Der Versandkalender als Überblick, wann Sie Newsletter verschicken
Im Versandkalender sehen Sie, welche Newsletter versendet wurden, welche eingeplant sind bzw. zu welchem Zeitpunkt zugehörige Mandanten noch Newsletter verschicken werden.
Wenn Sie laufend Newsletter verschicken, kann Ihnen der Versandkalender die verschiedenen Newsletter, die in einem bestimmten Zeitraum versendet wurden, anzeigen. Dabei werden die Newsletter von allen Mandanten angezeigt, die für die Empfängerberechnung berücksichtigt werden. Die farbliche Hinterlegung der Aussendungen zeigt Ihnen die Art des Versandes an: Geplant, Zeitraum Versand, übersteuerte Kampagne, Sofort-Versand oder auch ob die Kampagne zwar geplant wurde, für die Empfängerberechnung jedoch nicht berücksichtigt wird.
Der klassische Sofort-Versand oder zeitversetzte Versand ist auf einen bestimmten Zeitpunkt bezogen, an dem Sie Ihren Newsletter verschicken. Es werden nur Kampagnen im Versandkalender angezeigt, die auch tatsächlich versendet wurden. Ereignisabhängige Kampagnen wie Geburtstagsmailings, Anmeldebestätigungen etc. werden hier nicht berücksichtigt.
Der Zeitraum-Versand bedeutet, dass Sie Ihre Kampagne nicht an einem bestimmten Tag aussenden, sondern über einen beliebigen Zeitraum Ihren Newsletter verschicken. Wenn Sie diese Versandart wählen, definiert mailworx selbstständig auf Basis der konfigurierten Richtlinien, an welchem Tag konkret für einen Abonnent das Mail zugestellt wird.
Zwingende Richtlinien im Versandmanagement können dazu führen, dass Empfänger vom Versand ausgeschlossen werden. Mit entsprechenden Berechtigungen bzw. einem Freigabeprozess kann dies übersteuert werden. Dies sind übersteuerte Kampagnen.
Mit entsprechenden Berechtigungen kann für die Zukunft eingeplant werden, wann Sie Ihren Newsletter verschicken. Dabei kann entschieden werden, ob diese Kampagne für die Empfängerberechnung berücksichtigt wird oder nicht. Je nachdem, ob der Empfängerkreis bereits bekannt und vollständig ist, sollte der Newsletter in der Richtlinienauswertung berücksichtigt werden.
Der Versandkalender ermöglicht also nicht nur die Einsicht in bestehende Aktivitäten, sondern lässt eine optimale Planung zu. Er unterstützt Sie, wenn Sie Ihre Newsletter verschicken und dafür einen optimalen Versandzeitraum oder Versandzeitpunkt finden möchten.
Den Newsletter verschicken
Den Newsletter verschicken ist der eigentliche zentrale Kern des E-Mail Marketings. Das Versandmanagement errechnet auf einen Mausklick die Deckungsrate für eine Aussendung – also wie viele Abonnenten den Newsletter aufgrund der Unternehmensrichtlinien tatsächlich erhalten.
Für den Fall, dass der Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen ausgestattet ist, können die Richtlinien ignoriert werden. Falls eine Organisationsgruppe existiert, kann auch eine Übersteuerungsanfrage für die Richtlinien gesendet werden. Dadurch lassen sich organisatorische Prozesse optimal abbilden. Natürlich ist auch die Einsicht in möglicherweise ausgeschlossene Abonnenten vorhanden.
Die Richtlinien beim Newsletter Verschicken
Die Richtlinien im Versandmanagement sind sehr flexibel einsetzbar. Es können zwingende Regeln erstellt werden, die dazu führen, dass tatsächlich Empfänger vom Versand ausgeschlossen werden sowie auch nicht zwingende, die nur einen möglichst idealen Versandzeitpunkt ermitteln aber keine Abonnenten vom Versand ausschließen wenn Sie den Newsletter verschicken.
Richtlinien können für verschiedenste Mandanten angewendet und auch erst ab einem bestimmten Empfängerkreis aktiv werden. Richtlinien sind notwendig, damit ein entsprechender Versandzeitpunkt von mailworx ermittelt wird.
Die Mandantenkonfiguration
Wenn mehrere Mandanten vorhanden sind, steht Ihnen die Mandantenkonfiguration zur Verfügung. Sie ermöglicht die flexible Einstellung, welche Mandanten beim Versand welche anderen Mandanten berücksichtigen müssen. So kann beispielsweise konfiguriert werden, dass Filialen die Newsletter verschicken die die Zentrale betreffen, die Richtlinien berücksichtigen müssen, umgekehrt jedoch nicht.