E-Mail Zustellung optimieren

E-Mail Zustellung optimieren: Maßnahmen von SPF, DKIM bis hin zur Listen-Hygiene

Wer eine zuverlässige E-Mail Zustellung gewährleisten möchte, muss auf verschiedenen Ebenen ansetzen. Einerseits lässt sich eine hohe E-Mail Zustellung durch technische Maßnahmen gewährleisten. Andererseits haben auch Sie selbst die Möglichkeit, die Zustellung von Newslettern positiv zu beeinflussen - vor allem wenn es darum geht, vertrauenswürdige E-Mails zu senden, die direkt im Posteingang Ihrer Empfänger und nicht im Spam-Ordner landen.

Im mailworx Service sind viele der technischen Maßnahmen inkludiert und auch die Software an sich enthält Tools, welche für hohe Zustellraten sorgen (z.B. der integrierte Spam-Check).

Andere Vorkehrungen, wie die DKIM Aktivierung oder das Setzen eines SPF Records, benötigen auch Ihre Aufmerksamkeit bzw. die Ihres IT-Administrators. Es handelt sich dabei in der Regel um einmalige Einstellungen, die Ihr IT-Techniker ohne viel Aufwand umsetzen kann.

In diesem Whitepaper verraten wir Ihnen, was hinter diesen Abkürzungen steckt und warum wir diese Maßnahmen zugunsten einer hohen E-Mail Zustellung unbedingt empfehlen. Außerdem verraten wir Ihnen was Sie unternehmen können, damit Ihre E-Mails nicht von Spam-Filtern geblockt werden.

 

Fragen zur E-Mail Zustellung & Erhöhung der Zustellsicherheit

Was ist ein SPF Record und wozu ist er gut?

Was bedeutet DKIM und warum sollte man DKIM nutzen?

Welche Maßnahmen kann ich selbst ergreifen, damit meine E-Mails nicht als Spam eingestuft werden?

 

Ihre Frage wurde nicht beantwortet? Das holen wir gerne nach!

 

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Was ist ein SPF Record und wozu ist er gut?

Die Abkürzung SPF steht für Sender Policy Framework. Dahinter steckt ein Verfahren, das den Missbrauch von vertrauenswürdigen E-Mail Adressen durch Spammer eindämmen soll. Bei Empfang einer E-Mail wird oft geprüft, ob der versendende Server den angegebenen Absender auch tatsächlich verwenden darf. Ist das nicht der Fall, so ist es wahrscheinlich, dass eine E-Mail als Spam eingestuft wird.

Durch den Eintrag im Sender Policy Framework können Sie bestimmen, welche Server dazu berechtigt sind, E-Mails mit Ihrer (Absender-)Domain zu versenden. Damit mailworx Ihre E-Mails reibungslos zustellen kann, ist es notwendig, dass die Einträge im Sender Policy Framework (SPF Records) die IP-Adressen der mailworx Server enthalten und entsprechende SPF Records für alle verwendeten Absenderdomains vorhanden sind.

 

 

Was bedeutet DKIM und warum sollte man DKIM nutzen?

Hinter DKIM steckt das Wort DomainKeys Identified Mail und eine weitere technische Maßnahme, welche geschaffen wurde, um gegen Spam und Phishing Mail vorzugehen. Dabei soll vor allem verhindert werden, dass Empfänger durch sogenannte Spoofer getäuscht werden. Spoofer sind Betrüger, die Ihnen E-Mails zusenden, welche z.B. denen von Ihrer Bank oder von großen Online-Shops zum Verwechseln ähnlich sehen.

Dabei wird jede E-Mail mit einer unsichtbaren digitalen Signatur gekennzeichnet. Der DomainKey ist ein Schlüssel, der (nach einem Eintrag im Domain Name System) öffentlich verfügbar ist. Damit können empfangende E-Mail Server die digitale Signatur in Ihren E-Mails überprüfen und feststellen, ob diese authentisch sind.

Weitere Informationen zur DKIM Aktivierung erhalten Sie von der mailworx Service Crew.

 

Welche Maßnahmen kann ich selbst ergreifen, damit meine E-Mails nicht als Spam eingestuft werden?

Es gibt unterschiedliche Ursachen, warum Ihre E-Mail von Absendern oder Providern als Spam eingestuft werden kann. Folgende Dinge sollen Sie unbedingt beachten, damit Sie als vertrauenswürdiger Absender gelten und Ihre E-Mails auch wirklich zugestellt werden können. 

Einwilligung darf nicht fehlen

Senden Sie keine E-Mails an Personen, von welchen Sie keine ausdrückliche Einwilligung dafür erhalten haben! Am sichersten ist in diesem Fall das Double-Opt-in Verfahren, in dem der Abonnent um eine erneute Bestätigung seiner E-Mail Adresse durch einen Linkklick gebeten wird.

Beachten Sie Robinsonlisten, um sicher zu gehen, dass Werbeverweigerer Ihre Kampagnen nicht erhalten. Mitglieder der ECG-Liste (österreichische Robinsonliste) werden von mailworx mit nur einem Klick vom Versand ausgeschlossen.

Wir raten vom Kauf von E-Mail Listen ab. Diese Empfänger haben keinen Bezug zu Ihrem Unternehmen, es bringt nichts, wenn Sie diese zwangsbeglücken. Der Einsatz von gekauften Listen kann Ihnen darüber hinaus großen Schaden verursachen, wenn die Spamfalle zuschnappt.

"Spam-Traps" sind E-Mail Adressen, die zunächst ganz normal aussehen, aber einen Absender direkt auf die Blacklist von E-Mail Providern befördern können, wenn man an diese Adresse sendet. Diese E-Mail Adressen werden von Providern oder Blacklistern absichtlich gestreut, um Betrügern einen Strich durch die Rechnung zu machen. Dabei kann es sich z.B. auch um E-Mail Adressen handeln, die früher von echten Personen verwendet, aber dann stillgelegt wurden. Wird dennoch an diese Adresse geschickt, ist das für E-Mail Provider oft ein klares Indiz für Spam-Mail. Leider kann es auch seriöse Absender erwischen, wenn sie nicht ausreichend auf die Qualität der Daten achten.

Datenqualität & Listenhygiene

Die Aktualität Ihrer Daten spielt daher eine wesentliche Rolle. mailworx stellt für Sie sicher, dass E-Mail Adressen, die beim Provider nicht mehr mit einem aktiven Konto existieren, als Hard Bounce gekennzeichnet werden. Jedoch sollten Sie selbst ein Auge darauf haben, welche Empfänger schon länger nicht mehr auf Ihre Kampagnen reagiert haben. Falls auch keine Reaktivierungsmaßnahmen nutzen, ist es meist besser den Abonnenten zu deaktivieren.

Kümmern Sie sich um Ihr Rückläufermanagement und um Duplikate. mailworx bietet auch dafür Tools, um die Bereinigung der Daten zu vereinfachen. Auch die korrekte Schreibweise von E-Mail-Adressen muss beachtet werden. mailworx prüft automatisch auf die richtige Syntax der E-Mail Adresse, wenn Sie einen Abonnenten manuell anlegen oder importieren. Offensichtlich ungültige E-Mail Adressen werden erst gar nicht besendet. Jedoch können sich Buchstabendreher oder Tippfehler einschleichen, die Sie vor allem dann manuell bereinigen sollten, wenn Sie bei Versand an diese E-Mail eine Rückläufermeldung erhalten.

Relevante Inhalte und die richtigen Worte

Ob Sie in Ihrem Newsletter Begriffe verwenden, bei denen Spam-Filter Alarm schlagen, sehen Sie beim automatischen Anti-Spam-Check vor dem Versand. Die Relevanz der Inhalte kann aber von keinem Tool gemessen werden. Kann ein Absender in der Regel hohe Öffnungsraten aufweisen, so wirkt sich das auch auf die Reputation beim E-Mail Provider aus.

Im Zusammenhang mit Inhalten ist auch das Verhältnis von Bild zu Text zu nennen. Man sieht immer noch sehr oft E-Mail Kampagnen, die aus einem großen Bild bestehen, das nur einige Zeilen Text enthält. Auch wenn diese Methode aufgrund der tollen Gestaltungsmöglichkeiten für viele verlockend scheint, so müssen wir doch entschieden davon abraten. Dafür gibt es noch einen weiteren Grund: Von vielen E-Mail Providern werden die Bilder nicht standardmäßig geladen, sondern erst, wenn der Empfänger die Bilder aktiv herunterlädt.

Einfluss der Versand-Frequenz

Eine zu hohe Versandfrequenz kann dafür sorgen, dass viele Empfänger Ihre E-Mails als Belästigung empfinden, während für E-Mail Provider sehr unregelmäßige Aussendungen manchmal ein Zeichen für Spammer sind. Versuchen Sie, einen guten Mittelweg zu finden. Als Faustregel gilt: Versenden Sie regelmäßig, aber auch nur dann, wenn es wirklich etwas zu sagen gibt.

Nutzen Sie jede Möglichkeit, um den Versandzeitpunkt besser auf den Abonnenten abzustimmen, z.B. durch Trigger-Emails oder automatisierte E-Mail Kampagnen, die durch eine Aktion des Empfängers ausgelöst werden.

Fazit

Wer eine sehr gute E-Mail Zustellbarkeit gewährleisten möchte, muss nicht nur an den Einsatz der richtigen Technologien, sondern auch laufend an die Qualität seiner Adresse und Inhalte denken.