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Abonnenten in mailworx

 

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Was ist ein Abonnent?

Die Kontakte, an die Sie Ihren Newsletter senden, werden in mailworx als „Abonnenten“ bezeichnet. Diese haben Ihren Newsletter „abonniert“ – sich also bereit erklärt, diesen zu beziehen.

 

Was versteht man unter einem abgemeldeten Abonnenten?

Möchte ein Abonnent Ihren Newsletter nicht länger erhalten, hat er die Möglichkeit, sich direkt im Newsletter über die Abmelden-Schaltfläche abzumelden.

Klickt ein Abonnent im Newsletter auf Abmelden, wird diese Information in mailworx direkt beim Abonnenten hinterlegt. Das Angemeldet-Feld ist ein JA/NEIN  Feld und ist in den Daten jedes Abonnenten zu finden.

Ist ein Abonnent abgemeldet (mit anderen Worten: Beim Angemeldet-Feld ist „Nein“ ausgewählt) wird dieser Abonnent vom Versand des Newsletters ausgeschlossen und nicht wieder besendet.

 

Was bedeutet der Status „aktiviert“ bzw. „deaktiviert“ und was ist der Unterschied zwischen „manuell deaktiviert“ und „automatisch deaktiviert“?

Im Karteireiter Eigenschaften jedes Abonnenten ist der „E-Mail Status“ zu finden.
Hat ein Abonnent den Status „aktiv“ und ist angemeldet erhält er Ihren Newsletter, wenn er sich in der ausgewählten Empfängergruppe befindet.

Wird beim E-Mailstatus der Button Deaktivieren geklickt, erhält der Abonnent den Status „manuell deaktiviert“ und wird nicht mehr beschickt. Über den Button Reaktivieren kann der Abonnent wieder aktiviert werden.
Die Möglichkeit Abonnenten manuell deaktivieren zu können, ist in folgenden Situationen sinnvoll:

  • Nach Auflösung der Kundenbeziehung möchten Sie betreffenden Personen keinen Newsletter mehr senden. Damit diese beim Versand ausgeschlossen werden, sollten Sie deaktiviert werden.
  • mailworx erkennt eventuelle Rückläufer schon bevor Sie einen Newsletter an die Adresse senden. Dadurch können Sie möglicherweise einige Rückläufer bereits vorab deaktivieren.

Für den Fall, dass Ihre Mails nicht zustellbar sind, gibt es in mailworx den Status „automatisch deaktiviert“.
Wird uns ein Rückläufer (engl. Bounce) geliefert, weil das Mail „nicht zustellbar“ ist, werden Abonnenten automatisch von mailworx deaktiviert.
Über den Button Abonnent reaktivieren kann der Abonnent wieder aktiviert werden.
Wird beim Abonnenten eine neue E-Mail-Adresse hinterlegt, wird der Abonnent von mailworx automatisch wieder aktiviert. 

Sowohl beim Status „automatisch deaktiviert“ als auch beim Status „manuell deaktiviert“ werden die Abonnenten beim Versand ausgeschlossen und nicht mehr beschickt.

Möchte ein Abonnent den Newsletter nicht mehr erhalten, sollte dieser wie oben beschrieben „abgemeldet“ werden. Solche Abonnenten sollten NICHT manuell deaktiviert werden.

 

Wie viele Abonnenten befinden sich im Mandanten?

Die Anzahl aller Abonnenten im Mandanten können Sie unter Abonnenten ⇨ Abonnentensehen. Direkt neben dem Auswahlfeld, „Abonnentengruppe“ steht die Anzahl der Abonnenten.

 

Wie können Abonneten in mailworx hinzugefügt werden?

Es gibt 3 Möglichkeiten, Abonnenten in mailworx hinzuzufügen:

Manuelles hinzufügen eines einzelnen Abonnenten

Abonnenten / Abonnenten durch Klick auf den Button

Neuen Abonnenten erstellen

 erstellt werden.

Import einer beliebigen Anzahl von neuen Abonnenten

Unter Abonnenten Import können CSV-Dateien sowie XML-Dateien importiert werden.
Bei jedem Import muss ein Duplikatskriterium festgelegt werden. Anhand dieses Kriteriums oder Schlüssels wird bestimmt, ob ein Abonnent in mailworx schon vorhanden ist, oder neu angelegt werden muss.
Um die Mehrfachbesendung von Abonnenten zu veremeiden, sollte idealerweise die E-Mail-Adresse als Duplikatskriterium verwendet werden. So ist sichergestellt, dass es jede E-Mail-Adresse in mailworx nur einmal gibt. 

Bei jenem Feld, das als Duplikatskriterium für den Import ausgewählt ist, ist der grüne Schlüssel aktiv.



 

Wird die E-Mail-Adresse als Duplikatskriterium verwendet, werden alle bestehenden Abonnenten in mailworx mit den E-Mail-Adressen aus der CSV-Datei abgeglichen. Es wird für jede E-Mail-Adresse, die es in mailworx noch nicht gibt, ein neuer Abonnent angelegt.

Wir empfehlen, immer dasselbe Duplikatskriterium zu verwenden, um zu vermeiden, dass Duplikate erstellt werden. Situationsbedingt kann es auch nützlich sein, die Kombination aus mehreren Feldern als Duplikatskriterium zu verwenden. 

 


1. Fallbeispiel:

Ehepaare, Geschwister oder andere Familienmitglieder, die den selben Nachnamen haben, benutzen nur eine E-Mailadresse

  Name E-Mail
1. Abonnent Wolfgang Beispiel beispiel-family@eworx.at
2. Abonnent Bettina Beispiel  beispiel-family@eworx.at

 

 

2. Fallbeispiel:

Ein zentrales Postfach in einem Unternehmen wird von mehreren Personen betreut, die jeweils einen für sie personalisierten Newsletter an diese E-Mail-Adresse erhalten sollen.

 

  •   Name E-Mail
    1. Abonnent Otto Normalverbraucher office@mailworx.info
    2. Abonnent Bettina Beispiel office@mailworx.info
    3. Abonnent Markus Möglich office@mailworx.info

 

 

Ziel ist es, dass in mailworx für jede Person ein eigener Abonnent angelegt wird. Dieses Verhalten können Sie erreichen, indem Sie eine Kombination aus den Feldern Vorname, Nachname, und E-Mail als Duplikatskriterium verwenden. Beim Import muss also der grüne Schlüssel neben diesen Feldern aktiv sein.

 

Newsletter-Anmeldung auf der Website

In mailworx erstellte Formulare können auf Ihrer Website eingebunden werden. Füllt ein Besucher, der noch nicht für den Newsletter angemeldet ist das Formular aus und sendet dieses ab, wird in mailworx automatisch ein neuer Abonnent mit den entsprechenden Daten angelegt.

 

Weitere Infos zur Erstellung eines Formulars finden Sie im Whitepaper Formular erstellen

 

Hier können alle Abonnentengruppen aufgerufen werden, und die Anzahl der Abonnenten in der ausgewählten Abonnentengruppe ist zu sehen.

 

Wie können Abonnenten in mailworx aktualisiert werden?

Manuelles aktualisieren

Jeder bestehende Abonnent kann jederzeit durch Klick auf die Bearbeiten-Schaltfläche bearbeitet werden und seine Daten können geändert werden.

Durch Klick auf die Speichern-Schaltfläche werden die Änderungen gespeichert.

War die Aktualisierung erfolgreich, erscheint ganz rechts unten die Meldung: "Alle Änderungen wurden erfolgreich gespeichert."


Aktualisierung über den Import

In den allgemeinen Einstellungen für den Import kann bestimmt werden, ob bestehende Abonnenten aktualisiert werden sollen. Dafür gibt es die Checkbox „Bestehende Abonnenten aktualisieren“.

Möchten Sie bestehende Abonnenten aktualisieren, ist die Wahl des Duplikatskriteriums sehr wichtig. Das Feld, das als Duplikatskriterium verwendet wird, dient als Basis beim Abgleich zwischen der CSV-Datei und mailworx. Wird eine Übereinstimmung gefunden (zB: eine E-Mail-Adresse, die in mailworx schon vorhanden ist, ist auch in der Datei vorhanden), wird dieser Abonnent in mailworx aktualisiert. Der Abonnent erhält in mailworx die Daten, die in der Datei in der dazugehörigen Zeile stehen. Aktualisiert werden beim Abonnenten immer jene Felder, die beim Import entsprechend zugeordnet werden. Nicht zugeordnete Felder bleiben unberührt.

Ein Beispiel:

Abonnent in mailworx vor dem Import

Vorname

Nachname

E-Mail-Adresse

Firma

    erika.mustermann@eworx.at  

 

Datei die importiert wird:

Vorname Nachname E-Mail-Adresse Firma
Erika Mustermann erika.mustermann@eworx.at eworx

 

Einstellungen beim Import:



Zugeordnet
werden beim Import der Vorname, der Nachname, die E-Mail-Adresse.
Die Firma ist nicht zugeordnet.

Abonnent in mailworx nach dem Import: 

Vorname Nachname E-Mail-Adresse Firma
Erika Mustermann erika.mustermann@eworx.at  

 

Aktualisierung über ein Formular

Beim Aktualisieren von Abonnenten durch ein Formular wird automatisch die E-Mail-Adresse als Duplikatskriterium verwendet. Sendet ein Abonnent ein Formular ab, so wird überprüft, ob diese E-Mail-Adresse in mailworx schon vorhanden ist. Wenn ja, wird dieser Abonnent aktualisiert, ansonsten wird ein neuer Abonnent angelegt. Es werden jene Felder beim Abonnenten in mailworx aktualisiert, die im Formular abgefragt werden.

Als Beispiel:

Bestehender Abonnent in mailworx:

Vorname Nachname E-Mail-Adresse Firma
Otto   otto.normalverbraucher@eworx.at  

Das eingebundene oder verlinkte Formular wird mit folgenden Inhalten abgesendet:

?

Aktualisierter Abonnent in mailworx:

Vorname Nachname E-Mail-Adresse Firma
  Normalverbraucher otto.normalverbraucher@eworx.at eworx

 

Der Vorname wird geleert, da dieser vom Abonnenten nicht ausgefüllt wurde. Um zu vermeiden, dass durch das Ausfüllen von Formularen direkt vom Abonnenten für Sie wichtige Daten verloren gehen, empfehlen wir, die Felder im Formular als Pflichtfelder zu definieren.

 

Welche Informationen zu Abonnenten können in mailworx gespeichert werden?

Für jede Info, die Sie bei Ihren Abonnenten hinterlegen möchten, muss in mailworx Platz geschaffen werden. „Platz“ für Informationen zum Abonnenten ist in den Abonnentenfeldern zu finden. In jedem neuen Mandanten sind die System-Abonnentenfelder Titel, Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer vorhanden. Für jede zusätzliche Information, die Sie bei Ihren Abonnenten sehen möchten, brauchen Sie weitere Abonnentenfelder.

Mit anderen Worten: Sie brauchen in mailworx ein Abonnentenfeld für jede Spalte die Sie in Ihrer CSV-Datei für den Import haben, die Informationen enthält, die in mailworx für Sie wichtig sind. 

Weitere Infos zur Erstellung von Abonnentenfeldern finden Sie im Whitepaper Abonnentenfelder.

 

Wie kann ein Abonnent einer Abonnentengruppe hinzugefügt werden?

Dynamische Abonnentengruppen:

Ein Abonnent landet in einer dynamischen Abonnentengruppe, wenn er das dafür festgelegte Kriterium erfüllt. Erfüllt der Abonnent das Kriterium nicht mehr, wird er automatisch aus der Abonnentengruppe ausgetragen, bleibt aber im System vorhanden.

 

Statische Abonnentengruppen:

Um einen bereits bestehenden Abonnenten einer Abonnentengruppe zuzuordnen gehen Sie bitte zu Abonnenten Abonnentengruppen und bearbeiten Sie die gewünschte Ziel-Abonnentengruppe.

Wechseln Sie  auf die Registerkarte Abonnenten.

 

Weitere Informationen über das Hinzufügen in Abonnentengruppen finden sie im Whitepaper Abonnentengruppen.

 

Wie kann ein Abonnent aus einer Abonnentengruppe ausgetragen werden, ohne dabei aus dem System gelöscht zu werden?

Damt der Abonnent nicht gelöscht, sondern nur augetragen wird, ist es wichtig, an welcher Stelle, in mailworx Sie den Abonnenten entfernen. Das "Austragen" eines Abonnenten ist nur an an einer Stelle in mailworx möglich und zwar unter "Abonnenten" --> "Abonnentengruppen". Bearbeiten Sie dort die gewünschte Abonnentengruppe.

Wechseln Sie  auf die Registerkarte Abonnenten.

 

Wenn Sie den Entfernen-Button drücken, werden Sie noch gefragt, ob diese Aktion wirklich durchgeführt werden soll.



An dieser Meldung können Sie immer erkennen, ob Sie den Abonnenten mit dieser Aktion auch wirklich nur „austragen“ und nicht aus dem Mandanten löschen.

 

 

Was ist beim Löschen von Abonnenten zu beachten?

Das Löschen von Abonnenten, bringt einige Konsequenzen mit sich, wir bitten Sie daher, folgende Punkte zu beachten, wenn Sie vorhaben, Abonnenten aus Ihrem Mandanten zu löschen: 

  1. Die gelöschten Abonnenten können nicht wiederhergestellt werden.
  2. Bei der Kampagnen-Statistik geht der Personenbezug verloren.
  3. Die Statistik der Abonnenten wird gelöscht.
  4. Abonnenten die bereits abgemeldet waren, müssen entsprechend gesichert und wieder als abgemeldet importiert werden, damit sie nicht wieder besendet werden.