Verwaltung von doppelten Abonnenten

Duplikate in mailworx einfach verwalten

Grundlage für einen erfolgreichen Newsletter-Versand und somit auch gute Zustellraten sind qualitativ hochwertige Daten der Newsletter-Empfänger, die laufend gewartet werden.

Sei es beispielsweise aufgrund eines neuen Datenimports Ihrerseits oder es melden sich neue Abonnenten für Ihren Newsletter an - Ihre Abonnentendaten ändern sich laufend. Deshalb empfiehlt es sich, diese Daten auch laufend zu warten.

mailworx bietet Ihnen vom Daten-Import bis hin zur laufenden Abonnenten-Wartung eine sehr einfache Kontaktverwaltung und unterstützt Sie perfekt dabei, die Daten Ihrer Empfänger aktuell zu halten.

In diesem Whitepaper zeigen wir nicht nur die Relevanz von guter Abonnenten-Datenqualität auf. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie im Rahmen des Rückläufer-Managements von mailworx die nützliche Duplikatsverwaltung bei Ihren Abonnenten-Daten optimal anwenden können.

Duplikatserkennung und Behandlung in mailworx

Niemand will die gleiche Nachricht zwei-, drei- oder viermal zugesendet bekommen. Um das zu vermeiden, sucht mailworx nach möglichen Duplikaten in Ihren Abonnenten-Daten und ermöglicht es ihnen anschließend, Entscheidungen zu treffen, was damit zu tun ist.

mailworx verwendet eine intelligente Duplikatssuche: Wird in Ihrer mailworx-Abonnenten-Datenbank die Kombination aus Vorname und Nachname mehrfach gefunden, wirft Ihnen mailworx diesen Kontakt in einem Wartungsbereich aus (dies wird später genau gezeigt). Das selbe macht mailworx, wenn eine E-Mail-Adresse in Ihrer Datenbank mehrfach gefunden wird. Diese Suche führt mailworx immer dann durch, wenn neue Kontakte in Ihre Datenbank hinzu kommen (z.B. Kontaktimport oder Registrierungen von neuen Newsletter-Empfängern).

Wenn mailworx in Ihren Abonnenten-Daten Duplikate findet, haben Sie grundsätzlich 2 Möglichkeiten:

Sie können die Duplikate zusammenführen - also z.B. aus zwei Kontakten, die die selbe E-Mail-Adresse haben, einen Kontakt machen. Sie können aber auch entscheiden, dass die beiden Kontakte kein Duplikat sind und diese aus der Duplikats-Prüfung von mailworx künftig ausgeschlossen werden sollen, damit Sie mailworx nicht mehr darauf hinweist.

So funktioniert die Wartung von Duplikaten in mailworx

Sie erhalten auf der mailworx Startseite im Übersichts-Bereich "Abonnenten" immer einen Überblick, wie viele Duplikate mailworx in Ihrer Datenbank gefunden hat:

Das Rufzeichen im gelben Dreieck zeigt Ihnen an, dass Sie sich die Zeit nehmen sollten, die Duplikate zu warten bzw. zu bereinigen.

Dafür klicken Sie einfach auf das Wort "Duplikate" (siehe Grafik oben) oder im Menü "Abonnenten" auf "Wartung":

Sie erhalten nun im Reiter "Duplikatssuche" die Auflistung von mailworx, welche Ihrer Kontakte mögliche Duplikate sind. Idealerweise bearbeiten Sie jedes Duplikat, bis diese Liste in mailworx leer ist.

Um ein mögliches Duplikat zu warten, klicken Sie bei diesem auf "Bearbeiten":

mailworx zeigt ihnen nun zwei oder mehr Kontakte, die möglicherweise Duplikate sein können:

In der oberen Leiste haben Sie folgende Möglichkeiten: "Ausgewählte beibehalten", "Ausgewählte zusammenführen" oder "Abbrechen".

Kontakt-Duplikate zusammenführen

Wenn Sie dieses mögliche Duplikat auf einen Kontakt hin zusammenführen möchten, wählen Sie mit dem Häkchen links jene Kontakte aus, die mailworx zusammenführen soll (die Häkchen sind von mailworx bereits gesetzt, mindestens 2 Felder müssen angehakt sein). Sie können jetzt bei jedem einzelnen Feld (z.B. Vorname, Nachname, E-Mail etc.) entscheiden, welcher Wert im Kontakt behalten werden soll. Klicken Sie dafür einfach in die jeweilige Auswahlmöglichkeit:

Wenn Sie nun auf den Button "Ausgewählte zusammenführen" klicken, führt mailworx Diese beiden Kontakte zu einem Kontakt zusammen. Diese beiden Kontakte scheinen für Sie in den möglichen Duplikaten nicht mehr auf (es besteht ja jetzt nur mehr ein Kontakt).

Ein anderes Szenario

Wenn in Ihrem Fall beispielsweise dieses Duplikat nicht aus 2 sondern aus 4 Kontakten besteht, können Sie ja mit dem Häkchen links definieren, welche der 4 Kontakte zusammengeführt werden sollen. Wählen Sie hier z.B. 2 Kontakte aus und führen diese wie oben beschreiben zusammen, so weist Ihnen mailworx anschließend wieder 3 Kontakte (jenen zusammengeführten Kontakt und jene beiden, die Sie nicht ausgewählt haben) aus - und zwar im Bereich "Bearbeitete Duplikate" (siehe unten). Dass diese Kontakte nicht mehr unter den möglichen Duplikaten zu finden sind, sondern in den bearbeiteten Duplikaten, ist für Sie wichtig - denn Sie möchten ja vielleicht die beiden soeben nocht nicht bearbeiteten, restlichen Kontakte später nochmal bearbeiten.

Kontakt-Duplikate beibehalten

Wenn Sie die Kontakte dieses möglichen Duplikats in Ihrer Datenbank belassen möchten, wie sie jetzt sind, haken Sie diese im Kästchen links an (bzw. sind diese bereits angehakt) und klicken Sie auf "Ausgewählte beibehalten":

Diese beiden Kontakte werden Ihnen von mailworx anschließend nicht mehr in der Duplikatsliste angezeigt. Sie werden weiterhin mit Ihren Aussendungen beschickt und gleichzeitig legt mailworx diese Kontakte in einem eigenen Bereich für Sie ab. So ist die Duplikatswartung auch später noch nachvollziehbar.

Ein anderes Szenario

Wenn in Ihrem Fall beispielsweise dieses Duplikat nicht aus 2 sondern aus 4 Kontakten besteht, können Sie mit dem Häkchen links definieren, welche der 4 Kontakte Sie beibehalten möchten. Sie wählen z.B. 2 der 4 aus und klicken auf den Button "Ausgewählte beibehalten", so werden die von Ihnen ausgewählten Kontakte in die Liste der bearbeiteten Duplikate übernommen (siehe unten) und scheinen in der Liste der möglichen Duplikate nicht mehr auf. Die beiden restlichen Kontakte, die Sie nicht ausgewählt haben, bleiben jedoch in den möglichen Duplikaten erhalten, damit Sie diese weiter bearbeiten können.

Wenn Sie nachsehen möchten, welche Duplikate bereits gewartet wurden (dieser Bereich dient ihnen zur Information, Sie können aber diese Duplikate auch erneut warten), wählen Sie "Bearbeitete Duplikate" aus:

Hier scheinen all jene Duplikate auf, bei denen einmal definiert wurde, dass sie beibehalten werden sollen (siehe oben "Ausgewählte beibehalten") oder jene, die zusammengeführt wurden (siehe oben "Ausgewählte zusammenführen).

Wenn Sie ein bereits bearbeitetes Duplikat nochmals ändern möchten, klicken Sie beim jeweiligen Duplikat auf "Bearbeiten":

Nun können Sie einerseits dieses Duplikat mit dem Button "Ausgewählte zusammenführen" zu einem Kontakt zusammenführen (Funktionsbeschreibung siehe oben).

Und andererseits können Sie dieses Duplikat über den Button "Bei Duplikatsprüfung wieder berücksichtigen" wieder reaktivieren - das heißt, dass es wieder in Ihren möglichen Duplikaten aufscheint.

Ein Tipp zum Schluss

Wenn aufgrund eines Datenimportes oder einer neuen Newsletter-Anmeldung in Ihrer Abonnenten-Datenbank ein neues Duplikat entsteht, wird es ganz automatisch von mailworx für Sie in die möglichen Duplikate gelegt, damit Sie es jederzeit bearbeiten können.

Halten Sie Ihre Liste der möglichen Duplikate in mailworx möglichst aktuell und warten Sie sie laufend. Korrekte Abonnentendaten sind enorm wichtig für den Erfolg Ihrer Newsletter-Kampagnen!

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