Wofür eignet sich die Importfunktion?

Die mailworx Importfunktion eignet sich im Wesentlichen für drei unterschiedliche Fälle und ist sehr einfach sowie intuitiv durchführbar.

Import von Newsletter Abonnenten

Die erste Funktion beinhaltet das Importieren neuer Abonnenten aus bereits bestehenden Kontaktlisten. Besonders komfortabel lassen sich somit auch große Datenmengen einfach uploaden.

Aktualisierung von Abonnentenfeldern

Möchten Sie beispielsweise eine Vielzahl an Aktualisierungen an bereits hochgeladenen Datensätzen vornehmen, so eignet sich auch hier die Importfunktion um dies möglichst schnell und einfach umzusetzen.

Erstellung von Abonnentengruppen

Die Importfunktion bietet weiters die Möglichkeit statische Abonnentengruppen zu erstellen. Das heißt Sie müssen im Weiteren die importierten Newsletter Kontakte nicht manuell zu Abonnentengruppen zuweisen.  Weitere Informationen zum Thema Abonnentengruppen finden sie im Whitepaper Abonnentengruppen.

 

Wie erstelle ich eine CSV-Datei?

Ihre Adressdatei sollte beim Import entweder im CSV-Format (Comma Separated Values) oder im XML Format vorliegen. Um eine CSV-Datei zu erhalten, wird die Datei einfach in Excel geöffnet und in diesem Format abgespeichert:

Wenn die CSV-Datei in Excel eine "ordentliche" tabellarische Darstellung aufweist, kann die Datei einfach in mailworx importiert werden. Es ist nicht erforderlich , dass die Spalten in Excel eine besondere Beschriftung erhalten, da mailworx die Feldzuordnung während des Imports abfragt. Wichtig ist nur die Überschriften in den Spalten zu vergeben, da Zeilenüberschriften nicht erkannt werden.

Hinweis: Für jede Spalte aus der Daten aus Ihrer CSV-Datei importiert werden sollen, muss ein korrespondierendes Abonnentenfeld in mailworx existieren. Die Datenbank von mailworx ist erweiterbar und die Abonnentenfelder können ganz einfach unter Verwaltung / Abonnentenfelder ergänzt werden.

 

Welche Einstellungsmöglichkeiten gibt es beim mailworx Import?

Es gibt viele unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten, damit Sie Ihren Import so effizient wie möglich gestalten können. Wir stellen Ihnen in unserem Newsletter Tutorial die wichtigsten darunter vor.

 

Was sind die empfohlenen Einstellungen für einen Import?

Bei einem neuen Import werden Ihnen folgende Standardeinstellungen vorgeschlagen. Für eine Vielzahl an Importszenarien sind diese passend, jedoch können sie gerne nach Ihren Wünschen angepasst werden.

Zeichensatz
Die Einstellungen des Zeichensatzes ist wichtig für die korrekte Übernahme von diversen Sonderzeichen aus der CSV Datei. mailworx analysiert den Zeichensatz Ihrer Datei so gut wie möglich und wählt diesen vorab für Sie aus. Sollten Sonderzeichen dennoch als Fragezeichen angezeigt werden, finden Sie hier eine Anleitung zur Behebung dieses Fehlers.

Sprache
Haben Sie Abonnenten einer einzigen Sprache in Ihrer Newsletter-Abonnentenliste, so können Sie bei den Standardeinstellung schon im Systemfeld die jeweilige Sprache wählen. Es ist also nicht notwendig eine eigene Spalte mit den Sprachzuweisungen in Ihre CSV-Datei hinzuzufügen. Möchten Sie jedoch eine Liste von Abonnenten mit verschiedenen Sprachen importieren, finden Sie hier die Anleitung dazu.

 

Warum sollten importierte Abonnenten einer Abonnentengruppe zugewiesen werden und wie gehe ich dabei vor?

Die Zuweisung eines Imports zu einer Abonnentengruppe ist für die anschließende zielgruppenorientierte Verwendung der Kontakte hilfreich, da dies im Späteren nicht manuell gemacht werden muss. Sie haben die Möglichkeit eine neue Abonnentengruppe zu erstellen oder die neuen Abonnenten einer bestehenden Abonnentengruppe zuzuordnen. Wenn Sie eine vorhandene Abonnentengruppe wählen, werden bereits vorhandene Kontakte aktualisiert, sofern es neue Daten gibt.

 

Worauf muss ich achten, wenn verschiedensprachige Personen in meiner Abonnentenliste sind?

Wenn sich in Ihrer Importliste Personen mit verschiedenen Sprachen befinden, ist es notwendig in der CSV-Datei eine separate Spalte mit einem Kürzel für die jeweilige Sprache anzulegen. Diese können Sie anschließend wie auch bei den anderen Abonnentenfeldwerte, den jeweiligen Abonnentenfeldwerten aus mailworx zuordnen. Voraussetzung dafür ist, dass die Sprache für den jeweiligen Mandanten freigeschaltet ist.

Hinweis: Für die Speicherung der Sprache müssen Sie kein eigenes Abonnentenfeld anlegen, da dies in mailworx bereits ein Systemfeld ist.

Hier ist ein Beispiel wie Ihre CSV-Datei aussehen könnte:

Beim Import sollten Sie dann darauf achten, dass bei den allgemeinen Einstellungen der Wert "Sprache ist in der Datei vorhanden" gewählt wurde.

mailworx bietet Ihnen anschließend die Möglichkeit Ihre Spaltenwerte den Abonnentenfeldwerten von mailworx zuzuweisen.

 

Wie formatiere ich Telefonnummern richtig?

Sie haben zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Telefonnummern in Excel formatieren können.

Variante 1
Mit Ländervorwahl formatiert als Zahl und ohne Dezimalstelle.
Dazu tragen Sie die Nummer z.B. so 43501212200 in die Excel Zelle und wählen als Zellenformat den Wert Zahl aus.

Variante 2
Ohne Ländervorwahl formatiert als Text. Die Vorwahl muss anschließend in mailworx definiert werden.
Tragen Sie die Nummer z.B. so 0501212200 in die Excel Zelle und wählen Sie als Zellenformat den Wert Text aus.

 

Was passiert, wenn "in mehrere Mandanten importieren" aktiv gesetzt ist?

Ist das Feld "in mehrere Mandanten importieren" aktiviert, so werden die von Ihnen importierten Abonnenten für alle Ihre Mandanten sichtbar. Sie sollten je nach der Situation in Ihrem Unternehmen entscheiden, ob es für Sie sinnvoll ist, die Abonnenten jedem Mandanten Ihres Unternehmens, mit den exakt gleichen Einstellungen, zur Verfügung zu stellen. Dies würde nur Sinn machen wenn für beide Mandanten die Daten genau gleich aussehen sollen. Grundsätzlich ist es oft hilfreich die Importe für einen Mandanten vorzunehmen, da dieser auch die Abonnentenfelder anders gesetzt haben könnte als ein wiederum anderer Mandant. Somit ist eine saubere Datentrennung gewährleistet.

 

Wie nehme ich bei einem Import die Feldzuweisung vor?

Sie sehen hier in der linken Spalte sämtliche Felder Ihrer CSV Datei und in der rechten Spalte jene Felder, welche Sie als Abonnentenfelder in mailworx angelegt haben. Spaltenbezeichnungen, die mit den Abonnentenfeldnamen von mailworx übereinstimmen, werden automatisch zugeordnet und sind im oberen Bereich ersichtlich. Spalten, die noch keine Zuordnung haben, sind weiter unten mit einem grauen Fragezeichen davor ersichtlich. Sie können diese Spalten durch einfaches Drag & Drop zuordnen.

 

Was bewirkt das Setzen eines Duplikatskriteriums?

Bei jedem Import muss ein Duplikatskriterium festgelegt werden. Anhand dieses Kriteriums oder Schlüssels wird bestimmt, ob ein Abonnent in mailworx schon vorhanden ist, oder neu angelegt werden muss.

Um die Mehrfachbesendung von Abonnenten zu vermeiden, sollte idealerweise die E-Mail-Adresse als Duplikatskriterium verwendet werden. So ist sichergestellt, dass es jede E-Mail-Adresse in mailworx nur einmal gibt.

Bei jenem Feld, das als Duplikatskriterium für den Import ausgewählt ist, ist der grüne Schlüssel aktiv.

Zusätzlich zur E-Mail Adresse eignen sich z.B. auch Vor- oder Nachname als Duplikatskriterium. Ein verbreitetes Anwendungsbeispiel ist die allgemeine office-Adresse, die von verschiedenen Personen im Unternehmen als E-Mail-Adresse angegeben wird.

Wenn man in diesem Fall nur die E-Mail-Adresse als Duplikatskriterium verwendet, werden die Daten der einzelnen Personen durch einen Import überschrieben. Das lässt sich verhindern – durch ein weiteres Duplikatskriterium. Der Schlüssel wird also sowohl bei der E-Mail-Adresse als auch bei einem weiteren Feld z.B. dem Nachnamen gesetzt.

Aber Vorsicht! Vergessen Sie beim Import nicht darauf, alle Duplikatskriterien, durch das Setzen des grünen Schlüssels, auszuwählen, damit kein Durcheinander in Ihrer Abonnentendatenbank entsteht!

In der Regel ist es jedoch ausreichend die E-Mail Adresse als Duplikatskritierum zu verwenden.

Es besteht die Möglichkeit Duplikate anschließend zu bereinigen, also beim Versand zu entscheiden, ob man Mehrfachbesendungen bei mehrfach vorkommenden E-Mail Adressen erlaubt.

 

Wie erfolgt die Wertzuweisung beim Import?

Wie auch bei der Feldzuweisung, werden auch bei der Wertzuweisung Felder mit dem gleichen Namen, einander automatisch zugeordnet. Wollen Sie beispielsweise einer leeren Zelle aus Ihrer CSV Datei den Abonnentenfeld-Wert Nein zuweisen, so können Sie dies einfach durch Drag & Drop durchführen. Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Spaltenwerte einem Wert in mailworx zuzuordnen.

 

Wie kann ich fehlerhafte oder doppelte Daten nach dem Import bereinigen?

Das Bereinigen fehlerhafter Datensätze kann direkt über die entsprechenden Links in der Ergebnisliste gemacht werden. Indem Sie auf das Excel-Symbol klicken laden Sie die CSV Datei herunter. Diese können Sie nun entsprechend korrigieren und anschießend neu importieren.

 

Wie sehe ich ob gerade ein Importvorgang läuft?

Beim Start eines Imports wird Ihnen sofort angezeigt, ob in diesem Mandanten gerade ein Import läuft. Während ein Import läuft, sollte man im selben Mandanten keinen zweiten Import starten - sondern erst wieder, wenn der aktuell laufende Import fertig ist.

 

Gibt es eine Übersicht der letzten Importe?

Auf der Import Startseite sind die letzten 10 Importe übersichtlich angeführt. Dabei wird auch der genaue Zeitpunkt der Durchführung angezeigt. Wenn Sie auf einen der letzten Importe klicken, können Sie das Import Ergebnis nochmal abrufen.

 

Ist es möglich den Import zu beschleunigen?

Sie haben die Möglichkeit einen Import anhand einer Vorlage durchzuführen. Dazu speichern Sie einen zuvor durchgeführten Import als Vorlage ab. Sie können diese Vorlage anschließend bei einem neuen Import verwenden und somit viel Zeit einsparen.

 

Wie kann ich eine Importvorlage erstellen?

Geben Sie Ihrem Import, bevor Sie diesen starten einen aussagekräftigen Namen und führen Sie den Import wie oben beschrieben fort.

 

Wo finde ich meine bestehenden Importvorlagen?

Für Ihren nächsten Import können Sie bereits auf diese bestehende Importvorlage zurückgreifen. Hier finden Sie dann eine Auflistung aller bestehenden Importvorlagen.

 

Wo kann ich die Infos meiner Importvorlage ansehen?

Bei einem Klick auf das Informationszeichen finden Sie alle Details Ihrer Importvorlage.

Eine weitere Möglichkeit wäre es, Ihren Import ganz automatisiert über die Bühne zu bringen, erfahren Sie alle Informationen dazu im Whitepaper Automatisierter Import.

Einen großen Vorteil bringt auch die Verwendung des mailworx CRM Online Connectors. Dieser sorgt für eine duplikatsfreie Synchronisation zwischen mailworx und Microsoft Dynamics CRM Systemen. Dadurch lassen sich wertvolle Ressourcen sparen und ein optimierter Informationsfluss ist garantiert.

Hinweis: Vergewissern Sie sich aber bitte, dass die Feldzuordnung bei einem späteren Import mit der der Vorlage übereinstimmt.

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