Ein monatlicher Newsletter mit Fortbildungskursen wird an eine ausgewählte Adressgruppe versandt und wurde bisher in der Kommunikation & Marketing-Abteilung der BBRZ-Gruppe manuell zusammengestellt. Ein mühseliger Prozess, der stundenlange Arbeit und eine temporäre Blockade der befassten Mitarbeiter bedeutete.
Projektziel
- rasche und unkomplizierte Newsletter-Erstellung, sowohl für Informationen an Kursinteressierte als auch für firmeninternen Infomail-Versand an Mitarbeiter
- automatisierte Empfängeradressen-Wartung unter Berücksichtigung von falschen Adressen und Newsletter-Abmeldungen
- Versand und verlässliche Zustellung von Infomails ohne Blockade durch Spamfilter oder Provider
- Jeder Newsletter-Bezieher soll nur die für ihn interessanten Angebote erhalten, also die Möglichkeit der inhaltlichen Aufsplittung der Themen nach individuellen Interessen
- Berücksichtigung der rechtlichen Vorgaben für einen Newsletterversand
mailworx als Lösung
Die BBRZ GRUPPE entschied sich für „mailworx“ – ein auf Microsoft-Basis funktionierendes Newsletter-System. Eine solche SAS-Lösung (Software as Service) wird vom Kunden nicht gekauft, sondern angemietet. Die Newsletter-Erstellung, dessen Versand, genauso wie die Adresswartung und Erolgskontrolle werden dabei über den externen mailworx-Server durchgeführt.
Vorteile von mailworx
- Kurseinladungen, Schulungstermine, etc. werden per Newsletter direkt von der BBRZ-GRUPPE mit minimalstem Arbeitsaufwand versandt.
- Outlook & Co. werden dadurch nicht blockiert.
- keine Hundertschaft von Retourmails mehr im Posteingangsordner.
- kein Bedarf an händischen Email-Nachversand.
- Email-Marketing-Aktivitäten können einfach und selbst über den Microsoft Internet Explorer abgewickelt werden.
Ausgangssituation
Das 1960 gegründete Berufsförderungsinstitut Oberösterreich (BFI OÖ) und das 1975 eröffnete Berufliche Bildungs- und Rehabilitationszentrum Linz (BBRZ) sind jene Organisationen, aus denen die BBRZ GRUPPE entstanden ist. 1988 folgte als dritter strategischer Bereich der Verein zur Förderung von Arbeit und Beschäftigung (FAB). Die BBRZ GRUPPE zählt heute zu Österreichs bedeutendsten Dienstleistern auf den Gebieten Bildung, Beruf, Rehabilitation und Arbeitsmarkt. Einer der Schwerpunkte sind Fort- und Weiterbildungskurse.
Die entsprechenden Termine, Themen und Inhalte gehen unter anderem in einen monatlichen Newsletter an die Kursinteressierten, beschreibt Martin Öller, Geschäftsführer von Microsoft Gold Certified-Partner eworx Network & Internet GmbH: „Dafür wurde bisher in der Kommunikation & Marketing-Abteilung der Gruppe manuell eine Adressliste zusammengestellt und ein HTML-Newsletter ‚gebastelt‘.“
Ein mühseliger Prozess, der stundenlange Arbeit und eine temporäre Blockade der befassten Mitarbeiter bedeutete. Dazu fehlte gänzlich die Möglichkeit einer Evaluierung, sagt Öller: „Ob das Infomail auch richtig zugestellt wurde, ob der Text geöffnet und auch gelesen worden ist – dazu gab es bisher keinerlei verlässliches Feedback.“ Daher war die BBRZ GRUPPE auf der Suche nach einer modernen, zentralen Lösung, von der man sich folgendes erwartete:
- rasche und unkomplizierte Newsletter-Erstellung, sowohl für Informationen an Kursinteressierte als auch für firmeninternen Infomail-Versand an Mitarbeiter
- automatisierte Empfängeradressen-Wartung unter Berücksichtigung von falschen Adressen und Newsletter-Abmeldungen
- Versand und verlässliche Zustellung von Infomails ohne Blockade durch Spamfilter oder Provider
- Jeder Newsletter-Bezieher soll nur die für ihn interessanten Angebote erhalten, also die Möglichkeit der inhaltlichen Aufsplittung der Themen nach individuellen Interessen
- Berücksichtigung der rechtlichen Vorgaben für einen Newsletterversand
Lösung
Die BBRZ GRUPPE entschied sich für „mailworx“ – ein auf Microsoft-Basis funktionierendes Newsletter-System der eworx Network & Internet GmbH. Eine solche SAS-Lösung (Software as Service) wird vom Kunden nicht gekauft, sondern angemietet. Die Newsletter-Erstellung, dessen Versand, genauso wie die Adresswartung und Erolgskontrolle werden dabei über den externen mailworx-Server durchgeführt, erklärt mailworx-Erfinder Martin Öller: „Der Mitarbeiter der BBRZ GRUPPE loggt sich dazu über seinen Microsoft Internet-Browser bei mailworx ein, erstellt auf Basis einer individuellen Vorlage den Newsletter und versendet online an die Abonnenten.“
Weil in der Adressdatenbank auch die jeweiligen Interessen der Newsletter-Empfänger hinterlegt wurden, können Kursinformationen der BBRZ GRUPPE heute ganz nach individuellen Bedürfnissen zugestellt werden, sagt Martin Öller: „Kein Gießkannenprinzip mehr, sondern gezielte interessensspezifische Information!“
Zudem ist es jetzt für den Bildungsdienstleister möglich, nach jeder Mailkampagne eine detaillierte Evaluierung durchzuführen. „Von wem wurde das Mail aufgemacht, welche Themen wurden gelesen – das alles lässt sich schließlich auf Knopfdruck zusammenfassen und gibt der BBRZ GRUPPE genaueste Rückkoppelung“, beschreibt eworx-Spezialist Öller.
Die zugrunde liegenden Microsoft-Technologien Microsoft ASP.NET 2.0 und Microsoft SQL Server 2005 bieten die notwendige Performance und Skalierbarkeit, die an ein solches System gestellt werden. Als Entwicklungswerkzeug wurde Microsoft Visual Studio 2005 verwendet, welches den hohen Anforderungen bei der Entwicklung sehr gut gerecht wurde.
Nutzen
Kurseinladungen, Schulungstermine, Mitarbeiter-Informationen: Für die Kommunikations- und Marketing-Spezialisten der BBRZ-GRUPPE ist der Versand von Newslettern heute eine Angelegenheit von minimalstem Arbeitsaufwand. Und: Outlook & Co. bleiben davon unbelastet. Das heißt:
- keine Hundertschaft von Retourmails mehr im Posteingangsordner und kein Bedarf an händischen Email-Nachversand wegen überlasteter Internetleitungen.
- die BBRZ GRUPPE kann heute alle Email-Marketing-Aktivitäten einfach und selbst über den Microsoft Internet Explorer abwickeln.
- Alle rechtlichen Belange werden strengstens beachtet, zum Beispiel das E-Commerce-Gesetz, wo es um die Regelung unerwünschter Werbezuschriften geht.
Martin Öller: „Wenn sich zum Beispiel jemand vom Newsletterbezug abmelden möchte, geht das am PC des Abonnenten verläßlich mit „One-Klick“ und wird ohne Aufwand für die BBRZ GRUPPE im Adress-Verteiler aktualisiert.“ Alles in allem spart sich die Kommunikations- und Marketing-Mannschaft der BBRZ GRUPPE durch diese Umstellung bei jedem Newsletter mindestens einen halben Tag an Arbeitszeit, schätzt Martin Öller: „Der Hauptnutzen für die BBRZ GRUPPPE ist, dass sie jetzt rasch und effizient ihr E-Mail-Marketing abwickeln kann, ohne dass sie sich zum Beispiel über die Technik Gedanken machen muss.
Die kommt von Microsoft und uns.“
Und letztlich ist mit der neuen Lösung auch ein stetiges Monitoring garantiert: „Beim zeitgleichen Versand von tausenden Info-Mails gilt es, manches zu beachten. Viel zu schnell ist man sonst mit seinen E-Mails auf schwarzen Listen von anderen Providern, wird nicht mehr zugestellt und zieht sich den Gram von Beziehern zu. Die Stabilität von Microsoft SQL Server und die permanente Wartung des Systems garantieren hier der BBRZ GRUPPE eine wirklich störungsfreie Funktion!“