennlinie zur Verfügung, die ebenso per Drag & Drop ins Formular gezogen und bearbeitet werden können.

Mit dem Element Seitenumbruch haben Sie in mailworx auch die Möglichkeit ein Formular auf mehreren Seiten aufzubauen. Mit diesen extra Elementen können Sie ein Formular optisch noch um ein vielfaches aufwerten und zum Beispiel mit farbigen Überschriften wichtige Details hervorheben.

Extras im Formular
 

Wie kann ich das Layout beim Formular verändern?

In der Kategorie Layout können Sie Ihrer kreativen Ader freien Lauf lassen und mit zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten Ihr Formular beliebig abändern und anpassen. Es lassen sich zum Beispiel Schrift-, Text- und Überschriftfarbe, Kopfbild, die Buttonfarbe- oder Form, etc. individuell gestalten. Ist das Formular nach Ihren Vorstellungen geändert, so können Sie mit der Auswahl unten  "Als Standard übernehmen", bestimmen, dass jedes weitere neue Formular mit genau diesen Layout Einstellungen erstellt wird.

Layout Einstellungen
 

Call-To-Action Button im Formular

Die Schaltfläche bzw. Call-To-Action Buttons sollten im Formular sehr ansprechend dargestellt werden, daher bietet Ihnen der mailworx Formular Editor auch hier viele Optionen diesen individuell zu gestalten.
Mit einer aussagekräftigen Beschriftung in der Absende-Schaltfläche eines Formulars können Sie die Chance nochmals erhöhen, dass ein Abonnent das Formular auch tatsächlich absendet.

Schaltfläche Einstellungen
 


Wie kann ich das Standardlayout beim Formular bestimmen bzw. ändern?

Das Standardlayout des Formulars kann auch unter dem Punkt "Verwaltung" unter dem Reiter "System-Einstellungen" festgelegt werden.

Layout Standardeinstellungen Formulare
 

Welche Anpassungen sind im Reiter "Aktion" möglich?

Welche Aktion kann durch das Absenden des Formulars ausgelöst werden?

Im Formular Editor finden Sie im Reiter "Aktion" folgende zwei Aktionen, die beim  Absenden eines Formulars als Auslöser ausgewählt werden können:

  • Der automatische Versand einer Kampagne
  • Das Anstoßen eines Workflow Prozess, den Sie schon vorab im mailworx Workflow Editor angelegt haben oder direkt über eine Funktion im Formular Editor erstellen können.
 

Wie kann ich durch das Absenden eines Formulars eine Kampagne versenden?

Durch das Absenden eines Formulars können Sie den automatischen Versand einer Kampagne anstoßen, dazu wählen Sie aus dem Drop-Down Menü eine bereits vorbereitete ereignisabhängige Kampagne aus. Vergewissern Sie sich, dass diese Kampagne auch den Status "Versandbereit" enthält.

Möchten Sie z.B. einem frisch registrierten Abonnenten umgehend eine Willkommenskampagne zukommen zu lassen, so wählen Sie im Drop-Down-Menü eine 
zuvor erstellte ereignisabhängige Kampagne aus. Auch so genannte „Double Opt In“ Mechanismen lassen sich durch eine Kombination von ereignisabhängigen Kampagnen und entsprechenden Formularen aufbauen.
 

Auslöser Kampagne versenden
 

Wie kann ich durch das Absenden eines Formulars einen Workflow auslösen?

Die zweite Möglichkeit, welche durch das Absenden eines Formulars ausgelöst werden kann, ist der Anstoß eines Workflows. Einen Workflow können Sie bereits vorab im mailworx Workflow Editor erstellen und aus der angezeigten Liste auswählen oder Sie erstellen direkt über den Button "Neuen Workflow hinzufügen" im Formular Editor einen neuen Workflow.

Mit wenigen Schritten und mithilfe von Aktionen und Filter können in mailworx Workflows schnell und einfach erstellt und somit weitere E-Mail Prozesse voll automatisiert werden. Alle Infos und eine detaillierte Anleitung des mailworx Workflow Editors finden Sie in diesem Whitepaper.

Jeder Workflow, der durch das Absenden diese Formulars ausgelöst wird, wird übersichtlich über dem Button angezeigt. Wenn der Workflow noch nicht aktiv geschaltet wurde, können Sie diesen direkt hier nochmal mit einem Klick darauf aufrufen und nochmal bearbeiten.

 

Workflow nach Absenden von Formular auslösen
 

Welche Weiterleitungsseiten brauche ich bei einem Formular?

Meldet sich ein Abonnent bei Ihrem Formular (Gewinnspiel, Anmeldung,…) an, ist es auch sinnvoll, dass er weiß ob seine Anmeldung erfolgreich war oder nicht geklappt hat. Dazu finden sie im Reiter "Aktion" zwei verschieden Seitentypen, eine Erfolgsseite und eine Fehlerseite.

Für diese Seiten stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Verfügung: 

  • Text: Sie definieren selbst einen Text, der angezeigt werden soll.
  • URL: Die Weiterleitung erfolgt zu einer Interseite (z.B. einer Bestätigungsseite auf Ihrer Website)
  • Landing Page: Hier wird zu einer Landing Page weitergeleitet. Diese Auswahlmöglichkeit steht nur dann zur Verfügung, wenn eine Landing Page in der gleichen Sprache wie das Formular existiert.
  • Fenster schließen: Hier wird das Fenster anschließend geschlossen.

Warum erstelle ich eine Erfolgs- oder Fehlerseite?

Wird ein Formular erfolgreich abgesendet, können Sie das mit einer Erfolgsseite dem Absender bestätigen. Genauso ist es sinnvoll, bei einem eventuellen Fehler den Absender mit einer Fehlerseite zu informieren, dass er den Anmeldeprozess nochmal wiederholt. Mögliche Fehler können zum Beispiel sein, dass markierte Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurden.

 

Wie kann ich bei einer Formular-Aktion eines Abonnenten (Anmeldung, Registrierung,…) benachrichtigt werden?

Wenn Sie beim Absenden eines Formulars durch den Abonnenten benachrichtigt werden wollen, können Sie unter dem Reiter "Aktion" bei Notify-Nachrichten ein Häckchen bei "Benachrichtigungsmail senden" setzen und Ihre E-Mail Adresse eingeben. Es werden Ihnen dann bei einem erfolgreich ausgefüllten Formular die gewünschten Daten des Abonnenten in Form eines Bestätigungsmails zugesandt.

notify Nachrichten
 

Kann ich Abonnenten des abgesendeten Formulars in einer Abonnentengruppe sammeln?

Sie können die Abonnenten eines abgesendeten Formulars einer statischen Abonnentengruppe zuordnen, dazu haben Sie nun folgende zwei Möglichkeiten: 

  • Abonnenten in eine bereits bestehende Abonnentengruppe hinzufügen. Hier können Sie wählen, ob neue oder bestehende Abonnenten abgespeichert werden sollen
  • Erstellen Sie eine neue Abonnentengruppe

Hinweis: Formularfelder können nur exportiert werden, wenn die Abonnenten des versendeten Formulars einer statischen Abonnentengruppe zugeordnet wurden.

Abonnent in statische Abonnentengruppe speichern
 

Welche Anpassungen sind im Reiter "Verwenden" möglich?

Wo können Sie Formulare verwenden?

Ein Formular können Sie aus einem Newsletter heraus verlinken, oder in eine Website einbinden. Im mailworx Formular Editor haben Sie auch die Auswahlmöglichkeit, beide Varianten gleichzeitig zu verwenden. Diese Optionen befinden sich im Reiter "Verwenden".

Wie kann ich ein Formular in der Kampagne verlinken?

Damit ein Formular aus einem Newsletter heraus verlinkt werden kann, müssen Sie unter dem Punkt „Verwenden“ Newsletter auswählen. Die einzige weitere Einstellung im Formular Editor beinhaltet die Definition des Datenabgleichs. Alle wichtigen Informationen dazu werden hier beantwortet.

Formular verwenden

Beim Verlinken aus der Newsletter-Kampagne heraus wählen Sie bei den Abschnittseinstellungen die Einstellung "Link hinzufügen". Beim Linktyp wählen Sie Formular, wo infolge eine Liste der von Ihnen zuvor erstellten Formulare erscheint. Das Formular, welches Sie verlinken möchten wählen Sie aus und speichern.

Formular im Newsletter verlinken
  

Wie kann ich ein Formular in eine Website einbinden?

Wählen Sie die zweite Variante und binden ein Formular in die Website ein, erscheinen hier noch weitere Einstellungsmöglichkeiten.

  • Spam Schutz aktivieren
  • Datenabgleich durchführen
  • Fehler bei Doppelregistrierung
 

Warum aktiviere ich den Spam Schutz?

Wird diese Option aktiviert, überprüft mailworx die Eingaben auf Plausibilität, ob der Abonnent auf den mailworx Blacklist steht und zu welchen Zeiten das Formular gesendet wurde (falls dies mehrmals der Fall war). Formularspam – also Programme, die eigenständig Formulare ausfüllen und absenden – wird so weitestgehend verhindert.

 

Was passiert beim Abonnentenabgleich?

Beim Abgleich von Abonnenten können Sie selber entscheiden, ob der Abonnent aktualisiert oder neu angelegt werden soll. Alle wichtigen Details dazu bekommen Sie hier.

 

Was bedeutet Fehler bei Doppelregistrierung?

Haben Sie dieses Feld aktiviert, wird überprüft, ob bereits ein Abonnent mit diesen Daten besteht. Sollte dies der Fall sein, wird eine zuvor erstellte Fehlerseite angezeigt.

Außerdem erscheinen verschiedenen Möglichkeiten das Formular auf Ihrer Website einzubinden:

  • Sie können einen Link auf Ihrer Webseite zum Formular machen – kopieren Sie hierfür die „Url zum Formular“.
  • Sie können den vollständigen Code kopieren und in Ihrer Seite einsetzen
  • Binden Sie den „Code für Pop-Up“ in Ihre Webseite ein, wird ein Fenster mit dem Formular geöffnet. Achtung, viele Browser unterdrücken Pop-Ups automatisch!
  • mailworx generiert automatisch zu jeden erstellten Formular einen dazugehörigen QR Code, den Sie, abgespeichert als JPG vielseitig einsetzen können. 

Hinweis: Wenn Sie Formularfelder ändern, überprüfen Sie ob das auch beim Formular auf der Website ersichtlich ist. Ansonsten binden Sie das Formular erneut in die Website ein.

Formular in Website einbinden
 

Was passiert bei einem Abonnentenabgeich?

Egal, ob Sie ein Formular vom Newsletter heraus verlinken oder dieses auf der Website einbinden. Sie müssen auf jeden Fall festlegen, wie bzw. ob die Daten mit den bereits bestehenden Abonnenten abgeglichen werden sollen.

Datenabgleich Formulare

Was bedeutet "Daten abgleichen"?

Wird das Formular in eine Website eingebunden und dort aufgerufen, so wird anhand der eingegebenen E-Mail Adresse abgeglichen. Es wird geprüft, ob bereits ein Abonnent mit der eingegebenen E-Mail Adresse existiert. Ist das der Fall, so wird dieser aktualisiert – falls nicht, wird ein neuer Abonnent angelegt.

Im Fall einer Verlinkung aus dem Newsletter heraus, wird ebenfalls die eingegebene E-Mail Adresse geprüft. Dabei können Sie wählen, ob die E-Mail Adresse des jeweiligen Abonnenten überschrieben werden soll oder ein bereits existierender Abonnent mit der eingegebenen E-Mail Adresse aktualisiert werden sollte. Existiert die E-Mail Adresse noch nicht, wird ein neuer Abonnent angelegt. 

 

Was bedeutet "Daten nicht abgleichen"?

Beim Absenden des Formulars – egal, ob via Website oder Newsletter – wird kein Datenabgleich durchgeführt. Es wird immer ein neuer Abonnent mit den eingegebenen Daten angelegt.

Hinweis: Dadurch, dass kein Abgleich durchgeführt wird, können bei dieser Option Duplikate in Ihrem Abonnentenstamm entstehen.

Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Rechte dafür gegeben sind.

 

Wie kann ich ein Formular testen?

Gehen Sie zum Testen eines Formulars auf den Reiter "Verwenden", kopieren Sie die Url zum Formular und fügen diese in einem neuen Browser Tab ein.

Hinweis: Bei einer Testkampagne können Sie das Formular nicht testen, da hier ansonsten der Abonnent überschrieben wird.

Formular testen
 

Wie kann ich ein Standard Datenänderungs-Formular auswählen?

Die Option, das Standard Datenänderungs Formular zu ändern, finden Sie unter den Systemeinstellungen bei den allgemeinen Punkten. Aktivieren Sie diese Option, so wird dieses Formular bei den Kampagnen standardmäßig als "Daten ändern" Formular genutzt.

Dieses Formular ist im Footer Ihrer Kampagne verlinkt, um Ihren Abonnenten die Möglichkeit zu geben, ihre Daten selbst zu aktualisieren.

standard datenänderungs formular
standard datenänderungs formular

Layout Beispiele

 

Fazit

Wie Sie sehen ist zur Erstellung eines erfolgreichen Formulars mit dem mailworx Formular Editor kein technisches Know How erforderlich. 
Übrigens sind alle mailworx Formulare "responsive" - wenn Sie damit arbeiten, passen sich die Formulare automatisch an die Bildschirmgröße der Ausgabegeräte (Smartphones, Tablets etc.) an.