Rückläufer automatisiert bereinigen

Bounce Management & die richtige Behandlung von Rückläufern

Bei tausenden E-Mails ist die eine oder andere E-Mail nicht zustellbar. Abonnenten ändern ihre Adressen, es gibt fehlerhaft eingegebene Adressen, Mitarbeiter wechseln das Unternehmen, sind auf Urlaub oder die Mailbox eines Abonnenten ist voll. Das intelligente Rückläufer Management von mailworx wertet all diese unzustellbaren Nachrichten aus, kategorisiert und deaktiviert sie, wenn erforderlich.

In dieser Anleitung verraten wir nicht nur, wie die automatische Bereinigung von Rückläufern funktioniert, sondern auch welche Schritte Sie selbst unternehmen können, um Ihre Datenqualität zu verbessern!

 

Was sind Rückläufer und welche Bounce-Typen werden unterschieden?

Wie behandelt mailworx Rückläufer?

Wieso werden Rückläufer überhaupt deaktiviert?

Kann es sein, dass Rückläufer wieder aktiviert werden?

Wo sehe ich, wie viele Rückläufer in meinem Mandanten existieren?

Sollte man prognostizierte bzw. erkannte Rückläufer manuell deaktivieren?

Was ist der Unterschied zwischen einer ungültigen E-Mail Adresse und einem erkannten Rückläufer?

Was kann man bei vielen erkannten Rückläufern aufgrund von fehlerhaften E-Mail Adressen tun?

Wenn ein Abonnent eine E-Mail nicht bekommt, handelt es sich dann automatisch um einen Rückläufer?

Worauf können Rückläufer noch hinweisen?

 

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Was sind Rückläufer und welche Bounce-Typen werden unterschieden?

 

Rückläufer sind im Bounce Management E-Mails, die nicht zugestellt werden können. Je nach Kategorie und Domain der E-Mail Adresse wird der Abonnent bei unzustellbaren Versuchen gleich oder erst nach mehreren Fehlern vom System deaktiviert und die Adresse von jedem Newsletterversand ausgeschlossen.

Wir unterscheiden drei verschiedene Arten von Rückläufern.

  • Hard Bounce: Schwerer, dauerhafter Fehler wie z.B. "E-Mail Adresse existiert nicht".
  • Soft Bounce: Leichter, temporärer Fehler. Beispiel: Mailbox ist überlastet.
  • Spam Bounce: Spambeschwerden vom Abonnenten 
 

Wie behandelt mailworx Rückläufer?

 

Nach wie vielen fehlgeschlagenen Zustellversuchen mailworx die Abonnenten automatisch deaktiviert, hängt einerseits vom Typ des Rückläufers ab und andererseits vom betroffenen E-Mail Provider. Das hat u.a. damit zu tun, dass die verschiedenen Provider unterschiedlich streng mit Absendern umgehen, die an nicht existente E-Mail Adressen senden oder eine Spam-Beschwerde erhalten.

Hard Bounces werden abhängig vom Provider schon beim ersten oder spätestens beim zweiten fehlerhaften Zustellungsversuch deaktiviert.

Spam Bounces, die von E-Mail Providern zurückgemeldet werden, deaktiviert mailworx bei manchen Providern sofort, bei anderen erst nach dem zweiten erfolglosen Versuch.

Soft Bounces sind temporäre Fehler, daher besteht in der Regel kein Grund, die E-Mail Adresse zu deaktivieren. Tritt der Fehler aber häufiger auf (3-5 erfolglose Versuche), wird der Abonnent dennoch deaktiviert.

 

Wieso werden die Rückläufer überhaupt deaktiviert?

 

Die automatische Deaktivierung verhindert nicht nur, dass Kosten für den Versand von E-Mails an nicht mehr existente Adressen entstehen. Viel wichtiger ist, dass dadurch die Datenqualität steigt und verhindert wird, dass Sie auf Black Lists von E-Mail Providern landen.

 

Kann es sein, dass Rückläufer wieder aktiviert werden?

 

Ja das ist in verschiedenen Fällen möglich.

Fall 1: 

Wenn der Rückläufer aufgrund einer fehlerhaften E-Mail Adresse entstanden ist und diese korrigiert wird, wird auch der Abonnent automatisch reaktiviert.

Fall 2: 

Wird ein Abonnent aufgrund des häufigen Auftretens eines Soft Bounces deaktiviert, so wird dieser automatisch reaktiviert, wenn er doch noch auf eine der versendeten E-Mail Kampagnen reagiert. Die Bounce Statistik wird in diesem Fall ebenfalls zurückgesetzt.

Beispiel zu Fall 2
Während ein Abonnent mehrere Wochen auf Urlaub ist, wird sein Postfach voll. Ab diesem Zeitpunkt werden die wöchentlich versendeten Newsletter als Rückläufer registriert. Nach dem dritten Mal wird der Abonnent automatisch deaktiviert. Wenn der Abonnent nun von der Fernreise zurückkehrt und sein Postfach aufräumt, wird er wieder automatisch aktiviert, sofern er die zuletzt erhaltene E-Mail öffnet.

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Wo sehe ich, wie viele Rückläufer in meinem Mandanten existieren?

Welche E-Mail Adressen mailworx als Rückläufer erkannt hat und welche potentiellen Rückläufer es noch im System gibt, sehen Sie nachdem Sie sich in Ihren mailworx Account eingeloggt haben. Am Startbildschirm gibt ein übersichtliches Dashboard - mit einem Klick auf den Balken prognostizierte Rückläufer gelangen Sie in den Wartungsbereich. Alternativ gelangen Sie dorthin über das Hauptmenü Abonnenten / Wartung.

Dashboard prognostizierte Rückläufer

Im Drop-Down-Menü können Sie wählen, ob Sie sich die prognostizierten, erkannten oder bereits deaktivierten Rückläufer anzeigen lassen möchten.

Prognostizierte Rückläufer

mailworx überprüft, ob eine E-Mail Adresse in Ihrem Adressbestand bereits einmal über die mailworx Infrastruktur beschickt wurde und dabei zu Rückläufern geführt hat. Keine Aussage ist jedoch über den Typ des Rückläufers möglich. Falls Ihnen keine fehlerhafte E-Mail Adresse auffällt oder ein Empfänger von dem Sie wissen, dass er z.B. das Unternehmen gewechselt hat, müssen Sie auch keine weiteren Schritte unternehmen.


Erkannte Rückläufer

Diese E-Mail Adressen haben in Ihrem mailworx Mandanten bereits zu Rückläufern geführt. In der Liste sehen Sie auch die Bounce Statistik, d.h. welcher Art der Rückläufer war und wie oft der Fehler bereits aufgetreten ist.


Deaktivierte Rückläufer

Die automatisch deaktivierten E-Mail Adressen werden hier zusammengefasst. Überprüfen Sie, ob Sie Fehler in E-Mail Adressen finden, die Sie vielleicht beheben könnten.

Nach dem Versand einer E-Mail Kampagne sehen Sie in der Statistik, an welche E-Mail Adressen genau diese Kampagne nicht zugestellt werden konnte. Siehe Screenshot unter Wie behandelt mailworx Rückäufer.

 

Sollte man prognostizierte bzw. erkannte Rückläufer manuell deaktivieren?

Sofern Sie keine Kontakte in diesen Listen finden, die Sie korrigieren müssen, weil die E-Mail Adresse fehlerhaft ist, können Sie sich ganz auf die automatische Deaktivierung von mailworx verlassen. Diese Abonnenten erhalten den Status "automatisch deaktiviert". Dadurch wissen Sie auch im Nachhinein, dass der Kontakt als Rückläufer deaktiviert wurde.

Natürlich ist es auch möglich, die Kontakte manuell zu deaktivieren, jedoch ist zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr eindeutig nachvollziehbar, aus welchem Grund der Kontakt deaktiviert wurde, da hier keine zusätzlichen Statusinformationen angegeben werden können.

 

Was ist der Unterschied zwischen einer ungültigen E-Mail Adresse und einem erkannten Rückläufer?

Im Wartungsbereich finden Sie neben dem Reiter "Rückläufer" auch einen Tab "Ungültige E-Mail Adressen". Wenn mailworx eine E-Mail Adresse als ungültig erkennt, wird Sie von Vorneherein nicht für den Versand berücksichtigt und kann somit auch keinen Rückläufer liefern. Es lohnt sich die Adressen durchzugehen, denn oft lassen sich die Fehler schon mit einem Blick erkennen.

Übrigens: Achten Sie bereits beim Import darauf, dass keine ungültigen E-Mail Adressen ins System gelangen. Am schnellsten identifizieren Sie fehlerhafte E-Mail Adressen, wenn Sie nach dem Import einen Blick in den entsprechenden Wartungsbereich werfen. Bei der manuellen Anlage erhalten Sie einen Warnhinweis, dass die E-Mail Adresse nicht gültig ist.

Auch bei Rückläufern kann es sich natürlich um ungültige E-Mail Adressen handeln. Die Fehler sind aber technisch vorab nicht feststellbar (z.B. Buchstabendreher oder eine nicht mehr existente E-Mail Adresse).

 

Was kann man bei vielen erkannten Rückläufern aufgrund von fehlerhaften E-Mail Adressen tun?

Wenn Sie feststellen, dass viele E-Mail Adressen aufgrund von offensichtlichen Schreibfehlern deaktiviert wurden, die Sie leicht beheben könnten, so geht das am besten über einen Import. Die E-Mail Adresse scheidet als Duplikatskriterium für die Korrektur allerdings aus, weshalb Sie auf einen Trick zurückgreifen müssen.

  1. Exportieren Sie die Liste der deaktivierten Rückläufer und wählen Sie für den Export auch das Feld "interne ID" aus.
  2. Bereinigen Sie die E-Mail Adressen in Excel.
  3. Importieren Sie die Daten als csv-Datei und wählen Sie die interne ID als Duplikatskriterium aus.
  4. Nach dem Import werden die aktualisierten Abonnenten automatisch reaktiviert und die Bounce Statistik zurückgesetzt.
 

Wenn ein Abonnent eine E-Mail nicht bekommt, handelt es sich dann automatisch um einen Rückläufer?

Rückläufer können vom System nur dann als solche eingestuft werden, wenn der empfangende Provider auch ein Problem zurückmeldet. Verwendet ein Unternehmen individuell konfigurierte E-Mail Filter, die sehr strengen Richtlinien folgen, kann es sein dass Ihre E-Mail in diesen Filter rutscht. Die E-Mail gilt dann aber als zugestellt, sie wird vom Filter lediglich geblockt und ist daher für den Abonnenten nicht in gewohnter Weise ersichtlich. In der Regel können die Mitarbeiter des Unternehmens diese E-Mails aber manuell freigeben.

Tipp: Falls Sie eine Anfrage von einem Abonnenten erhalten, warum er den Newsletter nicht erhält oder Sie selbst feststellen, dass viele E-Mail Adressen eines bestimmten Unternehmens betroffen sind, bitten Sie den Abonnenten einfach darum, Ihre Absenderdomain auf die White List zu setzen.

 

Worauf können Rückläufer noch hinweisen?

Vor allem Hard Bounces können auch ein Hinweis darauf sein, dass eine E-Mail Adresse in einem Unternehmen NICHT MEHR existiert. Möglicherweise hat sich hier nur der Ansprechpartner geändert. Diese Informationen können z.B. für Ihren Vertrieb sehr hilfreich sein.

In unserem Whitepaper E-Mail Zustellung optimieren erfahren Sie außerdem, welche Maßnahmen Sie selbst ergreifen können, damit Ihre E-Mails nicht als Spam eingestuft werden. 

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