E-Mail Compliance

Bei einer täglichen Versandrate von mehr als 26 Milliarden E-Mails weltweit rückt für Unternehmen das Thema E-Mail Compliance immer mehr in den Vordergrund.
Unter dem Begriff IT-Compliance versteht man im IT-Bereich die Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien im IT-Bereich. Zu der IT-Compliance gehören dabei die Anforderungen der Informationssicherheit, Verfügbarkeit, Datenaufbewahrung und Datenschutz. Bedeutende Compliance Regelungen aus rechtlicher Sicht werden in Österreich durch das Telekommunikationsgesetz vorgegeben.

Beispiele für Ziele einer IT-Compliance können sein

  • ein E-Mail Archiv oder
  • ein Dokumentenmanagementsystem

Obwohl durch gesetzliche Anforderungen veranlasst, oft werden gesetzliche Regelungen z.B. als Grund für E-Mail Archivierung angeführt, sollte die Einhaltung von Compliance Regelungen jedoch auch im Eigeninteresse eines jeden Unternehmens liegen.

E-Mail Compliance

E-Mail Kommunikation funktioniert deswegen so gut weil sie schnell und einfach ist. Jedoch genau wegen dieser Einfachheit stellen Sicherheitsrisiken ein potentielles Problem dar. Geschäftliche E-Mails können verloren gehen, können versehentlich oder absichtlich versendet werden oder Inhalte wie Vertragsabschlüsse sowie Absprachen im Projektgeschäft liegen nur in Form einer elektronischen Mail vor.

Hauptgrund für die E-Mail Archivierung liegt oft im Dokumentationszweck. Wobei E-Mail Archive oft für Argumentationen, als Organisationshilfe im Alltag oder als eine Form des Dokumentenmanagements verwendet werden. Sehr oft stehen Unternehmen dabei vor dem Problem, dass Betriebsvorgänge aufgrund fehlender Organisation oder Unterlagen nicht mehr bzw. nur sehr schwer nachvollziehbar werden. Der dadurch verursachte Mehraufwand lässt sich durch eine zentrale strukturierte elektronische E-Mail Ablage sehr leicht beheben.

Um die Strukturierung und Organisation zu erleichtern helfen sich Unternehmen mit Werkzeugen wie Versandplaner oder Versandarchive. Der mailworx Versandkalender zeigt z.B. auf eine übersichtliche Art und Weise welche Newsletter bereits versendet wurden, welche eingeplant sind bzw. welche wann von zugehörigen Mandanten versendet werden. Somit lässt sich leicht der Überblick behalten und die Kommunikation bleibt übersichtlich!

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