Eventanmeldungen–Ein einfacher Weg

Veranstaltungsmanagement ist ein Thema mit sehr vielen verschiedenen Ausprägungen. Die Anforderungen sind breit gestreut und all diese Anforderungen sollen erfüllt werden.

Wie heißt es so schön: Viele Wege führen nach Rom. – doch nicht jeder Weg ist einfach. Für eine bestimmte Anforderung möchte ich daher folgenden untenstehenden Lösungsweg vorschlagen.

Die Anforderungen:

  1. Es sind verschiedene Veranstalltungen. Welche manchmal auch gleichzeitig beworben werden.
  2. Die Teilnehmer sollen sich verbindlich für die Veranstaltung An- bzw. Abmelden.
  3. Es soll die Möglichkeit geben, dass der Teilnehmer noch Begleitpersonen mit nimmt.
  4. Es sollen später möglichst einfach folgende Auswertungen möglich sein: Angemeldete, Verhinderte, Abonnenten die nicht reagiert haben, Abonnenten die eine Begleitperson mitnehmen.

Die Umsetzung

Zu Beginn benötigen Sie natürliche einen Einladungsnewsletter. Dieser beinhaltet irgendwo im Text die verschiedenen Grundmöglichkeiten zum Anklicken "Ja, ich komme" bzw. "Nein, ich bin verhindert". – Siehe Bild unten – 1)
Verlinken Sie zunächst "Nein, ich bin verhindert" indem Sie den Text markieren und auf das Symbol "Link hinzufügen" klicken. – Siehe Bild unten – 2)
Wählen Sie als Linktyp "Landing Page" und wählen Sie eine bereits bestehende Landing Page oder erstellen Sie eine neue, wobei Sie für eine spätere Wiederverwendung die Option "Kampagnenbezogen" deaktivieren. Diese Landing Page soll dem Empfänger seine verbindliche Absage bestätigen – Siehe Bild unten – 3)
Außerdem wählen Sie unter "zusätzliche Optionen" eine Abonnentengruppe aus. Diese wird künftig alle Absagen für dieses spezielle Event sammeln. Genauer gesagt werden alle Abonnenten, welche diese Veranstaltung absagen in dieser Abonnentengruppe zusammengefasst. – Siehe Bild unten – 4)

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Für die Event-Anmeldung können Sie ebenfalls eine Landingpage verwenden und durch den Klick auf "Ja, ich komme" bereits die Anmeldung als gespeichert ansehen, oder Sie verwenden ein Formular, welches der Empfänger erneut bestätigen muss, was dem gängigsten Weg entspricht.

Das Anmeldeformular

Unter Kampagnen / Formulare können Sie das gewünschte Formular erstellen.

In diesem Beispiel habe ich nicht auf das Layout geachtet, aber dafür ein paar kleine wichtige Punkte eingebaut:

  1. Der Benutzer sieht seine Daten kann aber bis auf die E-Mail-Adresse nichts ändern. Dadurch wird verhindert, dass die Abonnentendaten von anderen Personen überschrieben werden, falls ein Kollege angemeldet werden soll oder ähnliches.
  2. Damit auch ein Kollege angemeldet werden kann existiert ein Link "Das sind nicht Sie? Klicken Sie bitte hier" mithilfe welchem andere Personen angemeldet werden können. Auch dann, wenn das E-Mail per Outlook weitergeleitet wurde.
  3. Weitere Personen können erst nach erfolgreicher Anmeldung der eigenen Person durchgeführt werden.

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Das Formular ist wie folgt aufgebaut: "Das sind nicht Sie? Klicken Sie bitte hier." ist ein Freitextfeld mit einem Link auf das Formular selbst, welcher aus dem Karteireiter "Einbinden" entnommen werden kann.
Die Folgeseiten bestehen aus der Weiterleitungsseite, welche ebenfalls einen Freitext a´la "Danke für Ihre Anmeldung. Um weitere Personen anzumelden klicken Sie bitte hier", welcher ebenfalls auf die Formular-URL verlinkt und so die Möglichkeit hat weitere Personen/Begleitpersonen anzumelden.
Im Karteireiter Aktionen wird eine Abonnentengruppe ausgewählt, wodurch Sie automatisch jeden Abonnenten, der sich für die Veranstaltung anmeldet in dieser Abonnentengruppe gesammelt haben.

Die Verwendung im Newsletter

Verlinken Sie also dieses Formular im Newsletter und Ihre Veranstaltungseinladung ist fertig.

Mithilfe der gewählten Abonnentengruppe beim Link mit der Absage haben Sie automatisch alle Abonnenten, welche nicht teilnehmen gesammelt.
Mithilfe der gewählten Abonnentengruppe beim Formular haben Sie automatisch alle Abonnenten, welche teilnehmen gesammelt.
Alle Abonnenten, welche keine Antwort geliefert haben können ermittelt werden, indem Sie eine neue Abonnentengruppe aus den bestehenden generieren.

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Durch die Generierung der Differenz der original besendeten Empfängergruppe und den beiden Gruppen mit den angemeldeten bzw. abgemeldeten Abonnenten haben Sie alle Abonnenten, von welchen Sie bis Dato keine Antwort erhalten haben.

Ein letzter Tipp

Verwenden Sie bei den gewählten Abonnentengruppen entsprechende Namen, die die Veranstaltung identifizieren. So können Sie mehrere Veranstaltungen gleichzeitig bewerben und Sie behalten den Überblick.

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