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Einwilligung von bestehenden Abonnenten

So dokumentieren Sie die Einwilligung Ihrer bestehenden Abonnenten

Eine Einwilligung Ihrer Abonnenten ist die Grundlage für rechtskonformes E-Mail Marketing. Nur mit vorheriger Zustimmung durch den Empfänger dürfen personenbezogene Daten für den Werbezweck verarbeitet werden. Gemäß der aktuellen Gesetzeslage müssen Sie im Zweifelsfall diese Einwilligung auch nachweisen können. Diese Voraussetzungen zum rechtmäßigen Versand Ihrer Newsletter gelten nicht nur für künftig neue Empfänger ab dem 25. Mai 2018, sondern auch für bereits vor dem Stichtag gesammelte Abonnentendaten.

Überprüfen Sie daher, ob von den bestehenden Abonnenten eine rechtskonforme Einwilligung vorliegt und wie diese dokumentiert wurde. Liegt keine Einwilligung vor, so empfehlen wir Ihnen, diese auf jeden Fall im Nachhinein von Ihren Abonnenten einzuholen. In diesem Whitepaper haben wir die wichtigsten Punkte zum Thema nachträgliche Einwilligung sowie Dokumentation von bestehenden Einwilligungen für Sie zusammengefasst.

 

Fragen

Wie gehe ich mit bestehenden Abonnenten um, von denen bereits eine gültige Einwilligung vorliegt?

Welche Möglichkeiten habe ich, bestehende Einwilligungen im Feld Double-Opt-In Status zu dokumentieren?

Wie gehe ich mit bestehenden Abonnenten um, von denen keine gültige Einwilligung vorliegt?

Welche Möglichkeiten habe ich, mir die Einwilligung von bestehenden Abonnenten nachträglich einzuholen?

Wie kann ich - entgegen der Empfehlung - ohne den Double-Opt-In Status von mailworx arbeiten?

 

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Wie gehe ich mit bestehenden Abonnenten um, von denen bereits eine gültige Einwilligung vorliegt?

Überprüfen Sie, ob all Ihre bisherigen Prozesse zur Erfassung von Abonnentendaten rechtskonform sind und passen Sie diese gegebenenfalls an. Vielleicht haben Sie ja bereits die Einwilligung von Ihren Abonnenten eingeholt sowie dokumentiert. Einerseits ist dies über die Verwendung des Double-Opt-In Verfahrens möglich, andererseits gibt es auch die Möglichkeit, dass diese Einwilligung außerhalb Ihres Newsletter Systems dokumentiert wurde. Ob und unter welchen Voraussetzungen der Versand an diese Empfänger erlaubt ist, klären Sie am besten in einer Rechtsberatung.

Wurde die Einwilligung Ihrer Empfänger rechtmäßig eingeholt und können Sie diese Einwilligung im Zweifelsfall nachweisen, so dürfen Sie diese Abonnenten auch weiterhin mit Ihren Aussendungen zu dem jeweiligen Zweck beschicken.

 

Welche Möglichkeiten habe ich, bestehende Einwilligungen im Feld Double-Opt-In Status zu dokumentieren?

Damit Sie im Zweifelsfall einen Nachweis für die Einwilligung Ihrer Abonnenten haben, wurde in mailworx der Double-Opt-In Status eingeführt. Mit diesem zusätzlichen Feature haben Sie die Einwilligungen Ihrer Empfänger perfekt im Überblick. Sie sehen, ob die Einwilligung via E-Mail Marketing eingeholt wurde oder ob diese extern dokumentiert ist. Den Double-Opt-In Status können Sie direkt unter den Stammdaten des jeweiligen Abonnenten einsehen.

Der Double-Opt-In Status beeinflusst ab dem 25. Mai 2018 auch Ihren Newsletter Versand. Abonnenten, die den Status "Unbekannt" besitzen, dürfen aufgrund der fehlenden Einwilligung nicht mehr von Ihnen beschickt werden. Bestehende und rechtmäßige Einwilligungen von aktuellen Abonnenten müssen daher in das Feld Double-Opt-In Status übernommen werden. Wie genau Sie hier Schritt für Schritt vorgehen, wird nachfolgend beschrieben:

  • Bisheriger Double-Opt-In Prozess laut mailworx Empfehlung
    Sie haben Ihre bisherige Newsletter Anmeldung bereits über das Double-Opt-In Verfahren durchgeführt und verwenden dabei die Empfehlung aus dem mailworx Whitepaper?

    Machen Sie sich im ersten Schritt mit dem neuen Double-Opt-In Prozess von mailworx vertraut. Sobald Sie den neuen Prozess aktiviert haben, wenden Sie sich an die mailworx Service Crew - wir helfen Ihnen bei der Migration der alten Double-Opt-In Bestätigungen.

  • Bisheriger Double-Opt-In Prozess als Individuallösung
    Sie haben Ihre bisherige Newsletter Anmeldung nicht laut mailworx Empfehlung sondern individuell umgesetzt? Das kann zum Beispiel durch das Setzen eines Abonnentenfeldes und ganz unabhängig vom Feld "Angemeldet" passiert sein.

    Machen Sie sich im ersten Schritt mit dem neuen Double-Opt-In Prozess von mailworx vertraut. Sobald Sie den neuen Prozess aktiviert haben, müssen noch die bereits vorhandenen Einwilligungen in das Feld Double-Opt-In Status übernommen werden. In diesem Fall ist die optimale Lösung jene, dass Sie den Double-Opt-In Status dieser Abonnenten auf "Extern dokumentiert" setzen. Das können Sie über die Massenänderung erledigen.

    Double-Opt-In Status - Massenänderung

    Die Einwilligung ist dann dokumentiert und Sie können die jeweiligen Abonnenten auch für Ihren Versand heranziehen.

  • Externe Dokumentation der Einwilligung
    Definieren Sie mit Ihrem Rechtsanwalt, welche Abonnenten auch ohne Einwilligung in Ihrem Newsletter System beschickt werden dürfen. Diese Abonnenten können Sie mit dem Double-Opt-In Status "Extern dokumentiert" versehen und sie werden somit bei Ihrem Versand nicht ausgeschlossen. Auch in diesem Fall können Sie dafür die Massenänderung verwenden.

Nach der Migration von bestehenden Einwilligungen bleiben in Ihrer Abonnentendatenbank nur noch jene Abonnenten mit dem Status "Unbekannt" übrig, von denen Sie tatsächlich keine Einwilligung vorliegen haben. Für all diese Empfänger empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, die benötigte Einwilligung im Nachhinein einzuholen. Wie Sie dabei vorgehen können erfahren Sie hier.

 

Hinweis
Wichtig ist, dass die Migration des Double-Opt-In Status erst nach der Umstellung auf den neuen Double-Opt-In Prozess durchgeführt wird. Mehr Informationen zum neuen Double-Opt-In Prozess bekommen Sie in diesem Whitepaper.

 

Wie gehe ich mit bestehenden Abonnenten um, von denen keine gültige Einwilligung vorliegt?

Liegt keine gültige Einwilligung vor - sowohl nicht in Ihrem Newsletter System, als auch nicht extern dokumentiert - so empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, diese im Nachhinein einzuholen. Nach der Migration von den bestehenden Einwilligungen, werden nur noch Abonnenten ohne rechtskonformer Einwilligung mit dem Status "Unbekannt" in Ihrer Abonnentendatenbank gekennzeichnet sein. Solange keine Rechtsgrundlage für den Versand Ihrer Newsletter an die entsprechenden Empfänger vorliegt, dürfen diese auch nicht rechtskonform von Ihnen beschickt werden.

Abonnenten mit dem Double-Opt-In Status "Unbekannt" werden aufgrund der fehlenden Einwilligung ab dem 25. Mai 2018 von Ihrem Versand ausgeschlossen.

 

Welche Möglichkeiten habe ich, mir die Einwilligung von bestehenden Abonnenten nachträglich einzuholen?

Damit Ihnen ein rechtmäßiger Versand an Ihre Abonnenten zusteht, benötigen Sie eine Einwilligung. Liegt diese zum aktuellen Zeitpunkt nicht vor, so empfehlen wir Ihnen diese im Nachhinein einzuholen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie diese Einwilligung von bestehenden Abonnenten im Nachhinein einholen können:

  • Möglichkeit 1: Massenaussendung an Abonnenten mit Status "Unbekannt"
    Um sich die Einwilligung Ihrer Abonnenten nachträglich einzuholen, können Sie zum Beispiel eine individuelle E-Mail Kampagne erstellen, in der Sie auf die entsprechenden rechtlichen Informationen zu Ihrem Newsletter verweisen und um eine Bestätigung der E-Mail Adresse sowie die Einwilligung des jeweiligen Empfängers bitten.

    Erstellen Sie so eine Kampagne, ist es unbedingt notwendig, dass Sie beim Bestätigungslink den Typ "Double-Opt-In Bestätigung" verwenden. Durch einen Klick auf diesen Link wird der Double-Opt-In Status des entsprechenden Abonnenten auf "Double-Opt-In bestätigt" gesetzt und somit die Einwilligung direkt in Ihrem Newsletter System dokumentiert.

    Linktyp

    Abonnenten, von denen Sie keine Einwilligung für den Versand bekommen, müssen von Ihnen entsprechend abgemeldet werden und dürfen nicht mehr mit Ihren Zusendungen beschickt werden. Alle Informationen zu einer DSGVO-konformen Abmeldung bekommen Sie in unserem Praxis Guide. Damit Sie diesen Prozess nach der Aussendung Ihrer Kampagne automatisieren können, empfehlen wir die Verwendung des mailworx Workflow Editors.

    Als Auslöser für Ihren Workflow dient die entsprechende E-Mail Kampagne. Nach dem Versand dieser Kampagne können Sie Ihren Abonnenten einen gewissen Zeitraum zur Verfügung stellen, damit diese den Double-Opt-In Link betätigen können. Mit dem Filter "Bestimmter Link wurde nicht geklickt" filtern Sie nach all jenen Empfängern, die nicht auf den Link geklickt haben. Als zusätzlichen Filter können Sie eine Abonnentengruppe, die nur all jene Abonnenten mit dem Status "Unbekannt" filtert, verwenden. Die entsprechenden Abonnenten werden durch den Workflow direkt von Ihrem Versand abgemeldet.

    Abonnent durch Workflow abmelden

    Das nötige Know-How zur Erstellung des Workflows erhalten Sie in unserem Whitepaper zum mailworx Workflow Editor.

  • Möglichkeit 2: Double-Opt-In Prozess manuell anstoßen
    Neben einer individuellen Kampagne, die Sie an Ihre Abonnenten ohne Einwilligung senden, können Sie auch an unterschiedlichen Stellen den standardisierten Double-Opt-In Prozess von mailworx starten. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit, den Prozess beim einzelnen Abonnenten oder einer gesamten Abonnentengruppe anzustoßen. Danach durchläuft der Abonnent den Double-Opt-In Prozess und Sie erhalten als Ergebnis die Dokumentation der entsprechenden Einwilligung.

    Double-Opt-In Prozess von mailworx

mailworx Tipp
Die entsprechenden Abonnenten mit dem Double-Opt-In Status "Unbekannt" können Sie über eine dynamische Abonnentengruppe filtern. Erstellen Sie dazu einfach eine neue Abonnentengruppe und wählen Sie als Kriterium das Abonnentenfeld mit dem Double-Opt-In Status "Unbekannt".

Dynamische Abonnentengruppe - Status

 

Wie kann ich - entgegen der Empfehlung - ohne den Double-Opt-In Status von mailworx arbeiten?

Sie haben Ihre eigene, individuelle Einwilligungsdokumentation abseits von Ihrem Newsletter System mailworx und wollen aus diesem Grund auf die Anwendung vom Double-Opt-In Status in mailworx verzichten? Wir empfehlen Ihnen zwar, dass Sie sich die Einwilligung via Double-Opt-In in mailworx einholen, bieten Ihnen aber dennoch die Möglichkeit unsere Empfehlung zu umgehen.

 

Double-Opt-In Status bei Versand ausschließen
mailworx schließt Abonnenten, von denen keine Einwilligung vorliegt, ab dem 25. Mai 2018 vom Versand aus. Um wie viele Abonnenten es sich dabei handelt sehen Sie im Tab "Überprüfen" Ihrer entsprechenden E-Mail Kampagne. Entscheiden Sie sich gegen eine Beachtung des Double-Opt-In Status, so können Sie die jeweiligen Abonnenten über den Button "Abonnenten trotzdem besenden" dennoch für Ihren Versand berücksichtigen.