mailworx Eventmanagement Tool

Mit dem vollintegrierten mailworx Add-On für Eventmanagement lassen sich sämtliche Kommunikationsmaßnahmen vor und nach Ihrem Event vorausplanen und der Anmelde- und Gästelistenprozess weitgehend automatisieren.

Erfahren Sie in diesem Whitepaper Schritt für Schritt, wie Sie das mailworx Eventmanagement Tool einsetzen.

Sobald das Eventmanagement Modul für Sie freigeschaltet ist, erscheint ein neuer Navigationspunkt unter Kampagnen. Um ein neues Event anzulegen, rufen Sie "Veranstaltungen" auf.

Eventmanagement mit mailworx

Event mit Veranstaltungsinformationen erstellen

Klicken Sie auf den grünen Button "Hinzufügen" und pflegen Sie sämtliche Eckdaten – Name, Datum, Veranstaltungsort – zu Ihrem Event ein.

Darunter geben Sie Ihren Text für den Kalendertermin ein. Die angegebenen Informationen werden automatisch für den Linktyp "Veranstaltungstermin" hinterlegt. Diesen können Sie bei Ihrer E-Mail Kampagne im Fenster "Link hinzufügen" einbauen (siehe unten).

Sie möchten interne Notizen festhalten, welche die Organisation des Events oder ein Fazit zur Veranstaltung beinhalten? Das Feld "Beschreibung" steht Ihnen dafür zur Verfügung. Wählen Sie auch die Sprache Ihrer Veranstaltung aus. Hier ist auch eine Mehrfachauswahl möglich, damit Sie einem Event Kampagnen unterschiedlicher Sprache zuordnen können. Im Fall von mehrsprachigen Veranstaltungen empfiehlt sich, ein internationales Anmeldeformular in Englisch zu erstellen.

Im Feld Benachrichtigungsadresse können Sie eine E-Mail-Adresse definieren, die informiert wird, sollten beim Versand der eingeplanten Kampagnen Fehler auftreten (z.B. Überschreitung des Versandlimits)

Anmeldeformular- Mehr Flexibilität durch eigenständige Formularfelder

Unter "Kampagnen / Formulare" erstellen Sie mit geringem Aufwand Ihr Anmeldeformular. Zusätzlich zu den Abonnentenfeldern stehen Ihnen eigenständige Formularfelder zur Verfügung, welche nicht bei den Abonnentendaten gespeichert werden, sondern für besseren Überblick nur beim Formular.

Verwenden Sie Abonnentenfelder für Daten, die bereits im System enthalten sind (z.B. Name und E-Mail Adresse) bzw. die Sie für die weitere Verwendung erheben wollen (z.B. Wohnort).

Für Informationen, welche Sie nur für das Event erheben müssen (z.B. Auswahl der Vorträge, Menüwahl, etc.), legen Sie ein Formularfeld an.

Beim "Versandplan beim Abschicken" wählen Sie jene ereignisabhängige Kampagne aus, die Sie als Bestätigungsmail für die Anmeldung versenden möchten.

Hinweis: Beim Abgleich der Abonnentendaten ist für Veranstaltungen die Option Abonnenten aktualisieren zu verwenden. Ansonsten wären auch Mehrfach-Anmeldungen einer Person möglich und der Anmeldestand würde verfälscht. 

In der Registerkarte "Aktion" können Sie einstellen, wer Benachrichtigungen erhalten soll, wenn neue Anmeldungen eintreffen. Falls das Kontingent voll ist und Sie die Wartelistenfunktion (siehe unten) aktiviert haben, beinhaltet die Benachrichtigung den Hinweis auf die Warteliste.

 

Gästelisten & Wartelistenmanagement -Anmeldeprozess mit Optionen

Wechseln Sie nun wieder zu Ihrer Veranstaltung. Im Register "Anmeldung" können Sie sämtliche Einstellungen für den Anmeldeprozess vornehmen. Wählen Sie zunächst das eben erstellte Anmeldeformular aus.

  • Teilnehmerzahl einschränken
    Ihr Platzkontingent ist begrenzt? Definieren Sie die maximal zulässige Teilnehmerzahl inkl. der Begleitpersonen.

  • Warteliste verwenden
    Anschließend können Sie entscheiden, ob Teilnehmer, für die im Moment kein Platz frei ist, eine Absage erhalten oder auf die Warteliste kommen.

    • Keine Warteliste - Legen Sie den Text fest, der bei ausgebuchter Veranstaltung anstatt des Anmeldeformulars angezeigt wird.

    • Warteliste - Mit ereignisabhängigen Kampagnen automatisieren Sie den Prozess und halten Ihren Interessenten ganz unkompliziert über seinen aktuellen Status auf dem Laufenden. (Aufnahme in Warteliste, Übernahme in Anmeldung, Absage)
 
  • Begleitpersonen zulassen
    Ihre Gäste dürfen mit Begleitung kommen? Sie bestimmen wie viele Begleitpersonen eine Person mitbringen darf. Die Informationen zu den Begleitpersonen werden separat abgefragt, das heißt sie können auch nur den Namen der Begleitperson erheben, wenn das für Ihre Veranstaltung ausreichend ist.

  • Anmeldeschluss festlegen
    Definieren Sie auf Wunsch vorab einen Anmeldeschluss oder schließen Sie damit die Anmeldung, wenn die Veranstaltung bereits ausgebucht ist.
  • Absage vermerken
    Vor allem wenn die Plätze für Ihr Event begrenzt und begehrt sind, ist es sinnvoll Angemeldeten die Möglichkeit zu geben, sich von der Veranstaltung abzumelden, wenn sie doch verhindert sind. Dadurch werden Plätze für Gäste auf der Warteliste frei. 

    1. Im ersten Bereich können Sie den Text definieren, der angezeigt wird, wenn Angemeldete auf den Absage-Link in einer Kampagne klicken. Diese Angabe ist optional, da Sie diesen Linktyp nicht unbedingt einsetzen müssen.

      Sie können hier außerdem weitere Informationen abfragen. Zum Beispiel einen Absagegrund oder ob die Unterlagen zum Event trotzdem zugesendet werden sollen.

    2. Das zweite Textfeld ist ein Pflichtfeld. Hier definieren Sie den Bestätigungstext nach einer Absage von der Veranstaltung. Die Angabe des Textes ist notwendig. Ist nämlich ein Abonnent bereits für das Event angemeldet, erhält er bei erneutem Klick auf den Anmeldelink die Information, dass er bereits angemeldet ist, sowie die Option, sich von der Veranstaltung abzumelden. 
 

Veranstaltungslinks in Kampagnen einbauen

Gestalten Sie Ihre E-Mail Kampagnen für das Event (z.B. Einladung oder Reminder). Es stehen Ihnen vier Veranstaltungslinks und eine Linkfunktion zur Verfügung.

  • Veranstaltungstermin
    Generiert aus den Veranstaltungsinfos einen Kalendereintrag der heruntergeladen und in Outlook gespeichert werden kann.

  • Veranstaltungsanmeldung
    Verlinkung auf das Anmeldeformular zur Veranstaltung

  • Veranstaltungsabsage
    Verlinkung auf eine Absage-Seite, auf der Sie z.B. auch eine Begründung für die Absage abfragen können. 

  • Veranstaltungsticket
    Bei Klick auf den Link öffnet sich das personalisierte Ticket inklusive QR-Code als pdf. 

  • Einfache Zu-/Absage (Zusätzliche Linkfunktion)
    Verlinken Sie zum Beispiel auf eine Landingpage und definieren Sie in den zusätzlichen Optionen bei Veranstaltungsteilnahme, ob der Link-Klick als Zu- oder Absage registriert werden soll.

Aktuelle Statusinformation für Abonnenten

Wenn sich ein Abonnent bereits für die Veranstaltung anmeldet hat, abgesagt hat oder sich auf der Warteliste befindet, erhält er bei erneutem Klick auf einen der ersten drei Veranstaltungslinktypen eine aktuelle Statusinfo und die Möglichkeit seine Anmeldedaten oder die Anzahl der Begleitpersonen zu ändern. 

  • Ist man bereits angemeldet, erhält man außerdem die Möglichkeit, seine Teilnahme abzusagen.
  • Hat man abgesagt, kann man sich über einen Link zum Anmeldeformular erneut anmelden.

Kampagnenaktivitäten vorausplanen

Die Timeline Ansicht im mailworx Eventmanagement Modul bietet auf den ersten Blick einen tollen Überblick. Alle Kommunikationsmaßnahmen zum Event können damit nachvollzogen werden. Und auch auf den zweiten Blick lassen sich viele praktische Funktionen entdecken.

Einer der größten Vorteile des mailworx Eventmanagement Tools ist die Möglichkeit, Kampagnen vorauszuplanen. Navigieren Sie dazu einfach zwischen den verschiedenen Punkten auf der Timeline indem Sie sie anklicken.

Sie können jedem Kommunikationsschritt mehrere Kampagnen zuordnen und diese sofort versenden, später versenden oder nur verknüpfen. Dabei können nicht nur Abonnentengruppen als Empfänger eingesetzt werden, sondern auch Gruppen, die automatisch zum geplanten Versanddatum aufgrund des aktuellen Anmeldestatus erstellt werden.

Einladung
• Veranstaltungsgruppe "Eingeladene Abonnenten ohne Reaktion"

Reminder
• Veranstaltungsgruppe "Anmeldungen"

Follow Up
• Veranstaltungsgruppe "Anmeldungen"
• Veranstaltungsgruppe "Eingeladene Abonnenten"
• Veranstaltungsgruppe "Teilnehmer" - (tatsächlich anwesend)

Live-Auswertung des Anmeldestandes

Wenn Sie alle Planungsmaßnahmen durchgeführt haben, ändern Sie den Status der Kampagne im Registerblatt "Anmeldung" auf "In Durchführung". Danach wird der Tab "Gästeliste" aktiv.

Darin finden Sie den Status der eingeladenen Abonnenten in übersichtlichen Listen, die Sie exportieren oder in statische Abonnentengruppen überführen können.

Wenn Personen ausfallen, können Sie Abonnenten von der Warteliste in die Anmeldeliste übernehmen. Wenn keine Plätze mehr frei werden, übernehmen Sie die Abonnenten der Warteliste in die Absagen-Liste. 

Manuelle Änderungen der Gästeliste oder Anmeldedaten

Sie können jederzeit Änderungen an den Anmeldedaten vornehmen, Begleitpersonen ergänzen oder Abonnenten manuell zur Gästeliste hinzufügen. Beachten Sie jedoch, dass Änderungen der Anmeldedaten sich dann auf die Abonnentendaten auswirken, wenn zur Erfassung Abonnentenfelder verwendet wurden.

Hinweis: Wenn Sie Anmeldedaten ändern, erhält der Abonnent automatisiert die Anmeldebestätigung zugesendet, die Sie als Bestätigungsmail beim Anmeldeformular ausgewählt haben. 

Erstellen von Namenskärtchen 

Im Reiter Gästeliste können Sie nun in wenigen Schritten Namenskärtchen für Ihre Gäste erstellen und drucken. Nachdem Sie die Option "Namenskärtchen" wählen, erscheint ein weiteres Feld, wo Sie in einer Personenauswahl selber bestimmen welche Namensschilder Sie möchten. Als Auswahl stehen Ihnen die angemeldeten Personen, die auf der Warteliste oder auch jene die keine Reaktion gezeigt haben aus. Weiteres haben Sie die Möglichkeit, die Größe der Namenskärtchen in Höhe und Breite beliebig zu verändern. Auch die Anzahl an leeren Reservekärtchen, wo Sie den Namen erst später manuell einfügen, können sie eingeben. Das Layout der Kärtchen (Farbe, Logo,…) wird durch das konfigurierte Standardlayout bestimmt.
 

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