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Arbeiten mit Abonnentenfeldern

 

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Was ist ein Abonnentenfeld?

Abonnentenfelder in mailworx dienen dazu, Abonnentendaten in einer Datenbank zu strukturieren. In Abonnentenfeldern können beliebige Informationen zu jedem Abonnenten gespeichert werden. Egal auf welche Art und Weise ein Abonnent in mailworx hinzugefügt wird, seine Daten werden immer in Abonnentenfeldern gespeichert.

 

Welche Felder werden als "System-Abonnentenfelder" bezeichnet und wann wird ein zusätzliches Feld benötigt?

Die Felder „Anrede“, „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail“ und „Telefonnummer“ sind in jedem Mandanten automatisch vorhanden. Sie können nicht gelöscht oder bearbeitet werden, daher werden diese Felder als „System-Abonnentenfelder“ bezeichnet. Die Systemfelder werden auch in der Detailansicht jedes Abonnenten angezeigt. Möchten Sie bei Ihrem Abonnenten in mailworx noch andere Daten speichern, benötigen Sie zusätzliche Abonnentenfelder.

 

Wie kann ein neues Abonnentenfeld erstellt werden und was ist dabei zu beachten?

Ein neues Abonnentenfeld kann unter Verwaltung / Abonnentenfelder hinzugefügt werden.
Sie können in mailworx eine beliebige Anzahl von Abonnentenfeldern erzeugen. Verschiedene Typen von Feldern ermöglichen die Darstellung von vielerlei Datentypen.

Erstellung Abonnentenfeld


Hinweis: Sollte Ihnen das Modul „Verwaltung“ nicht zur Verfügung stehen, oder der Punkt „Abonnentenfelder“ erscheint in der Navigation unter „Verwaltung“ nicht, fehlen wahrscheinlich die betreffenden Berechtigungen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den mailworx-Administrator in Ihrem Unternehmen.

 

Wofür ist das Gruppieren von Abonnentenfeldern nützlich?

Jedes Abonnentenfeld ist bei jedem Abonnenten in mailworx zu sehen. Wenn Sie mit vielen verschiedenen Abonnentenfeldern arbeiten, haben Sie die Möglichkeit diese zu gruppieren, indem Sie unter Verwaltung / Abonnentenfelder / Gruppen die gewünschten Gruppen anlegen. Jedes einzelne Abonnentenfeld kann einer bereits erstellten Gruppe jederzeit zugeordnet werden. Bearbeiten Sie dazu ein Abonnentenfeld und wählen Sie unter „Gruppe“ die gewünschte Gruppe aus.

gruppieren

In der Ansicht jedes einzelnen Abonnenten gibt es dann je Gruppe einen eigenen Karteireiter um eine bessere Übersicht zu gewähren. Alle Abonnentenfelder die dieser Gruppe zugeordnet sind, sind diesem Karteireiter untergeordnet.

Hinweis: Werden keine eigenen Gruppen erstellt, ist jedes Abonnentenfeld der automatisch erstellten Gruppe „Stammdaten“ zugeordnet.

 

 

Welche Typen von Abonnentenfeldern gibt es und wofür werden sie verwendet?

Um zu entscheiden, welcher Abonnentenfeldtyp für Ihren Fall der Beste ist, ist es vorteilhaft, wenn Sie schon wissen, wie Sie dieses Feld verwenden möchten. Eine kurze Beschreibung inklusive eines Beispiels für jeden der acht verschiedenen Feldtypen finden Sie im folgenden Teil.

feldtypen

Ja/Nein

Dieser Feld Typ eignet sich für Felder welche sich durch ein einfaches Ja oder Nein beantworten lassen. Ein gutes Beispiel dafür ist die Fragestellung ob der Abonnent den Gutscheincode bereits eingelöst hat oder nicht oder auch ob der Abonnent bereits angemeldet ist. Für sämtliche Fragen dieser Art eignet sich der Feld Typ Ja/Nein.

Mehrfachauswahl

Mehrfachauswahlfelder bieten die Möglichkeit bei einem Abonnenten mehrere Werte auszuwählen. Häufig werden Mehrfachauswahlfelder verwendet, um bei den Abonnenten Interessen oder Vorlieben zu hinterlegen.

Außerdem wird für die Verwendung der Funktion "Abmeldung von unterschiedlichen Newslettertypen" in mailworx ein Mehrfachauswahlfeld als Basis benötigt.

Weitere Infos zum Thema Newslettertypen finden Sie hier.

Datum

Möchten Sie bei Ihren Abonnenten ein Datum hinterlegen (z.B. Geburtsdatum) können Sie diesen Feldtyp verwenden. Dabei ist es sehr wichtig, dass beim Import einer CSV-Datei, die Geburtsdaten beinhaltet, darauf geachtet wird, dass bei jedem Datum in der CSV-Datei ein bestimmtes Format eingehalten wird. Dieses Format sollte zB: 05.01.2017 (wenn mailworx in Deutsch verwendet wird) oder so 05/01/2017 (wenn Sie die englische Benutzeroberfläche verwenden) aussehen.

Text

Für viele Felder eignet sich der Feldtyp Text. So z. B. für Standardfelder wie den Vornamen oder den Nachnamen. Auch wenn man das Abonnentenfeld Firma anlegt verwendet man ein Textfeld. Es besteht auch die Möglichkeit die Anzahl der maximal möglichen Zeichen für dieses Feld einzugrenzen.

Auswahlfeld

Ein Auswahlfeld bietet die Möglichkeit beliebig viele Auswahlmöglichkeiten anzulegen, aus denen je Abonnent genau EINE Auswahl getroffen werden kann. Auswahlfelder sind z.B. für die Auswahl des Landes sehr nützlich.

Notiz

Dieser Feld Typ eignet sich dafür, Notizen zu einem Abonnenten zu machen, die dauerhaft in der Abonnenten-Datenbank gespeichert werden. Der Unterschied zum Textfeld ist, dass hier weitaus mehr Zeichen zur Verfügung stehen (über 65500 im Vergleich zu 255). Den Feldtyp gibt es auch bei sogenannten Formularfeldern. In einem Formular kann das Notizfeld sinnvoll eingesetzt werden, um dem Abonnenten die Möglichkeit zum ausführlichen Feedback zu geben. Formularfelder werden im Vergleich zu Abonnentenfelder nicht in der Abonnentendatenbank, sondern nur beim jeweiligen Formular gespeichert. Hier finden Sie eine Gegenüberstellung von Abonnentenfeldern und Formularfeldern.

Zahl

In einem Zahl-Feld sind ausschließlich Zahlen von 0-9 erlaubt. Egal auf welchem Weg die Abonnentendaten in mailworx landen (Import, Formular, manuelles Anlegen eines Abonnenten). Ein praktischer Anwendungsfall für ein Zahl-Feld ist erfahrungsgemäß die Postleitzahl. Wenn Sie sich entscheiden, für die Postleitzahl ein Zahl-Feld in mailworx zu erstellen, achten Sie bitte besonders auf den Aufbau Ihrer CSV-Datei, die Sie importieren möchten. Stehen in der PLZ-Spalte in Ihrer CSV-Datei in irgendeiner Zeile Buchstaben (z.B. PLZ = „A-4150“), ist der Import der Daten nicht möglich.

 

Was ist ein Formularfeld und wie kann damit gearbeitet werden?

Ein Formularfeld kann nur in einem Formular erstellt werden und nur über das Absenden eines Formulars wird ein Formularfeld mit Daten befüllt. Ein Formularfeld kann auch dazu verwendet werden, sich Notizen zum Abonnenten zu machen. Aber Achtung, diese werden nicht direkt beim Abonnenten gespeichert sondern nur im Formular.

Abonnentenfelder und Formularfelder sind im Formular Editor im Karteireiter „Inhalt“ auf der rechten Seite ersichtlich und können einfach per Drag & Drop auf das Formular gezogen werden.

Jeden Feldtyp können Sie mit der Option "Bearbeiten" individuell abändern und dem entsprechenden Formular anpassen.

 

Daten, die in ein Formularfeld eingetragen werden, können in mailworx nur direkt im Formular abgerufen werden. Wird ein Formular gelöscht, sind auch die Werte die in ein Formularfeld eingetragen wurden nicht mehr verfügbar.

Die Möglichkeit des Exportierens besteht im Karteireiter „Aktion“ jedes Formulars. Durch Klick auf den Button „Exportieren“ können jene Abonnenten exportiert werden, die das jeweilige Formular abgesendet haben. In der exportierten CSV-Datei sind automatisch zusätzlich zu den Werten der Abonnentenfelder auch die Werte aus den Formularfeldern sichtbar.

Hinweis: Die Exportmöglichkeit ist nur dann gegeben, wenn Sie zuvor eine statische Abonnentengruppe hinzugefügt haben.

Weitere Infos zu Formularfeldern und zur Verwendung von Abonnentenfeldern in den Formularen finden Sie hier.

 

Wo kommen Abonnentenfelder zum Einsatz?

Abonnentenfelder kommen bei den verschiedensten Funktionen in mailworx zum Einsatz und sind somit ein wesentlicher Bestandteil von mailworx. Im Folgenden erläutern wir Ihnen kurz die verschiedenen Einsatzgebiete.

Import

Wenn Sie neue Abonnenten Daten uploaden wollen, können Sie dies über die Import Funktion durchführen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Spaltenbezeichnungen in Ihrer Kundenkartei mit der Bezeichnung des Abonnentenfelds abstimmen, mehr dazu erfahren Sie im Whitepaper über Datenimport.

Dynamische Abonnentengruppe

Sie haben in mailworx die Auswahl zwischen statischen und dynamischen Abonnentengruppen. Für dynamische Abonnentengruppen sind die Abonnentenfelder von grundlegender Bedeutung. Die Abonnentenfelder und Werte können Sie nach Belieben zu Kriterien für die Zugehörigkeit zu einer dynamischen Gruppen kombinieren. Genaueres erfahren Sie im Whitepaper Dynamische Abonnentengruppen.

Textbausteine

Für ein gutes Marketing ist es wichtig den Kunden persönlich anzusprechen z.B. durch eine personalisierte Newsletter Anrede. Um dies zu ermöglichen werden in mailworx Abonnentenfelder verwendet aus denen sich Textbausteine machen lassen. Wie Sie solche Textbausteine erstellen erfahren Sie unter mailworx Textbausteine.

Personalisierungen

Unter Personalisierung ist nicht nur die korrekt formulierte Ansprache im Newsletter gemeint, sondern sämtliche Inhalte oder Elemente, die Personalisierungen beinhalten. Sie können mithilfe von Abonnentenfeldern so beispielsweise einen Gutscheincode im Newsletter platzieren oder auch die Punktezahl bei einem Bonusclub ausweisen.

Formulare

Auch in Formularen wird mit Abonnentenfeldern gearbeitet. Wichtig ist es den Unterschied zwischen Formularfeldern und Abonnentenfeldern zu kennen. Während Abonnentenfelder für alle Abonnenten gleich sind, können Formularfelder für einmalige Aktionen verwendet werden, so zum Beispiel für das Durchführen einer Umfrage. 

Workflow Editor

Es gibt auch die Funktion, dass beim Eintritt von speziellen Ereignissen in Workflows Abonnentenfelder geändert werden können. Eine ausführliche Beschreibung von der umfangreichen Funktion von Workflows finden sie im Whitepaper Marketing Automation. 

Linkklick

Eine Möglichkeit zur besseren Zielgruppenfindung bietet die Funktion der Änderung eines Abonnentenfelds nach einem Linkklick. Beispielsweise wird nach dem Klick auf einen Link zum Thema "Sport" der Wert "Sport" beim Abonnentenfeld Interessen (Mehrfachauswahlfeld) aktiviert. Somit lassen sich wertvolle Daten sammeln um eine noch bessere Einteilung der Zielgruppen vorzunehmen.

 

Können Abonnentenfelder auch leer bleiben?

Ja. Es ist nicht zwingend, jedem angelegten Abonnentenfeld einen Wert zu geben. So können beispielsweise Abonnentenfelder welche Sie für Premium Kunden angelegt haben, bei einem normalen Kunden einfach frei gelassen werden.

 

Was ist beim Löschen von Abonnentenfeldern zu beachten?

Wird ein Abonnentenfeld gelöscht, werden auch alle Werte, die bei einem Abonnenten in diesem Feld hinterlegt sind gelöscht. Wenn Sie vorhaben ein Abonnentenfeld zu löschen, ist es daher ratsam, zu kontrollieren, ob Sie die Werte in diesem Feld noch brauchen.

Ob das betreffende Abonnentenfeld z.B. in Formularen, Abonnentengruppen, Textbausteinen, Import oder Export-Vorlagen,... verwendet wird, können Sie sehen, indem Sie das Abonnentenfeld unter Verwaltung / Abonnentenfelder bearbeiten und auf den Karteireiter „Verwendung“ wechseln.

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