mailworx CRM Online Connector - Advanced

mailworx CRM Connector - Installation & Konfiguration (CRM 2013 - 2016)

Mit diesem Installations- & Konfigurationsleitfaden kommen Sie ganz einfach Schritt für Schritt zu Ihrer Verbindung von professionellem E-Mail Marketing und Ihrem Microsoft Dynamics CRM (2013 - 2016) System.  

Vor der Installation

Damit Sie den mailworx CRM Online Connector in Ihrem Microsoft Dynamics CRM System integrieren können, benötigen Sie vorab die notwendige Freigabe in mailworx und einen Aktivierungsschlüssel.

Wenn die mailworx Freigabe noch nicht erfolgt ist und Sie den Aktivierungsschlüssel noch nicht erhalten haben,
kontaktieren Sie uns einfach.

Sobald Ihre Freigabe in mailworx eingerichtet ist und Sie Ihren persönlichen Zugangsschlüssel erhalten haben, kann's los gehen! Bitte führen Sie alle Schritte der Installation exakt nach Anleitung durch, um auf Anhieb die volle Funktionalität des mailworx CRM Online Connectors einwandfrei nutzen zu können.

Installation

Damit Sie mit der Einrichtung beginnen können, müssen Sie in Ihrem CRM System Administrator-Rechte besitzen.

Laden Sie sich im ersten Schritt die verwaltete Lösung (Zip-Datei) aus dem Mailing das Sie bereits erhalten haben herunter.

Unter "Einstellungen" - "Lösungen" - "Importieren" integrieren Sie im CRM System die verwaltete Lösung. Wählen Sie hier die herunter geladene Zip-Datei aus und klicken Sie auf "Weiter":

Setzen Sie im nächsten Schritt den Importvorgang wiederum mit "Weiter" fort:

Wichtig: Deaktivieren Sie nun die Option "Aktionen nach dem Import", da die entsprechenden SDK Nachrichten erst nach der Fertigstellung der Konfiguration aktiviert werden können. Klicken Sie dann wieder auf "Weiter" (Der Importvorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen):

Im Anschluss erhalten Sie eine Zusammenfassung des Import-Vorganges. Der mailworx CRM Online Connector ist in den Sprachen Deutsch & Englisch verfügbar - sollten Sie eine Meldung für Übersetzungen erhalten, wird eine dieser beiden Sprachen auf Ihrem CRM System nicht unterstützt. Ignorieren Sie diese Meldung und klicken Sie auf "Schließen":

Nach dem erfolgreichen Import befindet sich nun in der Übersicht der Lösungen in Ihrem CRM System der neue Eintrag "mailworxCRMConnector":

Bevor Sie nun die weitere Konfiguration in Ihrem CRM System vornehmen können, müssen Sie in mailworx einige Basiseinstellungen machen.

mailworx Konfiguration - Teil 1

In diesem Schritt erstellen Sie Ihre Organisationseinstellungen in mailworx. Rufen Sie dafür im Modul "Verwaltung" - "Tools & Downloads" - "CRM Online konfigurieren" auf:

Wenn Sie in mailworx Zugriff auf mehrere Mandanten haben, können Sie die folgenden Einstellungen auch gleich bei mehreren Mandanten anwenden (haken Sie die gewünschten Mandanten einfach am Beginn der Konfiguration in mailworx an).

WICHTIG: Beachten Sie jeweils die Hilfestellungen, die Ihnen mailworx zu den einzelnen Feldern gibt! Bitte beachten Sie auch, dass die angegebene URL zum CRM System bei gewissen Installationsvarianten auch außerhalb Ihres Firmennetzwerkes erreichbar ist. Treffen sie also die hier angeführten Vorkehrungen, um den Zugriff auf Ihr CRM System zu ermöglichen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie bei der Angabe der URL zum CRM System auch den Organisationsnamen angeben. Dieser kann entweder als Subdomain (Bsp.: https://<Organisationsname>.crm4.dynamics.com) oder am Ende der URL (Bsp.: http://crm/<Organisationsname>) angegeben werden.

Füllen Sie jetzt die entsprechenden Felder aus und speichern Sie Ihre Einstellungen:

Im Bereich "Aktivitäten" können Sie grundsätzlich die Default-Einstellungen beibehalten - außer Sie möchten spezielle Änderungen vornehmen. Für den Bereich „Abonnentendaten synchronisieren“ finden Sie die detaillierten Informationen später in der Anleitung. Auch hier reicht es vorerst, wenn die Default-Einstellungen beibehalten werden. Worauf Sie hier jedoch unbedingt achten sollten, ist die Entscheidung, ob die Reaktionen (Klick- & Öffnungsraten) ABSOLUT oder RELATIV in Ihr CRM System übertragen werden sollen (siehe im Folgenden den 3. Screenshot):

Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen und Ihre Dateneingabe gespeichert haben (grüner Button "Speichern"), wird nun der Button "mailworx vorbereiten" und der Tab "Unternehmenseinheiten" aktiv:

Klicken Sie im Anschluss auf den Button "mailworx vorbereiten" um im nächsten Schritt die weitere Konfiguration in Ihrem CRM System vorzunehmen:

CRM Konfiguration

In diesem Schritt nehmen Sie nun weitere Konfigurationen in Ihrem CRM System vor. Damit Sie die folgende Konfiguration vornehmen können ist es nötig, die mailworx Einstellungen Ihres CRM Systems anzuzeigen. Wählen Sie dazu in den "Einstellungen" - "Anpassungen" - "System anpassen" in der Liste der Entitäten die mailworx Einstellungen aus. Auf der rechten Seite finden Sie die "Bereiche, in denen diese Entität angezeigt wird". Setzen Sie hier die Option "Einstellungen" aktiv, speichern Sie die Entität und veröffentlichen Sie diese Änderung:

Nach einem Neustart des Browsers sehen Sie unter "Einstellungen" - "Erweiterungen" - "mailworx Einstellungen" nun die mailworx Einstellungen.

Geben Sie die mailworx Webservice URL und die mailworx CRM Webservice URL wie auf dem nachstehenden Screenshot ersichtlich ein.

Der "mailworx Benutzer" ist jener, mit dem die "mailworx Konfiguration - Teil 1" oben erstellt wurde. Dieser besitzt spezielle Berechigungen, die zum Übertragen der Daten vom CRM System nach mailworx benötigt werden.

Geben Sie im Anschluss noch das mailworx Passwort des zugehörigen Benutzers ein und den Aktivierungssschlüssel, den Sie erhalten haben.

Nachdem Sie die obigen Einstellungen gespeichert haben, erscheinen im Ribbon zwei neue Schaltflächen. "mailworx Integration prüfen" und "manuelle Synchronisation".

Klicken Sie auf "mailworx Integration prüfen" - diese Prüfung dauert cirka eine Minute und muss erfolgreich erledigt werden:


Nach erfolgreicher Prüfung klicken Sie auf "manuelle Synchronisation" - dabei werden die CRM Attribute nach mailworx synchronisiert:

Jetzt können Sie mit dem nächsten Schritt "mailworx Konfiguration - Teil 2" fortfahren.

mailworx Konfiguration - Teil 2

Im Folgenden konfigurieren Sie in mailworx die Unternehmenseinheiten und Feldzuordnungen. Gehen Sie dafür in mailworx in den Bereich "Verwaltung" - "Tools & Downloads":

Legen Sie zuerst im Reiter "Unternehmenseinheiten" eine Unternehmenseinheit an. Geben Sie einen Namen an und bestimmen Sie, wer als Besitzer der generierten Reaktionen (Klicks, Öffnungen) in Ihrem CRM System eingetragen wird. Klicken Sie anschließend auf "Speichern" (erst dann werden auch die Feldzuordnungen aktiviert):

Nachdem Sie gespeichert haben, sind nun die Buttons aktiv und Sie können die Feldzuordnungen konfigurieren:

Hinzufügen einer Feldzuordnung für den Typ "Kontakt":

Im Drop Down "CRM Feld" stehen Ihnen die Attribute aus Ihrem CRM System zur Verfügung (diese wurden durch die manuelle Synchronisation im Schritt "CRM Konfiguration" übertragen). Sie können hier einfache Felder (folgender Screenshot) oder auch verknüpfte Entitäten (2. Screenshot) mappen:

Hinweis: Das Übertragen der Daten für verknüpfte Entitäten funktioniert nur von Ihrem CRM System nach mailworx, nicht jedoch umgekehrt.

Weiters können Sie auch Einfachauswahlfelder mappen, wie in folgendem Screenshot ersichtlich ist:

Hinweis: Das Mapping von Mehrfachauswahlfeldern wird aktuell nicht unterstützt.

Übersicht Ihrer Feldzuordnungen:

Alle mailworx Abonnentenfelder die hier verwendet werden, werden mit den Daten aus Ihrem CRM laufend aktualisiert. Die Daten aller Abonnentenfelder die NICHT gemappt wurden, kommen weiterhin aus mailworx:

Hinweis: Führen Sie unbedingt ein Sprach-Mapping durch! Sonst werden alle Kontakte/Firmen/Leads mit der Standardsprache des mailworx Mandanten (meistens Deutsch) nach mailworx übertragen.

Alle Konfigurationen sind somit abgeschlossen - jetzt kann getestet werden!

Tests

Plugins aktivieren

Bevor Sie die ersten Tests in Ihrem CRM System durchführen können, müssen Sie noch die Plugins aktivieren. Unter "Einstellungen" - "Anpassungen" - "System anpassen" - "SDK-Nachrichtenverarbeitung" selektieren Sie alle Plugins von "Eworx.Mailworx" und aktivieren Sie:

Rollen zuweisen

Mit dem mailworx CRM Online Connector erhalten Sie zwei neue Sicherheitsrollen: "mailworx User" und "mailworx Administrator". Weisen Sie die Rolle "mailworx User" allen Benutzern zu, damit diese die volle Funktionalität des mailworx CRM Online Connectors nutzen können. Die Rolle "mailworx Administrator" sollte allen CRM Administratoren zugewiesen werden.

Marketingliste synchronisieren

Um Entitäten nach mailworx zu synchronisieren, fügen Sie diese zu einer Marketingliste hinzu und synchronisieren diese mit mailworx, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Ist die Liste noch nicht mit mailworx synchronisiert, haben Sie hier die Möglichkeit, dies zu ändern.

Bestätigen Sie die Abfrage mit "ja" und Ihre Entitäten werden übertragen.

Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn die Synchronisation bestätigt wurde:

Hinweis: Qualifizierte Leads werden von der Synchronisierung ausgenommen, um die Erstellung von Duplikaten in mailworx, die in späterer Folge wieder zusammengeführt werden müssen, zu verhindern.

Kampagnenaktivitäten verteilen

Verteilen Sie Ihre Kampagnenaktivitäten wie gewohnt, nutzen Sie dazu den Kanal "mailworx Kampagne". Danach geben Sie die erforderlichen Angaben an:

Aufgrund Ihrer Eingaben werden in mailworx eine Kampagne und eine Abonnentengruppe erstellt. Erstellen Sie jetzt in mailworx Ihren Newsletter und senden Sie ihn aus.

Je nach Konfiguration in mailworx dauert es einige Zeit, bis die Reaktionen (Klicks, Öffnungen, Rückläufer) ins CRM System zurück synchronisiert werden.

Reaktionen übertragen

Sobald das geschehen ist, sehen Sie in der Kampagne als auch bei der entsprechenden Entität die zugehörigen Reaktionen.

Abonnentengruppen & Abonnenten nach CRM synchronisieren

Abonnentengruppe von mailworx nach CRM synchronisieren

Damit die Synchronisation von mailworx nach CRM funktioniert, werden folgende Standard-Einstellungen in der CRM-Online-Konfigurationen vorgenommen:

Um eine Abonnentengruppe von mailworx nach CRM zu synchronisieren, wird für die entsprechende Gruppe in mailworx eine CRM-Synchronisation-Einstellung erstellt.

Hinweis:
Damit die Synchronisation funktioniert, muss der künftige Besitzer der Kontakte/Firmen/Leads in jenem Format angegegeben werden, mit dem sich dieser ansonsten im CRM System anmeldet.
Im Falle von CRM Online Systemen ist das meist eine E-Mail Adresse (z.B. benutzername@organisation.onmicrosoft.com), im Falle von CRM On-Premise Systemen ist das meist ein Domänenbenutzer, bei dem in mailworx auch die Domäne mitangegeben werden muss (z.B. DOMÄNE\benutzername).

Im CRM System werden dadurch Marketinglisten erstellt, die folgenden Namen haben: „Name der mailworx-Abonnentengruppe – Typ der mailworx-Abonnenten dieser Gruppe“.

Eine Abonnentengruppe in mailworx verweist auf maximal drei Marketinglisten im CRM (jeweils eine Marketingliste pro Typ). Eine Abonnentengruppe in mailworx kann Abonnenten mit verschiedenen CRM-Typen enthalten. Daher wird für jeden Typ eine eigene Marketingliste - mit dem jeweiligen Typen als Namenskennung - erstellt

Beispiel:

  • mailworx Abonnentengruppe – contact
  • mailworx Abonnentengruppe – lead
  • mailworx Abonnentengruppe – account

Die erstellte Marketingliste wird nach mailworx zurück sychronisiert, sofern die bidirektionale Synchronisation (automatische Verknüpfung von Marketinglisten & Abonnentengruppen) in der CRM Online Konfiguration in mailworx aktiviert ist, was standardmäßig der Fall ist.

Abonnenten von mailworx nach CRM synchronisieren

Um einen Abonnenten nach CRM zu synchronisieren, muss dieser in eine zu synchronisierende Abonnentengruppe hinzugefügt werden (siehe Abonnentengruppe von mailworx nach CRM synchronisieren).

Je nachdem was in der Konfiguration festgelegt ist, werden neue Kontakte, Firmen oder Leads im CRM angelegt und/oder bestehende Kontakte, Firmen oder Leads verknüpft und aktualisiert. Ob ein Abonnent im CRM bereits besteht, wird anhand der E-Mail Adresse geprüft. Existieren mehrere Kontakte, Firmen oder Leads mit der E-Mail Adresse des Abonnenten, so wird der am besten übereinstimmende Datensatz gesucht und mit dem Abonnenten verknüpft. Dies erfolgt in folgender Reihenfolge:

  1. Kontakt
  2. Firma
  3. Lead

Ist der beste übereinstimmende Datensatz deaktiviert, wird dieser durch den mailworx CRM Online Connector wieder reaktiviert, sofern die Option "Reaktivierung der Datensätze im CRM durchführen" in der CRM Online Konfiguration in mailworx aktiv ist.

Ausnahme: qualifizierte Leads werden von der Synchronisierung nach mailworx generell ausgenommen, um die Erstellung von Duplikaten zu verhindern. Qualifizierte Leads werden weiters niemals reaktiviert, sollte ein bestehender mailworx Abonnent durch dessen Übertragung ins CRM mit dem qualifizierten Lead verknüpft werden, egal wie die Option "Reaktivierung der Datensätze im CRM durchführen" konfiguriert ist.

Hinweis für Duplikate in mailworx: Werden aus mailworx zwei Abonnenten mit der gleichen Mailadresse (welche sich in der gleichen Abonnentengruppe befinden) nach CRM synchronisiert, so wird im CRM nur ein einziger Datensatz angelegt, sofern noch keiner mit dieser E-Mail Adresse vorhanden ist. Ob dieser neue Datensatz nun ein Kontakt, eine Firma oder ein Lead wird, wurde in den CRM-Synchronisation Einstellungen der Abonnentengruppe festgelegt. Die beiden Abonnenten in mailworx werden durch diesen Synchronisationsprozess zu einem einzigen Abonnenten zusammengeführt. Dadurch werden Duplikate in mailworx bereinigt.

Dieser mailworx-Abonnent wird der entsprechenden Marketingliste in CRM zugeordnet:

Es wird der Kontakt wieder nach mailworx synchronisiert, sofern die bidirektionale Synchronisation in der CRM Online Konfiguration in mailworx aktiviert ist, was standardmäßig der Fall ist. Grundsätzlich werden die Daten der Abonnenten mit den Daten der Entitäten im CRM nach dem letzten Änderungsdatum abgeglichen.