EU-DSGVO: Wir sind perfekt darauf vorbereitet! Mehr Informationen >

Verwaltung von doppelten Abonnenten

 

Ihre Frage wurde nicht beantwortet?
Das holen wir gerne nach!

 

Frage stellen

 

Warum sollten Duplikate bereinigt werden?

 

Grundlage für einen erfolgreichen Newsletter-Versand und somit auch gute Zustellraten sind qualitativ hochwertige Daten der Newsletter-Empfänger. Da Ihre Abonnentendatenbank wächst und sich laufend verändert, müssen die Daten auch kontinuierlich gewartet und bei Bedarf bereinigt werden.

 

Wie funktioniert die Duplikatserkennung und Datenbereinigung in mailworx?

 

Niemand will die gleiche Nachricht zwei-, drei- oder viermal zugesendet bekommen. Um das zu vermeiden, sucht mailworx nach möglichen Duplikaten in Ihren Abonnenten-Daten und überlässt Ihnen die Entscheidung, was damit zu tun ist.

mailworx verwendet eine intelligente Duplikatssuche: Wird in Ihrer Abonnenten-Datenbank eine E-Mail Adresse oder die Kombination aus Vorname und Nachname mehrfach gefunden, zeigt Ihnen mailworx diesen Abonnenten im Wartungsbereich an.

Diese Überprüfung erfolgt automatisch im Hintergrund, wenn neue Kontakte in die Datenbank gelangen (z.B. durch einen Import oder Registrierungen von neuen Newsletter-Empfängern) oder Daten geändert werden. Bei der Datenbereinigung haben Sie anschließend verschiedene Optionen.

Sie können die Duplikate zusammenführen - also z.B. aus zwei Kontakten, die dieselbe E-Mail-Adresse haben, einen Kontakt machen. Sie können aber auch entscheiden, dass die beiden Datensätze kein Duplikat sind und diese aus der Duplikats-Prüfung von mailworx künftig ausgeschlossen werden sollen, damit Sie mailworx nicht mehr darauf hinweist.

 

Wo sehe ich, wie viele Duplikate in meinem Abonnentenstamm sind?

 

Ob es potentielle (neue) Duplikate in Ihrer Abonnentendatenbank gibt, sehen Sie sofort nachdem Sie sich in Ihren mailworx Mandanten eingeloggt haben. Am Startbildschirm gibt ein übersichtliches Dashboard, das Sie auf mögliche Duplikate, leere E-Mail Adressen oder Abonnenten mit ungültiger E-Mail Adresse hinweist.

Wenn Sie hier auf "Duplikate" klicken, kommen Sie in den entsprechenden Bereich der Wartung. Ein anderer Weg führt über die Haupt-Navigation: Abonnenten / Wartung.

Ob es sich bei den ausgewiesenen Abonnenten tatsächlich um Duplikate handelt, können Sie allerdings erst nach näherer Prüfung feststellen. mailworx weist sowohl doppelt vorkommende E-Mail Adressen, als auch gleiche Vor-/Nachname-Kombinationen aus. Vor allem im zweiten Fall kann es häufiger vorkommen, dass es sich dabei dennoch um unterschiedliche Personen handelt.

Duplikate im Abonnentenstamm erkennen
 

Wie kommen doppelte Werte ins System und wie lassen sich Duplikate vermeiden?

 

Duplikatskriterium & Duplikatsübersicht beim Import

Wenn Sie Daten in mailworx importieren, verlangt mailworx mindestens ein Duplikatskriterium. Die E-Mail Adresse muss immer ein solches Duplikatskriterium sein, denn in der Regel kann man sie eindeutig einem Abonnenten zuordnen. Wenn Sie importieren, muss die E-Mail Adresse also immer in einer Spalte der Importdatei vorkommen.

Duplikate aus E-Mail Adressen können dann entstehen, wenn in der Datei allgemeine E-Mailadressen (office@..., info@..., kontakt@...) vorkommen, die bei mehreren Ihrer Ansprechpartner hinterlegt sind. Besser ist es natürlich, eindeutige E-Mail Adressen zu verwenden, die es nur einmal gibt. Manchmal lässt es sich aber nicht vermeiden, dass auch solche E-Mail Adressen verwendet werden müssen. In diesem Fall weist sie mailworx nach dem Import in der Import-Übersicht darauf hin, dass in der Datei Duplikate vorhanden waren. Dabei wird auf das ausgewählte Duplikatskriterium geprüft.

 

Duplikatsprüfung bei der manuellen Anlage von Abonnenten

Wenn Sie Abonnenten manuell anlegen, erhalten Sie einen Warnhinweis, sobald Sie eine E-Mail Adresse eingeben, die bereits einem anderen Abonnenten zugeordnet ist (inkl. Verlinkung zum relevanten Datensatz).

ACHTUNG: Sie können den neuen Abonnenten trotzdem speichern. Beachten Sie immer die Warnhinweise, denn Sie helfen Ihnen dabei, Ihren Datenbestand sauber zu halten.

 

Funktionen zur Duplikatsvermeidung bei Formularen

Formulare werden im Großteil der Anwendungsfälle von den Abonnenten selbst ausgefüllt. Hier können Duplikate am leichtesten ins System gelangen. Deshalb sollten Sie bei der Datenwartung diesen Bereich immer im Auge behalten.

mailworx stellt für Formulare gleich mehrere Funktionen zur Verfügung, die verhindern, dass doppelte Werte ins System gelangen, bzw. Daten versehentlich überschrieben werden.

  • Formulare aus dem Newsletter verlinken
    Wenn Sie ein Formular aus dem Newsletter verlinken, ist das verlinkte Formular eindeutig diesem Abonnenten zugeordnet.

    Tipp: Es kann vorkommen, dass z.B. eine Einladung weitergeleitet wird oder an eine allgemeine office-Email Adresse geht. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie wichtige Informationen wie Vor-/Nachname und E-Mail Adresse als Abonnentenfelder oben im Formular als sichtbare aber nicht bearbeitbare Felder einfügen.

    Bieten Sie darüber hinaus die Möglichkeit, sich auf eine andere Weise zur Veranstaltung anzumelden.

    Beispiel: Sie sind nicht Max Mustermann? Melden Sie sich per E-Mail zu unserer Veranstaltung an oder verwenden Sie den folgenden Link.

  • Das Formular wird in eine Webseite eingebunden
    In diesem Fall haben Sie die Option, dass dem Abonnenten ein Fehler angezeigt wird, wenn er sich mit einer E-Mail Adresse zweimal registriert.

    Es kann aber auch berechtigte Gründe dafür geben, dass ein Abonnent mehrmals seine Daten in Formularen angibt - denken Sie an die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten von Formularen, wie Kontaktformular, Newsletter-Anmeldung oder ein Online-Anmeldeformular für eine Veranstaltung. In diesem Fall sind die beiden unten beschriebenen Funktionen hilfreich.

  • Abonnentendaten aktualisieren
    Bis auf wenige Ausnahmen, sollten Sie bei Formularen immer diese Form des Abgleichs von Abonnentendaten verwenden. Dann werden beim Abschicken des Formulars die eingegebenen Daten mit dem Abonnentenstamm abgeglichen, anhand der E-Mail Adresse verglichen und bereits bestehende Abonnenten werden aktualisiert.

    Bei der zweiten wählbaren Abgleichsform, werden immer neue Abonnenten erstellt, wodurch automatisch Duplikate entstehen. Hinterfragen Sie, ob die Neuanlage wirklich erforderlich ist und falls ja, überlegen Sie sich bereits im Vorhinein, wie Sie mit dem doppelten Werten später umgehen wollen.

  • Felder konfigurieren und Wertänderung für bestehende Abonnenten ignorieren
    Wenn Sie verhindern wollen, dass wesentliche Daten durch die Eingaben des Abonnenten überschrieben werden, können Sie einzelne Felder des Formulars so konfigurieren, dass die Werte darin nicht geändert werden, wenn es schon Daten von diesem Abonnenten gibt.
 

Wie bereinige ich Duplikate richtig - was ist zu beachten?

 

Um alle verfügbaren Informationen zu einem möglichen Duplikat einzusehen, klicken Sie in der Liste (Abonnenten / Wartung) beim jeweiligen Abonnenten auf den Button "Bearbeiten".

Nun erhalten Sie eine Detailansicht von allen Datensätzen, die diesem Abonnenten aufgrund einer Vor-/Nachname-Kombination ähnlich sind oder die gleiche E-Mail Adresse aufweisen. Rechts davon finden Sie in den Spalten alle Abonnentenfelder, die in Ihrer Datenbank vorhanden sind und die zugewiesenen Werte für die aufgelisteten Abonnenten.

Dadurch soll Ihnen die Entscheidung erleichtert werden, ob es sich hier tatsächlich um Duplikate handelt bzw. welche Daten beibehalten oder zusammengeführt werden sollen.

WICHTIGER HINWEIS: Um das Duplikat richtig zu bereinigen, ist es extrem wichtig, dass für jeden Datensatz in der Liste eine Aktion ausgeführt wird - entweder "Ausgewählte beibehalten" oder "Ausgewählte zusammenführen" - nur dann wird das Duplikat richtig aufgelöst und erscheint nicht mehr in der Liste der möglichen Duplikate.

 

Was nützen die unterschiedlichen Anzeigeeinstellungen?

 

In der Liste aller möglichen Duplikate gibt es auch ein Drop-Down-Menü "Anzeigeeinstellungen" mit folgenden Optionen. Wir möchten für Sie kurz zusammenfassen, wofür die Funktion gedacht ist und worauf Sie dabei achten sollten.

  • Überprüfung auf Basis der E-Mail Adresse
    Gibt nur Duplikate mit gleicher E-Mail Adresse aus.

  • Überprüfung auf Basis der Vor-Nachname-Kombination
    Abonnenten mit gleichen Vor- und Nachname Kombinationen werden als Duplikat erkannt.

    (Eine dieser ersten beiden Optionen muss immer ausgewählt werden)

  • Deaktivierte Abonnenten ausblenden
    Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden deaktivierte Abonnenten in der Liste nicht angezeigt. Wenn Sie Ihre Duplikate aber wirklich sauber bereinigen möchten, sollten Sie auch deaktivierte Abonnenten berücksichtigen - denn diese sollten idealerweise mit dem aktiven Kontakt (wenn vorhanden) zusammengeführt werden.

  • Überprüfung auf Basis der Sprache
    Diese Anzeigeeinstellung ist nur dann wichtig, wenn es in Ihrem Mandanten Abonnenten unterschiedlicher Sprachen gibt. Wenn die Checkbox aktiviert ist, werden Abonnenten unterschiedlicher Sprache, die aber z.B. die gleiche E-Mail Adresse haben, nicht in der Liste angezeigt.

Tipp: Wir empfehlen die Aktivierung der Überprüfung auf Basis der E-Mail Adresse und für mehrsprachige Mandanten die zusätzliche Aktivierung auf Basis der Sprache.

 

Was passiert, wenn man Datensätze mit doppelten Werten zusammenführt?

 

Bei der Zusammenführung von zwei oder mehreren Datensätzen müssen Sie sich entscheiden, welche Werte von Abonnentenfeldern für den verbleibenden Abonnenten gelten (sofern es hier unterschiedliche Angaben gibt).

 

Wofür ist die Funktion "Duplikat beibehalten" gedacht?

 

Speziell bei Vor-/Nachname Kombinationen ist eine Aussage, ob es sich tatsächlich um ein Duplikat handelt, häufig nicht möglicht. Das zeigt auch unser Screenshot oben deutlich. Vor- und Nachname stimmen bei allen vier Varianten überein, jedoch handelt es sich jedesmal um eine andere E-Mail Adresse. In der Regel muss man hier davon ausgehen, dass es sich um zwei unterschiedliche Abonnenten handelt.

In diesem Fall erscheint es sinnvoll, die Duplikate beizubehalten.

 

Sollte man doppelt vorkommende E-Mail Adressen einfach deaktivieren?

 

Im Wartungsbereich gibt es auch einen Button "Doppelt vorkommende E-Mail Adressen deaktivieren". Verwenden Sie diesen Button nicht, wenn Sie sich nicht absolut sicher sind, dass Sie damit keine Empfänger deaktivieren, die Ihren Newsletter vielleicht doch erhalten wollen.

Bei dieser Funktion können Sie nicht selbst entscheiden, welche der Abonnenten, die dieselbe E-Mail Adresse haben, beibehalten werden sollen. Es wird zufällig einer dieser Abonnenten ausgewählt und die Daten werden nicht zusammengeführt. Außerdem ist es im Nachhinein schwer nachvollziehbar, welche Abonnenten aufgrund dieser Aktion deaktiviert wurden.

Besser Sie gehen die Kontakte einzeln durch und entscheiden, welche davon beibehalten oder zusammengeführt werden sollen. Außerdem haben Sie bei jedem Versand die Möglichkeit, die E-Mail Kampagne an mehrfach vorkommende E-Mail Adressen nur einmal zuzustellen. Falls es mehrere angemeldete und aktive Abonnenten mit derselben E-Mail Adresse gibt, erfolgt die Auswahl zufällig.

 

Können Änderungen rückgängig gemacht werden?

 

Zusammengeführte Abonnenten können nicht mehr in die ursprünglichen Abonnenten zurückgeführt werden. Beibehaltene Abonnenten können Sie aber wieder in die Duplikatswartung aufnehmen.

Wählen Sie in der Übersichtsliste der möglichen Duplikate im grünen Drop-Down-Menü die Ansicht "Bearbeitete Duplikate" aus und klicken Sie beim gewünschten Abonnenten auf "Bearbeiten". Nun können Sie die verschiedenen Versionen direkt zu einem Abonnenten zusammenführen oder sie zunächst nur in der Duplikatsprüfung berücksichtigen (wenn Sie z.B. noch weitere Informationen benötigen.)

 

Wie gehe ich am besten vor, wenn ich meine Duplikate schon länger nicht bereinigt habe?

 

Wenn Sie schon länger keine Duplikatsbereinigung mehr durchgeführt haben, kann die schrittweise Abarbeitung in mailworx etwas mühsam sein.

Tipp: Exportieren Sie die Liste zur Überprüfung in Excel. Dort haben Sie einen schnellen Überblick über alle Abonnentenfelder, Zeitpunkt der Registrierung, E-Mail Status, Bearbeitungsdatum und -Typ (z.B. durch den Abonnenten selbst). Zusammenführen müssen Sie die Abonnenten nach wie vor im System.

Konzentrieren Sie sich zunächst auf die E-Mail Adressen, die doppelt vorkommen, da Sie meist eindeutiger auf ein Duplikat hinweisen, als eine Vor-/Nachname-Kombination.

Mehr dazu finden Sie in unserem Whitepaper Duplikate in Excel finden.