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So einfach kommen Sie Ihrer Informationspflicht in der eworx Marketing Suite nach
Laut der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind der betroffenen Person durch den Verantwortlichen gewisse Informationen über die Datenverarbeitung zur Verfügung zu stellen. Die Informationspflichten sind dabei deutlich höher als bisher. Das bedeutet für Sie im Zusammenhang mit E-Mail Marketing, dass die Nutzer bei der Registrierung für Ihre Aussendungen darüber informiert werden müssen, was mit den eingegebenen Daten passiert.
Ein professioneller E-Mail Marketing Software Anbieter, wie es die eworx Marketing Suite ist, stellt Ihnen die wichtigsten Informationen über die Verarbeitung der jeweiligen Daten selbstverständlich zur Verfügung. Sie müssen diese Informationen den betroffenen Personen nur noch in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form sowie in einer klaren und einfachen Sprache übermitteln. Die Übermittlung der Informationen kann schriftlich, elektronisch und unter Umständen auch in einer anderen Form erfolgen.
In diesem Whitepaper fassen wir für Sie zusammen, wie Sie am besten Ihrer Informationspflicht nachkommen und wo Sie die entsprechenden Informationen über die Verarbeitung Ihrer Empfängerdaten in der eworx Marketing Suite erhalten.
Was muss ich machen, damit ich meine Informationspflicht im E-Mail Marketing erfülle?
Informieren Sie Ihre zukünftigen Newsletter Empfänger bereits bei der Erhebung ihrer Daten darüber, was mit den eingegebenen Informationen passiert. Damit Sie Ihrer Pflicht nachkommen, bietet sich zum Beispiel die Integration eines eigenen Newsletter-Bereichs in Ihren Datenschutzbestimmungen an. Die Datenschutzerklärung gibt einen Überblick über die Erhebung sowie Verarbeitung von Daten durch die jeweils verantwortliche Stelle.
Eine vollständige Datenschutzerklärung im Bereich von E-Mail Marketing sollte neben den jeweiligen Informationen zu den Verantwortlichen auch Angaben zum Zweck der Erhebung von personenbezogenen Daten sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung beinhalten. Außerdem müssen Sie auf die Betroffenenrechte sowie auf die entsprechende Verarbeitung der Daten eingehen. Kunden der eworx Marketing Suite haben es gut, denn wir stellen unseren Nutzern einen entsprechenden Entwurf der Datenschutzbestimmungen direkt in unserer Software zur Verfügung.
Die Standard-Texte finden Sie im Formular Editor – Sie können dazu in jedes beliebige Formular wechseln oder ein neues Formular erstellen. Im Tab „Verwenden“ erhalten Sie die entsprechende Erklärung zur Integration auf Ihrer Website.
In der eworx Marketing Suite wird Ihnen einen Standard-Text zur Verwendung in Ihren Datenschutzbestimmungen zur Verfügung gestellt. Wir möchten aber an dieser Stelle auch darauf hinweisen, dass wir in diesem Fall nicht auf die speziellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens eingehen können. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen ausdrücklich eine Überprüfung Ihrer Datenschutzbestimmungen durch Ihren Rechtsberater.
Welchen Text kann ich zur Erfüllung der Informationspflicht verwenden?
Laut Art. 13 der EU-DSGVO besteht bei der Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person eine Informationspflicht für den Verantwortlichen. Um dieser Informationspflicht nachzukommen, bietet sich die Ergänzung Ihrer aktuellen Datenschutzbestimmungen an. Achten Sie darauf, dass Ihre Datenschutzerklärung auf dem aktuellen Stand bzw. auf die neue Verordnung vorbereitet ist – und das nicht nur im Bereich E-Mail Marketing.
Für rechtskonformes E-Mail Marketing stellen wir Ihnen Standard-Texte für die Datenschutzbestimmungen sowie zur Integration in Ihren Formularen zur Verfügung. Es ist dennoch ratsam, Ihre Datenschutzerklärung in einer Rechtsberatung überprüfen zu lassen, damit diese auch 100% zu Ihren individuellen Gegebenheiten passt.
Die Standard-Texte finden Sie direkt im Formular Editor unserer E-Mail Marketing Software. Im Tab „Verwenden“ eines beliebigen Formulars erhalten Sie die entsprechenden Informationen, die Sie auf Ihrer Website integrieren können.
Beeinflusst die Informationspflicht bzw. die EU-DSGVO auch die Formulare auf meiner Website?
Die Informationspflicht beziehungsweise Teile der neuen Verordnung beeinflussen auch die Verwendung Ihrer Formulare. Eine rechtsgültige Einwilligung zum Erhalt Ihrer Mailings ist aktuell nur möglich, wenn der Umfang dieser Einwilligung und somit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten konkret beschrieben werden. In diesem Fall kommen Ihre aktualisierten Datenschutzbestimmungen ins Spiel. Integrieren Sie Ihre Datenschutzbestimmungen bzw. eine Verlinkung zu Ihren Datenschutzbestimmungen in jedem Ihrer Formulare.
Wir stellen Ihnen auch in diesem Fall einen Standard-Text zur Verfügung. Diesen können Sie unterhalb Ihrer Formulare – zum Beispiel in einem Textfeld – einfügen und auf Ihre Datenschutzbestimmungen verlinken. Den Standard-Text finden Sie in jedem beliebigen Formular im Tab „Verwenden“.
Auf was muss ich bei der Verwendung von Checkboxen achten?
Wichtig ist, dass die Einwilligung aktiv erfolgt. Eine Checkbox zum Erhalt eines Newsletters, die vorab aktiviert ist, muss somit vermieden werden. Die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten muss zudem auch freiwillig erfolgen – Sie dürfen also keine Kunden dazu verpflichten, sich gleichzeitig in eine E-Mail Liste einzutragen, wenn diese eine andere Leistung (z.B. den Download einer Studie) von Ihnen in Anspruch nehmen. Auch in diesem Fall sind vorausgewählte Checkboxen, bei denen der User das Häkchen aktiv entfernen muss, unzulässig.
Was bedeutet das Prinzip der Datenminimierung?
Beachten Sie bei der Erhebung der Daten durch ein Formular auf Ihrer Website auch das Prinzip der Datenminimierung. Im Rahmen von Privacy by Default sind alle Voreinstellungen so vorzunehmen, dass möglichst wenig personenbezogene Daten verarbeitet werden. Außerdem dürfen immer nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Im Falle von E-Mail Marketing ist zum Beispiel nur die E-Mail Adresse ausreichend, um die geforderten Informationen zusenden zu können.