So macht’s mailworx: E-Mail Automation

In unserem ersten Teil plauderten wir bereits über die Abläufe sowie Schwerpunkte der regelmäßigen Newsletter Aussendungen von mailworx. Heute konzentrieren wir uns laut unserer Marketing Leiterin Melanie Wimmer auf die wirklich spannenden Dinge: Automatisierte E-Mail Kampagnen.

Welchen Stellenwert hat E-Mail Marketing Automation bei mailworx?

Neben den regelmäßigen Aussendungen beschäftigen wir uns sehr intensiv mit dem Thema E-Mail Marketing Automation. Seitdem der praktische mailworx Workflow Editor verfügbar ist, versuchen wir laufend Prozesse zu optimieren. Dazu schaue ich mir in regelmäßigen Abständen aktuelle Abläufe an und generiere Ideen, wie man diese durch Marketing Automation unterstützen könnte. Dabei geht es vor allem um die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Marketing. Das gemeinsame Ziel: Aus dem Lead einen Kunden zu machen.

Spielen in diesem Zusammenhang Schnittstellen zu Fremdsystemen eine große Rolle?

Auf jeden Fall. Ich persönlich finde, dass gerade die Bereiche E-Mail Marketing Automation sowie Schnittstellen zu Fremdsystemen die zwei wichtigsten Themen für die nahe Zukunft sind und kann allen nur empfehlen, auf diesen Zug aufzuspringen. Oft haben Fremdsysteme wichtige Informationen, die auch für das E-Mail Marketing relevant sind. Bei uns spielt dabei das CRM eine wichtige Rolle. Durch den mailworx CRM Online Connector für Microsoft Dynamics CRM bekommen wir relevante Informationen direkt in unsere Abonnentendatenbank. Die neu generierten Daten nutzen wir im nächsten Schritt für automatisierte Kampagnen.

Hast du zwei Beispiele, die du uns näher ausführen könntest?

Sehr gerne. Vielleicht gehe ich dabei wieder auf die zwei Zielgruppen unserer E-Mail Marketing Aktivitäten ein: Die aktuellen mailworx User und die, die es werden wollen beziehungsweise Interesse daran zeigen.

Wir wollen neue User mit einer automatisierten Willkommenskampagne begrüßen und sie mit den wichtigsten Informationen zur Software sowie zum Thema E-Mail Marketing ausrüsten. Die Themenbereiche haben wir auf 3 individuelle Kampagnen aufgeteilt, welchen den Nutzer die ersten drei Tage bei seiner Arbeit in mailworx unterstützen sollten. Der Auslöser des Workflows ist das Erstellungsdatum des Abonnenten und wir filtern im nächsten Schritt, ob es sich bei dem neu erstellten Abonnent um einen User von mailworx handelt oder nicht. Im ersten Teil der Kampagne kann sich der User zu unserer Willkommensserie anmelden – klickt er oder sie den entsprechenden Link, wird der Abonnent die nächsten drei Tage mit den jeweiligen Informationen versorgt. Das haben wir einmal eingerichtet und läuft seitdem voll automatisiert ab – ich habe keinen Aufwand damit.

Geht es darum Interessenten von unserem Produkt zu überzeugen arbeiten wir sehr intensiv mit unserem Vertrieb zusammen. Zeigt ein Lead Interesse an der Newsletter Software mailworx wollen wir ihn im ersten Schritt mit mehr Informationen versorgen. Dazu steht in unserem Mandanten die entsprechende E-Mail Kampagne bereit. Früher musste diese immer manuell von unserem Vertrieb versendet werden. Durch die Schnittstelle zu unserem CRM und den mailworx Workflow Editor läuft dieser Prozess nun voll automatisiert ab. Der jeweilige Mitarbeiter muss im CRM nur ein Feld mit einem Datum bestücken, diese Informationen werden durch die Synchronisation an mailworx geschickt. Das eingetragene Datum dient als Start-Punkt des Workflows, welcher automatisiert die Kampagne an den entsprechenden Interessenten schickt.

Hast du bereits einmal einen sehr komplexen Workflow umgesetzt?

Wie bereits erwähnt, arbeiten wir laufend an Verbesserungen und müssen uns diverse Prozesse durchdenken beziehungsweise überlegen, wie wir diese durch E-Mail Marketing Automation noch weiter optimieren können. Ein Workflow ist mir dabei aber besonders in Erinnerung geblieben – diesen haben wir aber nicht für mailworx selbst, sondern für eines unserer anderen Produkte umgesetzt. Dabei geht es um die Begleitung des Login-Prozesses einer Software inklusive 30 Tage kostenloser Testversion.

Hat sich der User für die 30 Tage kostenlose Testphase entschieden startet auch der Workflow. Durch diverse Informationen über eine Schnittstelle haben wir entsprechende Abonnentengruppen erstellt, die den aktuellen Status des Users abprüfen. Wir wussten so genau, ob sich der User bereits einmal eingeloggt hat, ob der Account aktiviert wurde und wie viele Tage der Testphase bereits abgelaufen sind. Diese Informationen ließen wir in die Kommunikation einfließen und der jeweilige Tester erhielt genau jene E-Mail Kampagnen, die für ihn zu diesem Zeitpunkt interessant waren.

Die Umsetzung dieses Prozesses hat mir die Mächtigkeit unseres mailworx Workflow Editors gezeigt und ist meiner Meinung auch das beste Beispiel für die enorme Zeitersparnis, die man durch automatisierte Prozesse gewinnen kann. Früher habe ich mich mit jedem User einzeln beschäftigt und Kampagnen manuell verschickt – das geht jetzt ohne mein Zutun voll automatisiert. Klar, war die Erstellung des Prozesses herausfordernd, doch das Ergebnis hat sich allemal gelohnt.

Was empfiehlst du Leuten, die noch keine Erfahrung mit E-Mail Marketing Automation haben?

Nehmen Sie sich einfach einmal die Zeit, um zu überlegen, was in Ihrem Unternehmen möglich wäre. Welche Prozesse gibt es und wie könnte man diese durch E-Mail Marketing Automation unterstützen? Sammeln Sie Ihre Ideen und beginnen Sie erstmal mit einer kleinen Verbesserung, um die Raffinesse des mailworx Workflow Editors kennenzulernen. Wir haben dazu in unserem Praxis Guide ein paar Ideen für Sie gesammelt.

Geht es dann einmal in die etwas komplexere Richtung, so erstelle ich mir vor Beginn der Umsetzung gerne eine Skizze auf einem Blatt Papier. Dort kann ich meine Ideen sammeln und in eine hilfreiche Struktur bringen. Danach treffen Sie alle Vorkehrungen, wie zum Beispiel die Schnittstelle zu Fremdsystemen oder auch Abonnentengruppen, die Sie gegebenenfalls zur Filterung im Rahmen Ihres Workflows benötigen werden. Die tatsächliche Umsetzung im mailworx Workflow Editor wird dann zum Kinderspiel.

Unsere mailworx Service Crew steht außerdem für Fragen immer gerne zur Seite und bringt Ihnen auch in einem Workshop die Funktionen des mailworx Workflow Editors näher. Dabei gehen sie direkt auf Ihre Vorstellungen zur Umsetzung ein.

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