So verwalten Sie Ihre Empfänger in mailworx

Empfänger sind das wichtigste Gut für erfolgreiches Newsletter Marketing. Als Empfänger bezeichnet man im E-Mail Marketing jene Kontakte, an die Sie Ihren Newsletter senden. Die entsprechenden Informationen über Ihre Abonnenten werden direkt in der Empfängerdatenbank gespeichert sowie verwaltet. In diesem Whitepaper haben wir die wichtigsten Dinge für Sie zusammengefasst, welche zur Verwaltung von Empfängern hilfreich sind.

 

Ihre Fragen - unsere Antworten

Wo finde ich die Empfänger meiner Datenbank in mailworx?

Welche Informationen bekomme ich in der Übersicht eines Empfängers?

Was sind Metadaten und worüber informieren sie mich?

Was versteht man unter einem abgemeldeten Empfängern?

Welche Bedeutung hat das Feld "Double-Opt-In Status"?

Was ist der Unterschied zwischen personenbezogenem und anonymem Tracking?

Was bedeutet der Status "aktiviert" bzw. "deaktiviert"?

Wie kann ich zusätzliche Informationen zu meinen Empfängern speichern?

Wie können Empfänger in mailworx hinzugefügt oder aktualisiert werden?

Was ist beim Löschen von Empfängern zu beachten?


 

Wo finde ich die Empfänger meiner Datenbank in mailworx?

Damit Sie einen Überblick über Ihren aktuellen Abonnentenstamm bekommen, wechseln Sie in mailworx über die Navigation zum Menüpunkt Empfänger. In dem Dashboard bekommen Sie direkt einen Überblick zu den wichtigsten Informationen Ihrer Empfänger - alle Details dazu haben wir im Whitepaper Empfänger Dashboard zusammengefasst. In dieser Anleitung konzentrieren wir uns aber auf die Empfängerliste.

Möchten Sie die entsprechende Auswertung gerne für eine bestimmte Zielgruppe ansehen? Kein Problem. Wählen Sie dazu einfach unter dem Punkt "Empfängerliste" die gewünschte Gruppe aus und die Daten aktualisieren sich automatisch.

Über den Button "Empfänger anzeigen" kommen Sie außerdem zu einer übersichtlichen Empfängerliste, in der Sie Ihren Abonnentenstamm durchsuchen und entsprechende Empfänger bearbeiten können.

 

Welche Informationen bekomme ich in der Übersicht eines Empfängers?

Haben Sie die Empfängerliste Ihres mailworx Accounts geöffnet, können Sie ganz einfach einen neuen Abonnenten hinzufügen oder einen bestehenden Abonnenten bearbeiten. Nutzen Sie dazu den Button "Neuen Empfänger hinzufügen" oder direkt in der Liste den Button "Bearbeiten".

Existiert der Empfänger bereits, gelangen Sie in die Übersicht Ihres Kontaktes. Im ersten Tab bekommen Sie einen konkreten Einblick in die Metadaten sowie Statistik des entsprechenden Empfängers.

Empfängerdaten
Sie sehen auf einen Blick die wichtigsten Stammdaten Ihres Empfängers inklusive der Information, ob es sich beim Kontakt um einen effektiven Abonnenten handelt oder nicht.

Metadaten
Die ausgewiesenen Metadaten geben Ihnen einen entsprechenden Überblick über die dokumentierten Versand-Informationen Ihres Abonnenten.

Statistik
Zusätzlich werden in der Übersicht diverse Statistik-Werte ausgegeben. Neben der Anzahl an empfangenen Kampagnen wird Ihnen gezeigt, wie aktiv mit Ihren Mailings interagiert wird und wann die letzte Aktivität stattgefunden hat.

Aktionen
Direkt aus der Übersicht heraus können Sie den Abonnenten einer Zielgruppe zuordnen, die aktuellen Zielgruppen des Empfängers ermitteln, den Double-Opt-In Prozess anstoßen oder eine E-Mail Kampagne senden.

 

Was sind Metadaten und worüber informieren sie mich?

Im Grunde genommen sind Metadaten strukturierte Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Angewendet auf Ihre Empfänger handelt es sich um wichtige Details zu Ihren gespeicherten Kontakten. Im Reiter "Übersicht" haben Sie bereits einen ersten Eindruck der entsprechenden Metadaten Ihres Abonnenten bekommen. Klicken Sie in diesem Bereich auf "mehr" oder wechseln Sie in den Reiter "Metadaten", bekommen Sie weitere Einblicke.

 

Was versteht man unter einem abgemeldeten Empfänger?

Möchte ein Empfänger Ihren Newsletter nicht länger erhalten, hat er die Möglichkeit, sich direkt im Mailing über die Abmelden-Schaltfläche abzumelden. Klickt ein Abonnent darauf, wird diese Information in mailworx direkt beim Empfänger hinterlegt - dazu finden Sie ein Ja/Nein Feld in den Metadaten.

Ist ein Empfänger abgemeldet, wird dieser vom Versand des Newsletters ausgeschlossen und nicht wieder beschickt. Verwenden Sie die DSGVO-konforme Abmeldung von mailworx, so werden abgemeldete Empfänger auch direkt aus Ihrer Empfängerdatenbank gelöscht.

 

Welche Bedeutung hat das Feld "Double-Opt-In Status"?

Der Double-Opt-In Status in mailworx dokumentiert, ob die Einwilligung zum Versand Ihrer Newsletter durch den Double-Opt-In Prozess von mailworx eingeholt wurde oder ob die Einwilligung extern dokumentiert beziehungsweise unbekannt ist. Mehr Informationen über den Double-Opt-In Status erhalten Sie in diesem Whitepaper.

 

Was ist der Unterschied zwischen personenbezogenem und anonymem Tracking?

mailworx bietet Ihnen die Möglichkeit, auf ein anonymes Tracking umzustellen. Sie können einerseits selbst entscheiden, ob die gesamte Statistik in Ihrem Newsletter System anonymisiert werden soll oder Sie lassen Ihre Empfänger über die Aufzeichnung ihrer Aktivitäten entscheiden. Das Feld "Tracking Typ" steht Ihnen für die entsprechende Dokumentation zur Verfügung.

 

Was bedeutet der Status "aktiviert" bzw. "deaktiviert"?

Das Metadaten-Feld "E-Mail Status" ist ein weiterer Faktor für den Versand an Ihre Empfänger. Hat ein Abonnent den Status "aktiv", steht dem effektiven Empfang nur noch das Angemeldet-Feld sowie der Double-Opt-In Status im Wege. Fallen beide Felder ebenfalls positiv aus und ist der Abonnent in der ausgewählten Zielgruppe, so wird der Newsletter an den Empfänger gesendet.

Wird beim E-Mail Status der Button "Deaktiviert" geklickt, erhält der Abonnent den Status "manuell deaktiviert" und wird nicht mehr beschickt. Über den Button "Reaktivieren" kann der Abonnent wieder aktiviert werden. Die Möglichkeit, Empfänger manuell zu deaktivieren ist in folgenden Situationen sinnvoll:

  • Nach Auflösung der Kundenbeziehung möchten Sie betroffenen Personen keinen Newsletter mehr senden. Damit diese beim Versand ausgeschlossen werden, sollten sie deaktiviert werden bevor Sie sie irgendwann vollkommen aus Ihrer Empfängerdatenbank löschen.
  • mailworx erkennt eventuelle Rückläufer schon bevor Sie einen Newsletter an die Adresse senden. Dadurch können Sie möglicherweise einige Rückläufer bereits vorab deaktivieren.

Für den Fall, dass Ihre Mailings nicht zustellbar sind, gibt es in mailworx den Status "automatisch deaktiviert". Wird ein Rückläufer - auch als Bounce bezeichnet - geliefert, weil das E-Mail nicht zustellbar ist, werden Abonnenten automatisch von mailworx deaktiviert und somit vom Newsletter Versand ausgeschlossen. Mehr zum Thema Bounce-Management haben wir in diesem Whitepaper für Sie zusammengefasst.

 

Wie kann ich zusätzliche Informationen zu meinen Empfängern speichern?

Selbstverständlich können Sie auch zusätzliche Informationen bei Ihren Empfängern in der Datenbank speichern - Sie müssen nur Platz dafür schaffen. Dieser Platz wird durch das anlegen von Empfängerfeldern zur Verfügung gestellt. Sie können individuell definieren, welche Felder Sie den Standard-Feldern von mailworx ergänzen möchten. Neben den klassischen Stammdaten haben Sie also auch die Möglichkeit, Ihre Daten zum entsprechenden Abonnenten in mailworx zu speichern und für Ihre Kampagnen zu verwenden. Zur besseren Übersicht können Sie dabei auch direkt mit unterschiedlichen Reitern arbeiten. Weitere Informationen zur Erstellung sowie Verwaltung von Empfängerfeldern finden Sie in diesem Whitepaper.

 

Wie können Empfänger in mailworx hinzugefügt oder aktualisiert werden?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Empfänger in mailworx hinzufügen beziehungsweise die bestehenden Daten mit zusätzlichen Informationen anreichern oder aktualisieren können. Diese werden im Folgenden näher beschrieben.

Manuell

Sie können entweder direkt im Empfänger Dashboard oder über die Empfängerliste einen neuen Kontakt hinzufügen. Verwenden Sie dazu den Button "Neuen Empfänger hinzufügen".

Jeder bereits bestehende Abonnent kann durch einen Klick auf "Bearbeiten" aktualisiert beziehungsweise ergänzt werden. Vergessen Sie nicht, Ihre neuen Informationen zu speichern. War die Aktualisierung erfolgreich, erscheint rechts unten eine Meldung als Bestätigung.

Import

Unter Empfänger - Import können CSV- sowie XML-Dateien importiert werden. Bei jedem Import muss sinnvollerweise ein Duplikatskriterium festgelegt werden. Anhand dieses Kriteriums oder Schlüssels wird bestimmt, ob ein Abonnent in mailworx bereits vorhanden ist oder neu angelegt werden muss. Da sich im E-Mail Marketing vor allem alles um E-Mail Adressen handelt, empfehlen wir an dieser Stelle auch, diese zum Abgleich der Empfänger zu verwenden.

In den allgemeinen Einstellungen für den Import kann bestimmt werden, ob bestehende Abonnenten aktualisiert werden sollen. Anhand des Duplikatskriteriums wird der jeweilige Empfänger identifiziert und mit zusätzlichen Daten aus der Import Datei angereichert.

Mehr über die wichtige Funktionalität des intuitiven Imports in mailworx finden Sie in diesem Whitepaper.

Formular

Erstellen Sie Ihr entsprechendes Formular im mailworx Formular Editor. Dieses können Sie im nächsten Schritt auch direkt auf Ihrer Website einbinden und zur Generierung von neuen Empfängern verwenden. Füllt ein Besucher, der noch nicht für den Newsletter angemeldet ist, das Formular aus und sendet dieses ab, wird in mailworx automatisch ein neuer Abonnent mit den entsprechenden Daten angelegt.

Sendet ein bestehender Empfänger das Formular ab, wird grundsätzlich anhand der E-Mail Adresse abgeglichen, ob der Abonnent bereits in Ihrer Datenbank ist. Sie können in Ihrem mailworx Formular individuell festlegen, wie die Daten abgeglichen werden sollen und wie die entsprechende Aktualisierung Ihrer Empfänger aussehen soll.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Whitepaper zum mailworx Formular Editor.

 

Was ist beim Löschen von Empfängern zu beachten?

Das Löschen von Empfängern bringt einige Konsequenzen mit sich. Seien Sie sich über folgende Punkte bewusst, wenn Sie vorhaben, Abonnenten aus Ihrer Empfängerliste zu löschen:

  • Die gelöschten Empfänger können nicht wiederhergestellt werden.
  • Bei der Kampagnen-Statistik geht der Personenbezug verloren.
  • Die Statistik der Empfänger wird ebenfalls gelöscht.

Durch das Löschen von Empfängern gehen auch die entsprechenden Metadaten verloren. Haben Sie vor, gelöschte Abonnenten später wieder zu importieren, achten Sie darauf, auch die Information über eine Abmeldung zu sichern. Stellen Sie sicher, dass diese wieder als "abgemeldet" importiert werden, damit sie nicht beschickt werden.

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