Rechtssichere Newsletter Anmeldung via Double-Opt-In Verfahren

Grundsätzlich dürfen Werbe-E-Mails jeglicher Art nur nach vorheriger Zustimmung durch den Empfänger versendet werden. Für Sie im E-Mail Marketing bedeutet das, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person erfolgen muss. Eine gültige Einwilligung bedingt dabei, dass der Empfänger Ihrer Aussendungen über die Speicherung und Verarbeitung der Daten informiert wurde. Weitere Details zu diesem Thema bekommen Sie in unserem Whitepaper zur Informationspflicht.

Die Einwilligung zum Versand von Newsletter muss von einer Person freiwillig für den konkreten Fall und in Form einer Erklärung oder einer sonstigen Handlung abgegeben werden. Gemäß dem Gesetz sind Sie im Zweifelsfall dazu verpflichtet, diese Einwilligung nachzuweisen. Dabei kommt das Double-Opt-In Verfahren ins Spiel. Mit diesem standardisierten Prozess holen Sie sich von Ihren zukünftigen Empfängern eine Bestätigung der Anmeldung ein, die in Ihrem Newsletter System als Nachweis der Einwilligung dokumentiert wird.

Ihre mailworx Crew hat sich rund um das Thema Einwilligung sowie Double-Opt-In Verfahren einiges für Sie überlegt. In diesem Whitepaper haben wir die wichtigsten Funktionen sowie die Erklärung zu unserem Standard Double-Opt-In Prozess für Sie zusammengefasst und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung von rechtskonformem E-Mail Marketing.

 

Ihre Fragen - unsere Antworten

Was ist der Double-Opt-In Status und wo finde ich ihn in mailworx?

Welche unterschiedlichen Status gibt es und was bedeuten diese?

Wie sieht der Standard Double-Opt-In Prozess in mailworx aus?

Kann der Standard Double-Opt-In Prozess auch angepasst werden?

Wie kann der Double-Opt-In Prozess angestoßen werden?

Welche Schritte muss ich setzen, damit ich den Double-Opt-In Prozess für meine Newsletter Anmeldung verwenden kann?

Wie wirkt sich der Double-Opt-In Status auf meinen Versand aus?


 

Was ist der Double-Opt-In Status und wo finde ich ihn in mailworx?

Damit Sie im Zweifelsfall ein Argument für das Anschreiben eines Newsletter Empfängers haben, sollten Sie das Datum sowie die Uhrzeit der Einwilligung zum Newsletter auf jeden Fall speichern. Wird die Einwilligung via mailworx abgewickelt und dokumentiert, kommt dabei der Double-Opt-In Status ins Spiel. Mit diesem zusätzlichen Feature unseres E-Mail Marketing Systems haben Sie die Informationen zur Einwilligung Ihrer Empfänger perfekt im Überblick.

Der Double-Opt-In Status in mailworx dokumentiert, ob die Einwilligung via E-Mail Marketing eingeholt wurde oder ob die Einwilligung extern dokumentiert oder unbekannt ist. Holen Sie die Einwilligung Ihrer Abonnenten über den mailworx Double-Opt-In Prozess ein, so sehen Sie genau welchen Status der jeweilige Empfänger aktuell besitzt. Wechseln Sie dazu einfach ins Empfänger Modul von mailworx. Klicken Sie im Feld Empfängerliste auf "Empfänger anzeigen" - hier können Sie die Suche auch auf eine bestimmte Zielgruppe einschränken. In der nun aufscheinenden Liste geben Sie in die Suchleiste links oben den Abonnenten ein und Sie kommen direkt in ein übersichtliches Empfänger Dashboard. In diesem Dashboard sehen Sie den Double-Opt-In Status des jeweiligen Abonnenten. Ändern können Sie den Double-Opt-In Status in der Kachel "Metadaten" mit dem Bearbeiten-Link.

 

Welche unterschiedlichen Stati gibt es und was bedeuten diese?

Den Double-Opt-In Status von mailworx finden Sie direkt in den Metadaten des jeweiligen Empfängers. Liegt aktuell keine Einwilligung vor, so ist standardmäßig der Status "Unbekannt" beim Empfänger hinterlegt und dieser sollte daher nicht von Ihnen beschickt werden. Weiters haben Sie die Möglichkeit, dass Sie den Status auf "Extern dokumentiert" setzen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn die Einwilligung durch einen Vertrag oder eine Unterschrift außerhalb Ihrer Newsletter Software gültig ist. Ob und unter welchen Voraussetzungen der Versand an Empfänger, die mit Ihnen in einer Vertragsbeziehung stehen, erlaubt ist, klären Sie am besten in einer Rechtsberatung.

Den Double-Opt-In Status können Sie von "Unbekannt" auf "Extern dokumentiert" bzw. umgekehrt umstellen. Das ist manuell, durch einen Import oder eine Massenänderung möglich. Wir empfehlen an dieser Stelle aber ausdrücklich, dass Sie sich die Einwilligung Ihrer Empfänger über das Double-Opt-In Verfahren einholen. Unser E-Mail Marketing System bietet dazu einen Standard Prozess. Wie dieser Double-Opt-In Prozess angestoßen werden kann, erfahren Sie hier.

Sofern Sie sich die Einwilligung via Double-Opt-In von mailworx einholen, gibt das entsprechende Empfängerfeld folgende Auskünfte über den aktuellen Double-Opt-In Status des jeweiligen Empfängers:

  • Double-Opt-In angestoßen
    Der Double-Opt-In Prozess in mailworx wurde durch einen der möglichen Wege angestoßen und die jeweilige Kampagne zur Bestätigung der Einwilligung wird versendet.
  • Double-Opt-In Kampagne versandt
    Die Double-Opt-In Kampagne wurde versendet, es liegt aber noch keine Bestätigung der Einwilligung vor. Sie bekommen die Information darüber, wann und welche Kampagne versendet wurde.
  • Double-Opt-In bestätigt
    Das Double-Opt-In ist bestätigt und die Einwilligung ist in mailworx dokumentiert. Das Datum sowie die Uhrzeit der Bestätigung und eine Verlinkung zur jeweiligen Kampagne wird Ihnen direkt neben dem Status angezeigt.
  • Double-Opt-In widerrufen
    Der Abonnent hat seine vorangegangene Einwilligung via Abmelde-Link widerrufen und möchte keine weiteren Newsletter von Ihnen erhalten. Auch zu diesem Status bekommen Sie die Information, in welcher Kampagne und wann der Widerruf stattgefunden hat. Bei einer DSGVO-konformen Abmeldung via mailworx werden die Daten des jeweiligen Empfängers gelöscht - dieser Status existiert also nur, wenn man sich für den klassischen Abmeldeprozess entscheidet.

Hinweis
Informationen zum Double-Opt-In Status lassen sich nicht von Ihnen bearbeiten, sondern werden durch die tatsächliche Durchführung des Prozesses via mailworx gesetzt. Sie können nur zwischen den Feldern "Unbekannt" sowie "Extern dokumentiert" wählen. Außerdem steht der Double-Opt-In Status in keinerlei Verbindung zum Ja/Nein Feld "Angemeldet", sondern gibt ausschließlich Auskunft über die Einwilligungen zu Ihrem Newsletter Versand, die über einen Double-Opt-In Prozess eingeholt wurden.

 

Wie sieht der Standard Double-Opt-In Prozess in mailworx aus?

mailworx bietet Ihnen einen Standard Double-Opt-In Prozess. Diesen Prozess können Sie im mailworx Workflow Editor einsehen. Wechseln Sie dazu unter in den Menüpunkt "Automation". Hier werden Ihnen zuerst die Workflows, die online sind, angezeigt, dort finden Sie auch den aktiven Workflow "Standard Double-Opt-In Prozess". Standardmäßig bekommen Sie diesen Prozess sowohl in Deutsch als auch in Englisch zur Verfügung gestellt - Voraussetzung ist natürlich, dass diese Sprachen auch in Ihrem Mandaten aktiv sind.

Elemente des Standard Double-Opt-In Prozesses

Double-Opt-In Prozess wurde angestoßen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie der Standard Double-Opt-In Prozess in mailworx angestoßen werden kann. Alle Informationen zu den jeweiligen Optionen bekommen Sie hier. Wenn Sie die mailworx Funktion "Double-Opt-In Prozess anstoßen" verwenden - egal an welcher Stelle - so landen die betroffenen Empfänger in diesem Workflow und der Prozess wird vollzogen.

"Standard Double-Opt-In Kampagne" versendet
mailworx stellt Ihnen eine standardmäßige Double-Opt-In Kampagne zur Verwendung im Rahmen des Standard Double-Opt-In Prozesses zur Verfügung. Sie finden diese unter den ereignisabhängigen Kampagnen (filtern Sie dazu unter "Versandart" nach "Ereignisabhängig") in Ihrer E-Mail Kampagnen Übersicht. Die E-Mail zur Bestätigung der Einwilligung ist komplett formlos und enthält einen Link mit dem Typ "Double-Opt-In Bestätigung", der auf eine vorgefertigte mailworx Landingpage ("Standard Double-Opt-In Landingpage") verweist. Durch den entsprechenden Link-Typ erkennt der Standard Prozess, dass es sich bei einem Klick um die Bestätigung des Double-Opt-Ins handelt.

Die Standard Double-Opt-In Kampagne besitzt nur wenige Anpassungsmöglichkeiten. So haben Sie zum Beispiel lediglich die Möglichkeit, den Betreff oder Absender anzupassen. Inhaltliche Änderungen können hingegen nicht vorgenommen werden. Wenn Sie Ihre eigene Kampagne für Ihre individuellen Gegebenheiten gestalten wollen, so ist dies natürlich auch möglich. Wie Sie den Standard Double-Opt-In Prozess auf Ihre Anforderungen anpassen können, erfahren Sie hier.

 

Double-Opt-In wird bestätigt

Warten auf Double-Opt-In Bestätigung
Das Ziel des gesamten Prozesses ist die Bestätigung des Double-Opt-Ins. Dies wird durch den Link-Klick signalisiert und dokumentiert. In diesem Abschnitt des Workflows wird auf den benötigten Klick des Bestätigungslinks gewartet.

Double-Opt-In Prozess abschließen
Wurde der Link-Klick auf den Bestätigungslink durchgeführt, so ist der Double-Opt-In Prozess abgeschlossen und es wird der jeweilige Status "Double-Opt-In bestätigt" beim durchführenden Abonnenten hinterlegt. Datum, Uhrzeit sowie die Kampagne werden dabei ebenfalls dokumentiert und als Information ausgegeben.

 

Double-Opt-In wird nicht bestätigt

7 Tage warten
Der jeweilige Empfänger hat 7 Tage Zeit, den Double-Opt-In Link-Klick in der Kampagne zu klicken. Diese Zeitdauer wird im Standard Prozess durch dieses Element abgewartet.

Double-Opt-In wurde nicht bestätigt
Nach der abgelaufenen Zeitdauer wird überprüft, ob der Double-Opt-In Link in der jeweiligen Kampagne geklickt wurde oder nicht.

Empfänger abmelden
Hat der jeweilige Nutzer das Double-Opt-In nicht bestätigt, darf dieser auch nicht von Ihnen beschickt werden. Der Abonnent wird abgemeldet und von Ihrem Versand ausgeschlossen.

 

Kann der Standard Double-Opt-In Prozess auch angepasst werden?

Der Standard Double-Opt-In Prozess von mailworx passt nicht zu Ihren individuellen Anforderungen? Kein Problem - Sie können auch Ihren eigenen Ablauf definieren. Kopieren Sie dazu einfach die Standard Automation von mailworx, indem Sie in der Zeile des Workflows hinter den drei untereinanderliegenden Punkten auf "Kopieren" klicken und passen Sie die Elemente mit den Funktionen des mailworx Workflow Editors an Ihre individuellen Gegebenheiten an.

Entscheiden Sie sich für die individuelle Variante, empfehlen wir Ihnen, auf gewisse Bereiche ein besonderes Augenmerk zu legen:

  • In mailworx kann es immer nur einen aktiven Double-Opt-In Prozess pro Sprache geben. Wird ein neuer, individueller Workflow aktiv gestellt, so archiviert mailworx automatisiert den vorhergehenden Prozess und dieser läuft mit den aktuellen Durchläufen aus.
  • mailworx validiert Ihren Double-Opt-In Prozess. So muss die verwendete Double-Opt-In Kampagne zum Beispiel unbedingt einen Link mit Typ "Double-Opt-In Bestätigung" enthalten, ansonsten wird diese nicht zur Auswahl aufgelistet.
 

Welche Schritte muss ich setzen, damit ich den Double-Opt-In Prozess von mailworx für meine Newsletter Anmeldung verwenden kann?

Die Newsletter Anmeldung ist einer der häufigsten Fälle, in dem Sie standardmäßig den Double-Opt-In Prozess von mailworx zur Einholung der Einwilligung Ihrer künftigen Newsletter Empfänger benötigen. Dazu können Sie sich für den Standard-Prozess von mailworx entscheiden oder auch eine Anpassung auf Ihre individuellen Anforderungen vornehmen. In beiden Fällen sind wichtige Schritte durchzuführen, um einen rechtskonformen Anmeldeprozess für Ihre Abonnenten zu implementieren.

Schritt 1: Passen Sie das Formular an

Standard Double-Opt-In Prozess

Das Standard Double-Opt-In Formular zu Ihrer Newsletter Anmeldung stellen wir Ihnen im mailworx Formular Editor zur Verfügung. Bevor Sie dieses Formular zur Anmeldung Ihrer Abonnenten verwenden, müssen Sie mindestens eine Anpassung vornehmen: Zur Erfüllung der Informationspflicht, ist es wichtig, dass Sie das Wort "Datenschutzbestimmungen" zu der Datenschutzerklärung auf Ihrer Website verlinken.

Selbstverständlich können Sie auch die anderen Bereiche Ihres Formulars an Ihre Anforderungen anpassen und zum Beispiel neue Empfängerfelder hinzufügen oder individuelle Weiterleitungsseiten definieren.

Individualisierter Double-Opt-In Prozess

Sie können auch Ihr individuelles mailworx Formular zur Newsletter Anmeldung verwenden. Wichtig dabei ist, dass Sie nicht auf die Informationspflicht im Rahmen der Datenerhebung vergessen. Integrieren Sie einen Text-Bereich unterhalb des "Absenden"-Buttons Ihres Formulars und ergänzen Sie die relevanten Informationen inklusive Verlinkung zu Ihren Datenschutzbestimmungen.

Möchten Sie ein individuelles Formular zum Anstoßen Ihres Double-Opt-In Prozesses verwenden, müssen Sie diese Option im Tab "Aktion" über das Häckchen unter dem Punkt "Double-Opt-In anstoßen" aktivieren.

Schritt 2: Passen Sie die Eckdaten der Kampagne an

Standard Double-Opt-In Prozess

Bevor Sie die Standard-Kampagne für Ihren Double-Opt-In Prozess verwenden können, müssen Sie die Eckdaten der Kampagne noch auf Ihre Gegebenheiten anpassen. Filtern Sie dazu nach den ereignisabhängigen Kampagnen und öffnen Sie die Kampagne "Standard Double-Opt-In Kampagne". Passen Sie die jeweiligen Absender-Informationen, wie zum Beispiel den Absender und die Absenderadresse, auf Ihre entsprechenden Daten an.

Im Zusammenhang mit der Double-Opt-In Kampagne und dem Bestätigungslink kommt auch die Landingpage ins Spiel. Sie haben hier die klassischen Möglichkeiten des Landingpage Editors in mailworx zur Verfügung und können den Standard-Text von mailworx individuell anpassen.

Individualisierter Double-Opt-In Prozess

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie eine individuelle Kampagne für Ihren Double-Opt-In Prozess in mailworx erstellen können. Sie haben einerseits die Möglichkeit, die aktuelle Standard-Kampagne zu kopieren und deren Inhalt anzupassen. Andererseits können Sie auch ein völlig individualisiertes Mailing mit Ihrer Newsletter Vorlage in mailworx erstellen.

Wichtig bei der Verwendung von individuellen Kampagnen ist, dass diese sowohl den Linktyp "Double-Opt-In Bestätigung" enthalten müssen, als auch als eine ereignisabhängige Kampagne sowie als versandbereit gekennzeichnet werden müssen. Andernfalls können Sie diese Kampagne nicht in Ihrem Workflow auswählen.

Im Zusammenhang mit der Double-Opt-In Kampagne und dem Bestätigungslink kommt auch die Landingpage ins Spiel. Neben den klassischen Möglichkeiten des Landingpage Editors in mailworx haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, eine URL zu Ihrer individuellen Bestätigungsseite auf Ihrer Website zu integrieren.

Schritt 3: Überprüfen Sie den Double-Opt-In Prozess

Standard Double-Opt-In Prozess

Vor der Verwendung ist es wichtig, dass Sie sich den Standard Double-Opt-In Prozess ansehen und überprüfen, ob dieser auf Ihre speziellen Gegebenheiten angepasst werden muss oder nicht. mailworx stellt Ihnen zwar einen rechtskonformen Standard-Prozess zur Verfügung, kann aber dabei nicht auf Ihre individuellen Anforderungen eingehen. Im Zweifelsfall empfehlen wir auf jeden Fall eine Überprüfung durch Ihren Rechtsberater.

Individualisierter Double-Opt-In Prozess

Zur Erstellung eines individuellen Double-Opt-In Prozesses verwenden Sie am besten die Kopier-Funktion des aktuellen Standard-Prozesses. Über die Bearbeitungsmöglichkeiten des mailworx Workflow Editors haben Sie die Möglichkeit, den Prozess an Ihre Anforderungen anzupassen. Der Prozess wird von mailworx validiert - gewisse Elemente, wie zum Beispiel das Warten auf die Double-Opt-In Bestätigung, müssen zwingend im Prozess enthalten sein.

Damit Ihr individueller Double-Opt-In Prozess greift, müssen Sie diesen aktivieren. In mailworx kann es immer nur einen aktiven Double-Opt-In Workflow pro Sprache geben. Stellen Sie Ihren individuellen Prozess online, so wird der bisherige Workflow archiviert und läuft mit den aktuell durchlaufenden Empfängern aus.

Schritt 4: Testen Sie Ihren Double-Opt-In Prozess

Egal, ob Sie sich für den Standard-Prozess von mailworx oder für eine individuelle Variante entscheiden, wir empfehlen Ihnen vor der aktiven Verwendung Ihres Double-Opt-In Prozesses auf jeden Fall, dass Sie die Registrierung einmal selber durchspielen.

Nehmen Sie dazu einfach eine Ihrer E-Mail Adressen her. Füllen Sie zu Testzwecken das verwendete Formular zu Ihrer Newsletter Anmeldung aus und senden dieses ab. Sind alle Einstellungen richtig vorgenommen, so erhalten Sie direkt die jeweilige Double-Opt-In Kampagne und durchlaufen den weiteren Prozess Ihres Workflows.

Klicken Sie zum Beispiel den entsprechenden Bestätigungslink, so können Sie danach bei Ihrem Abonnenten den aktuellen Double-Opt-In Status überprüfen. Ist dieser auf "Double-Opt-In bestätigt", so hat der Double-Opt-In Prozess reibungslos funktioniert.

Schritt 5: Binden Sie das Formular auf Ihrer Website ein

Nachdem Sie Ihren Double-Opt-In Prozess ordentlich getestet haben, steht einem Einsatz auf Ihrer Website nichts mehr im Wege. Unter dem Punkt "Verwenden" in Ihrem mailworx Formular Editor bekommen Sie einen Überblick über die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Integration auf Ihrer Website.

 

Wie kann der Double-Opt-In Prozess angestoßen werden?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie neue Empfänger in Ihre Datenbank gelangen können. Denken Sie dabei an einen Import, die klassischen Formulare oder an eine Schnittstelle zu einem Fremdsystem. Überprüfen Sie im Zusammenhang mit den aktuellen Anpassungen, wie Sie die Einwilligung Ihrer Empfänger bekommen und diese dokumentiert werden kann.

Äquivalent zu diesen Überlegungen haben Sie in Ihrem E-Mail Marketing System mailworx mehrere Möglichkeiten, den jeweils aktiven Double-Opt-In Prozess anzustoßen. Diese Optionen möchten wir Ihnen in Folge vorstellen.

Formular

Grundsätzlich können Sie jedes Ihrer mailworx Formulare zum Anstoßen des Double-Opt-In Prozesses verwenden. Erstellen Sie dieses einfach im mailworx Formular Editor und setzen Sie im Tab "Aktion" das Häckchen bei "Double-Opt-In Prozess beim Absenden des Formulars anstoßen".

mailworx stellt Ihnen auch ein Standard Formular zur Newsletter Anmeldung auf Ihrer Website zur Verfügung. Sie finden dieses Formular, indem Sie im Menü unter Kampagnen - Formulare einsteigen, dort sehen Sie die aktiven Formulare zuerst. Das Formular "Standard Double-Opt-In Newsletter Anmeldeformular" entspricht den aktuellen Vorschriften und kann direkt zur Registrierung Ihrer Newsletter Empfänger herangezogen werden.

Hinweis
Vergessen Sie in diesem Zusammenhang nicht auf Ihre Informationspflicht - alle Details dazu und worauf Sie in Ihren Datenschutzbestimmungen hinweisen sollten, finden Sie in unserem Whitepaper.

Empfänger

Der Double-Opt-In Prozess kann auch für einen einzelnen Abonnenten angestoßen werden. Dies ist direkt im Empfänger Modul in den jeweiligen Metadaten des Abonnenten möglich. Ist der Double-Opt-In Status des Empfängers aktuell noch unbekannt, so finden Sie unter dem Punkt "Double-Opt-In Status" die Möglichkeit, Ihren Prozess über den Button "Double-Opt-In Prozess anstoßen" auszulösen.

Zielgruppe

Neben den einzelnen Abonnenten können Sie auch für gesamte Zielgruppe den Double-Opt-In Prozess anstoßen. Öffnen Sie dazu unter Empfänger - Zielgruppe die jeweilige Gruppe, die Sie beschicken möchten und verwenden Sie den Button "Double-Opt-In Prozess anstoßen". Der Prozess zur Einholung der Einwilligung wird für all jene Abonnenten der Gruppe angestoßen, bei denen der Status "Unbekannt" hinterlegt ist und somit noch keine Zustimmung für den Versand von Newslettern vorliegt.

Tipp
Verwenden Sie diese Möglichkeit zum Beispiel bei einem Import. Importieren Sie Ihre neuen Daten in eine statische Zielgruppe und verwenden Sie den jeweiligen Button, um sich die Einwilligung dieser Empfänger einzuholen.

 

Wie wirkt sich der Double-Opt-In Status auf meinen Versand aus?

Damit Sie rechtskonformes E-Mail Marketing betreiben können, muss Ihnen eine gültige Einwilligung Ihrer Empfänger vorliegen. In mailworx wird diese Einwilligung durch den Double-Opt-In Status abgebildet und beim Versand Ihrer E-Mail Kampagnen selbstverständlich berücksichtigt. Sind Sie beim Schritt "Zielgruppe" bei Ihrer Kampagnen Erstellung angekommen, klicken Sie dort auf "Bearbeiten". Es öffnet sich eine Übersicht Ihrer Abonnenten, die beschickt werden. Wenn Sie nun auf die ausgeschlossenen Empfänger klicken, öffnet sich eine Liste mit den Empfängereigenschaften, durch die der Abonnent vom Versand ausgeschlossen wurde. Unter "Empfänger ohne Einwilligung (Double-Opt-In Status)" sehen Sie nun alle Abonnenten, die aufgrund der fehlenden Einwilligung nicht besendet werden.

Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, Rücksicht auf die Vorschriften zum Thema Einwilligung zu nehmen, um rechtskonformes E-Mail Marketing zu betreiben. Verzichten Sie dennoch darauf, können Sie die Wirksamkeit auf Ihren Versand aufheben, indem Sie das Häkchen bei "Empfänger ohne Double-Opt-In Einwilligung besenden" aktivieren.

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