E-Mail Template Standardwerte

Für mehr Effizienz

Der Grundaufbau und die Gestaltung eines Newsletters soll sich an bestimmte Regeln halten. Dabei werden Vorlagen (Email Templates) verwendet, die diese Gestaltung grundlegend vorgeben, damit die Newsletter ein einheitliches Erscheinungsbild haben. Es können Farben, Textgrößen, Bildgrößen, Bildplatzierungen und vieles mehr in einer Vorlage eingestellt werden.

In mailworx gibt es neben der Möglichkeit von spezifischen Vorlagen, die Unternehmen speziell anfertigen lassen können, auch optimierte "Flexivorlagen", die die Unternehmen auf sich hin adaptieren können. Kopfbilder und Hintergrundfarben etc. können beispielsweise individuell gestaltet werden und so das Newsletter-Design auf Basis der Flexivorlage hin maßgeschneidert werden.

Versendete Newsletter kopieren

Damit ein mailworx-Anwender seine Newsletter immer in der gleichen Grundgestaltung erstellt, gibt es eine einfache Möglichkeit: Er kopiert eine bereits versendete Kampagne (Newsletter) und kann somit das Grundlayout - z.B. mit dem gleichbleibenden Header-Bild, dem gleichen Abschluss und der gleichen Signatur etc. - übernehmen.

Anschließend bearbeitet er den inhaltlichen Teil, ändert den Betreff, ersetzt z.B. Texte und spielt neue Bilder oder auch neue Newsletter-Abschnitte ein. Fertig ist der neue Newsletter im Design des Unternehmens.

Neue Newsletter erstellen

Es gibt in mailworx aber auch die Möglichkeit, einen neuen Newsletter im Bereich "E-Mail Kampagnen" durch Klick auf den Button "Hinzufügen" zu erstellen.

In diesem Fall stellt der mailworx-Anwender alle Funktionen und Werte wie z.B. die Versandart, Abonnentengruppe (an welche Empfänger wird der Newsletter versendet), Absender, Absenderadresse, die einzelnen Inhalte von der Einleitung über die Inhaltsabschnitte bis hin zur Signatur neu ein - es werden also grundsätzlich keine voreingestellten Daten verwendet.

Damit hier aber bereits voreingestellte Daten beim Hinzufügen (Erstellen) einer neuen Newsletter-Kampagne fix in der Vorlage (Email Template) sind, gibt es einen einfachen Trick, durch den ein einheitliches Erscheinungsbild im Corporate Design des Unternehmens gewährleistet wird und der Anwender effizienter arbeiten kann.

Speziell bei Werten, die sich sehr selten ändern (wie Signaturen, Firmenanschriften etc.) oder z.B. zur Vorauswahl eines bestimmten Header-Bildes eignet sich die unten beschriebene Voreinstellung hervorragend.

Auch wenn mehrere Anwender in einem Unternehmen an der Erstellung von Newslettern beteiligt sind, ist es sinnvoll, bestimmte Werte und somit Inhalte und auch die Design-Richtlinien vorzugeben:

Die E-Mail Template Standardwerte

Für die mailworx-Vorlagen können Standardwerte für den Newsletter (z.B. Farbeinstellungen von Hintergrund oder Überschriften etc.) und einzelne Abschnittstypen, die nur 1 x im Newsletter verwendet werden dürfen (wie Header oder Abschluss), definiert werden.

Diese Bereiche und Einstellungen, die in einer Vorlage immer gleich bleiben sollen, können durch einen Mausklick fixiert werden - und so einfach geht's:

Klicken Sie in mailworx auf "Verwaltung" und "System-Einstellungen". Hier kommen Sie zu den Systemeinstellungen mit verschiedenen Reitern zur Auswahl.

Klicken Sie auf den Reiter "Vorlagen Standardwerte" (s.o), wählen Sie jene Newsletter-Vorlage (Email Template) aus, die Sie bearbeiten möchten (hier können auch mehrere Vorlagen aufgelistet sein) und klicken Sie bei dieserm Email Template auf "Bearbeiten":

Wenn Sie beispielsweise in Ihren Newslettern immer eine einheitliche Einleitung (dies ist genauso wie "Abschluss" ein Abschnittstyp, der nur 1 x pro Newsletter verwendet werden darf) wünschen, klicken Sie beim Abschnittstyp "Einleitung" auf "Bearbeiten" und geben Sie die gewünschte Headline und das gewünschte Header-Bild mit Verlinkung ein.

WICHTIG dabei ist, dass Sie die Häkchen in den Kästchen von "Bei Kampagne änderbar" entfernen - somit ist Ihre Eingabe fixiert und wird den Anwendern von mailworx immer als Standard vorgegeben.

Wenn Sie dies einmal nicht mehr wünschen, setzen Sie die Häkchen in den Kästchen einfach wieder und die Felder in diesem Abschnittstyp sind für die mailworx-Anwender bei der Erstellung einer Kampagne wieder veränderbar.

Das Corporate Design Ihrer Newsletter

Einen riesigen Vorteil haben Sie, wenn Sie einmal die Farb- und Schrifteinstellungen in Ihren Newslettern fix definieren. Sie halten dadurch beim Erstellen der Kampagnen den Aufwand wesentlich geringer und Ihre mailworx-Anwender brauchen sich nicht mehr darum zu kümmern. Sie können dann auch nicht versehentlich Newsletter erstellen, die nicht in Ihr Corporate Design passen.

Klicken Sie dazu im Abschnittstyp "Farbeinstellungen" auf "Bearbeiten".

Hier können Sie nun exakt definieren, welche Schriftart in Ihren Newslettern verwenden, welche Hintergrundfarbe er haben soll und wie die einzelnen Abschnitte und Bereiche Ihres Newsletters aussehen sollen.

WICHTIG: Überall dort, wo Sie wieder das Häkchen "Bei Kampagne änderbar" entfernen, wird die jeweilige Einstellung fixiert und kann bei der Newsletter-Erstellung nicht mehr geändert werden!

So können Sie Ihr E-mail Template standardisieren und auf Ihr Corporate Design hin anpassen. Speziell wenn bei Ihnen mehrere Anwender mit mailworx arbeiten, können Sie ganz einfach Missgeschicke wie falsche Hintergrundfarben in Ihrem Newsletter etc. vermeiden und die Erstellung Ihrer Newsletter sehr effizient durchführen!

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