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So einfach kommen Sie den Rechten Ihrer Empfänger nach
Betroffenenrechte sind, wie der Name schon sagt, die Rechte der von einer Datenverarbeitung betroffenen Person gegenüber dem Verantwortlichen. Im Falle von E-Mail Marketing handelt es sich bei den betroffenen Personen um Ihre Newsletter Empfänger.
Zu Beginn möchten wir Ihnen einen Überblick über jene Betroffenenrechte der EU-DSGVO geben, die für das E-Mail Marketing besonders relevant sind:
- Informationspflicht
- Auskunftsrecht
- Recht auf Berichtigung
- Löschrecht
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Widerspruchsrecht
Für unser Whitepaper haben wir drei Bereiche – Auskunft, Berichtigung & Löschung – für Sie herausgepickt und zeigen Ihnen, wie einfach Sie diesen Rechten mit der eworx Marketing Suite nachkommen können. Die Themen „Einschränkung der Verarbeitung“ sowie „Datenübertragbarkeit“ sind Bereiche, die sehr individuell behandelt werden müssen – haben Sie Fragen zu diesem Thema, melden Sie sich bitte direkt bei unserer Service Crew. Mehr Informationen zur Informationspflicht und dem Widerspruchsrecht erhalten Sie in unserem DSGVO Praxis Guide.
Wie kann ich meinen Empfängern Auskunft über gespeicherte Daten geben?
Die betroffenen Personen – also Ihre Newsletter Empfänger – haben das Recht, von Ihnen darüber informiert zu werden, ob personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden. Werden solche Daten verarbeitet, so hat der jeweilige Empfänger auch das Recht auf Auskunft dieser personenbezogenen Daten.
Mit der eworx Marketing Suite können Sie dieser Pflicht ganz einfach nachkommen. Durch den DSGVO-konformen Auskunftsbericht haben Sie die Möglichkeit, alle gespeicherten Informationen zu einem Empfänger mit nur einem Klick zu exportieren und als PDF die angeforderten Informationen an die betroffene Person zu übermitteln.
Öffnen Sie dazu im Empfänger Modul die jeweils betroffene Person und verwenden Sie den Button „Auskunftsbericht gemäß Art. 15 EU-DSGVO„, um einen Auskunftsbericht zu generieren.
Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten in der eworx Marketing Suite, so können Sie diesen Bericht auch Mandantenübergreifend durchführen. Macht ein Empfänger sein Recht geltend, müssen Sie nicht Ihre gesamten Mandanten einzeln durchforsten, sondern können Ihrer Pflicht mit nur wenigen Klicks nachkommen. Klicken Sie dazu auf den Suchen-Button unter „Empfänger suchen“ im Empfänger Modul.
Nun öffnet sich eine Suchleiste sowie eine Liste Ihrer Empfänger. Im Bereich „Suchen & Anzeigen“ finden Sie den Link „Mandantenübergreifende Adresssuche„. Geben Sie die E-Mail Adresse der betroffenen Person ein und wählen Sie die entsprechenden Mandanten aus. Über den Button „Auskunftsbericht gemäß Art. 15 EU-DSGVO“ exportieren Sie alle Informationen zu den verarbeiteten Daten Ihres Empfängers.
Laut der neuen Verordnung muss die Auskunft in der Regel kostenlos und innerhalb eines Monats erteilt werden. Mit der eworx Marketing Suite gehen Sie Ihrer Pflicht ganz einfach und mit nur wenigen Klicks nach – Ihr Aufwand ist so gering wie möglich.
Wie kann ich die Daten meiner Empfänger berichtigen?
Die DSGVO räumt der betroffenen Person ein Recht auf Berichtigung über alle zu ihrer Person verarbeiteten Daten ein. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie in der eworx Marketing Suite Daten berichtigen können. Sie können zum Beispiel Daten manuell anpassen. Wechseln Sie dazu einfach in das Empfänger Modul in der eworx Marketing Suite und suchen Sie den jeweiligen Empfänger. Sie haben hier die Möglichkeit, alle Empfängerfelder individuell zu bearbeiten und so die Daten richtigzustellen.
Müssen Sie mehrere Empfänger korrigieren beziehungsweise bearbeiten, so können Sie auch Gebrauch von der Export- sowie Import-Funktion oder der Massenänderung in der eworx Marketing Suite machen. Beide Optionen finden Sie ebenfalls im Menü „Empfänger„.
Können Empfänger ihre Daten selber berichtigen?
Neben der manuellen Berichtigung durch Sie, können Sie Ihren Empfängern diese Funktionalität in jeder Aussendung anbieten. Durch die Integration eines „Daten ändern“-Buttons können Ihre Empfänger direkt in der E-Mail Kampagne Gebrauch von ihrem Recht machen. Ist der „Daten ändern“-Link nicht standardmäßig in Ihren Aussendungen integriert, so können Sie diesen in den Eigenschaften im Kampagnen Editor aktivieren.
Zusätzlich zur Standard-Integration in Ihrer eworx Marketing Suite Vorlage, haben Sie auch die Möglichkeit, diese Funktion via eigenen Linktyp individuell in Ihre Kampagnen zu integrieren. Wählen Sie dazu den Typ „Schaltflächen“ und treffen Sie die entsprechende Auswahl.
Wie kann ich Daten meiner Empfänger endgültig löschen?
Betroffene haben das Recht, Daten löschen zu lassen. Als Unternehmen müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Sie dieser Forderung der betroffenen Person zeitgerecht nachkommen. Eine vollständige Löschung der Daten ist in der eworx Marketing Suite selbstverständlich möglich. Damit Sie die Löschung der jeweiligen Daten bei Ihren ehemaligen Empfängern nachweisen können, wird in der eworx Marketing Suite automatisiert einen Löschbericht generiert.
Eine Löschung kann zum Beispiel durchgeführt werden, wenn diese von dem Betroffenen beauftragt wird. Es gibt aber noch weitere Anwendungsfälle, auf die wir in unserem Praxis Guide näher eingehen. So dürfen personenbezogene Daten nur für den Zweck, für den sie erhoben oder verarbeitet wurden, gespeichert werden. Ist dies nicht mehr der Fall, so müssen die Daten ebenfalls gelöscht werden. Parallel dazu gibt es auch das Widerrufsrecht, im Rahmen dessen betroffene Personen ihrer vorrangigen Einwilligung jeder Zeit widersprechen können.